2.7　了解采購(gòu)部門的協(xié)調(diào)關(guān)系

由于采購(gòu)業(yè)務(wù)所牽涉的范圍非常廣泛，與采購(gòu)部相關(guān)的部門很多，因此如果希望采購(gòu)業(yè)務(wù)能夠順利進(jìn)行，從而獲得良好的工作績(jī)效，除了采購(gòu)部的努力外，還需企業(yè)內(nèi)部各有關(guān)部門的密切配合。

2.7.1　與管理部的協(xié)調(diào)關(guān)系

企業(yè)管理層應(yīng)重視采購(gòu)部的橫向聯(lián)系，并應(yīng)加強(qiáng)采購(gòu)員的專業(yè)培訓(xùn)及制定采購(gòu)員的行為規(guī)范等事宜。

在與管理部門的協(xié)調(diào)上，采購(gòu)部應(yīng)將與供應(yīng)商接觸所獲得的市場(chǎng)信息，提供給管理部門作為經(jīng)營(yíng)上的依據(jù)。而管理部門則應(yīng)將前景預(yù)測(cè)、租稅結(jié)構(gòu)、匯率趨勢(shì)等信息提供給采購(gòu)部參考。

2.7.2　與銷售部的協(xié)調(diào)關(guān)系

（1）銷售部應(yīng)提供正確的銷售預(yù)測(cè)及銷售目標(biāo)等資料給采購(gòu)部，以確保采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性、可執(zhí)行性。

（2）銷售部制定產(chǎn)品的價(jià)格，必須事先估計(jì)制造成本，尤其是占主要部分的材料成本。在預(yù)估材料成本方面，采購(gòu)部應(yīng)提供充分的協(xié)助。

（3）銷售部在與客戶談判特別訂單及無(wú)庫(kù)存的產(chǎn)品時(shí)，必須考慮物料的購(gòu)運(yùn)時(shí)間，以避免造成沒(méi)法如期交貨的問(wèn)題。

（4）采購(gòu)部應(yīng)將從供應(yīng)商處所獲得的有關(guān)競(jìng)爭(zhēng)同業(yè)的用料需求信息及其產(chǎn)品的銷售數(shù)量、品質(zhì)、價(jià)格等信息，提供給銷售部，以協(xié)助銷售部做好競(jìng)爭(zhēng)策略的擬訂。

（5）為了互惠起見，企業(yè)在政策上，通常會(huì)要求供應(yīng)商購(gòu)買本企業(yè)的產(chǎn)品。而在這一政策的執(zhí)行方面，銷售部與采購(gòu)部應(yīng)該更加密切地配合辦理。

2.7.3　與生產(chǎn)部的協(xié)調(diào)關(guān)系

為了確保原材料供應(yīng)的穩(wěn)定性，采購(gòu)部和生產(chǎn)部需要經(jīng)常交換信息。

（1）生產(chǎn)部應(yīng)盡早通知采購(gòu)部有關(guān)產(chǎn)品的生產(chǎn)計(jì)劃與物料的需求計(jì)劃，使采購(gòu)部有充裕的時(shí)間去尋求貨源。

（2）采購(gòu)部也必須通知生產(chǎn)管制部門采購(gòu)所需要的購(gòu)運(yùn)時(shí)間及訂購(gòu)后可能發(fā)生的變化。

（3）如果生產(chǎn)計(jì)劃或采購(gòu)計(jì)劃中的數(shù)量或時(shí)程有任何的改變，彼此都應(yīng)迅速通知對(duì)方，從而使對(duì)方及時(shí)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與配合。

2.7.4　與品管部的協(xié)調(diào)關(guān)系

基本上，采購(gòu)員必須熟悉與采購(gòu)物品有關(guān)的品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，以便從供應(yīng)商處購(gòu)買到合乎用途的東西。采購(gòu)員直接與供應(yīng)商接觸，因而能幫助品管部建立供應(yīng)商所能配合的一套檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)；而品管部也應(yīng)將進(jìn)料的檢驗(yàn)結(jié)果告知采購(gòu)員，借以考核供應(yīng)商。

總體來(lái)說(shuō)，采購(gòu)部與品管部的協(xié)調(diào)關(guān)系如圖2-5所示。

2.7.5　與制造部的協(xié)調(diào)關(guān)系

采購(gòu)部提供制造部所需的物料，兩者關(guān)系密切，但是兩者卻有不同的立場(chǎng)。通常，制造部希望物料能快速供應(yīng)，以免發(fā)生斷料停工的狀況；而采購(gòu)部則希望能有充分的時(shí)間進(jìn)行議價(jià)，以期能降低成本。因此，在物料的購(gòu)運(yùn)時(shí)間方面，彼此必須互相尊重、充分協(xié)調(diào)，切勿意氣用事。

另外，對(duì)于“自制”或“外包”的決定，制造部與采購(gòu)部彼此的立場(chǎng)和見解也可能不同。這時(shí)應(yīng)充分考慮成本分析的結(jié)果及策略，以客觀的態(tài)度來(lái)共商對(duì)策。

2.7.6　與技術(shù)部的協(xié)調(diào)關(guān)系

技術(shù)部在設(shè)計(jì)物料規(guī)格時(shí)，不可過(guò)分強(qiáng)調(diào)追求品質(zhì)而忽略價(jià)格和市場(chǎng)因素；采購(gòu)部也不可太強(qiáng)調(diào)價(jià)格因素而忽略品質(zhì)要求。因此，技術(shù)部應(yīng)征詢采購(gòu)部的意見，而采購(gòu)部也應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)信息，建議適當(dāng)?shù)囊?guī)格標(biāo)準(zhǔn)。總之，兩者必須密切協(xié)調(diào)，才能順利進(jìn)行采購(gòu)。

為了建立標(biāo)準(zhǔn)，以期盡量保證物料品種，兩者應(yīng)密切協(xié)調(diào)，產(chǎn)生良好的互動(dòng)關(guān)系。在新產(chǎn)品設(shè)計(jì)方面，采購(gòu)部應(yīng)隨時(shí)提供有關(guān)物料規(guī)格、性能、價(jià)格等最新信息，供技術(shù)部參考。

2.7.7　與倉(cāng)儲(chǔ)部的協(xié)調(diào)關(guān)系

大量采購(gòu)可以降低物料的單位成本，但相對(duì)地，存量的增加會(huì)提高倉(cāng)儲(chǔ)成本。因此，為了降低整體的采購(gòu)成本，采購(gòu)部與倉(cāng)儲(chǔ)部必須有良好的溝通與協(xié)調(diào)能力，妥善地設(shè)計(jì)適當(dāng)?shù)淖畹痛媪考坝嗁?gòu)點(diǎn)。

采購(gòu)部應(yīng)在訂購(gòu)作業(yè)完成時(shí)，將有關(guān)交貨期與數(shù)量等資料通知倉(cāng)儲(chǔ)部，以便倉(cāng)儲(chǔ)部能事先準(zhǔn)備所需空間；倉(cāng)儲(chǔ)部也應(yīng)定期將存量記錄通知采購(gòu)部，以利存量控制。另外，對(duì)于退貨、呆料、缺料等問(wèn)題，采購(gòu)員也應(yīng)協(xié)助倉(cāng)儲(chǔ)員處理。

2.7.8　與財(cái)務(wù)部的協(xié)調(diào)關(guān)系

每一項(xiàng)采購(gòu)交易，從訂購(gòu)開始到交貨、請(qǐng)款、付款為止，都需要經(jīng)會(huì)計(jì)處理。財(cái)務(wù)部還可為采購(gòu)部提供各項(xiàng)有關(guān)的計(jì)算資料，如應(yīng)付賬款余額統(tǒng)計(jì)、實(shí)際支出金額與預(yù)算金額的比較、材料成本的計(jì)算、價(jià)差的績(jī)效計(jì)算等。

不過(guò)，在許多企業(yè)與機(jī)構(gòu)中，這些財(cái)務(wù)工作有時(shí)候會(huì)由采購(gòu)部擔(dān)負(fù)一些職責(zé)。不管這些工作由誰(shuí)執(zhí)行，部門之間若緊密協(xié)調(diào)與合作，通常可以從供應(yīng)商那里獲得機(jī)會(huì)，從而可以改善買賣關(guān)系。

另外，采購(gòu)預(yù)算是企業(yè)資金需求的最主要部分，若無(wú)良好的財(cái)務(wù)計(jì)劃，采購(gòu)工作將無(wú)法順利進(jìn)行。采購(gòu)部在選擇較佳品質(zhì)時(shí)，必須考慮成本因素；在訂購(gòu)較大數(shù)量時(shí)，必須考慮財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)能力；在議定價(jià)格時(shí)，必須考慮付款方式（現(xiàn)金支付或期票支付），以避免造成財(cái)務(wù)上的損失或風(fēng)險(xiǎn)。因此，采購(gòu)部應(yīng)與財(cái)務(wù)部在資金調(diào)度與運(yùn)用、匯率與利率的價(jià)差、付款條件與額度等方面，做妥善的協(xié)調(diào)。