2.2　怎樣填制和審核原始憑證

2.2.1　原始憑證的分類

原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況的直接書面證明，是賬務(wù)處理的原始依據(jù)。由此，決定了原始憑證隨著經(jīng)濟業(yè)務(wù)種類的不同而不同。按照一定的標準對原始憑證進行歸類，有利于更好地認識和有效地利用原始憑證。

1.原始憑證按其取得來源不同，可分為外來原始憑證和自制原始憑證

外來原始憑證是指企業(yè)與其他單位或個人發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來時，從對方處取得的原始憑據(jù)。例如，購買貨物從銷貨單位取得的“發(fā)貨票”，出差途中使用的飛機票、火車票及銀行轉(zhuǎn)來的各種結(jié)算憑證等。

自制原始憑證是指由本單位業(yè)務(wù)部門或個人，在對外業(yè)務(wù)或內(nèi)部不同部門之間的業(yè)務(wù)發(fā)生時自己填制、開出的原始憑據(jù)。例如，倉庫收發(fā)材料時開出的“領(lǐng)料單”“收料單”“產(chǎn)品入庫單”“產(chǎn)品出庫單”，銷售產(chǎn)品時對外開出的“發(fā)貨票”，計算折舊時填寫的折舊計算表，職工出差借款填寫的借款單以及差旅費報銷單等。

經(jīng)濟業(yè)務(wù)一般是在單位或個人之間發(fā)生的，反映這項經(jīng)濟業(yè)務(wù)只需一方開出憑證。因此，開出的憑證一般是一式兩聯(lián)或一式多聯(lián)的，對于開出的一方是自制原始憑證，對于取得的一方就是外來原始憑證。

2.原始憑證按其填制方法不同，可分為一次原始憑證、累計原始憑證和匯總原始憑證

（1）一次原始憑證

一次原始憑證是指反映一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)或同時反映若干同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)，填制手續(xù)一次完成的原始憑證。它是一次有效的憑證，即一次填寫完畢就不能再次填寫使用的憑證。外來原始憑證都是一次原始憑證，自制原始憑證中大多數(shù)也是一次原始憑證。如增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、收料單、借款單、收據(jù)等。

（2）累計原始憑證

累計原始憑證是指在一定時期內(nèi)，在一張憑證中連續(xù)登記不斷重復(fù)發(fā)生的若干同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證。它是多次有效的憑證，即可多次填寫有效的憑證，是隨著經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生而分次登記使用的。如企業(yè)為了控制生產(chǎn)成本，在領(lǐng)用材料時填寫的限額領(lǐng)料單。

（3）匯總原始憑證

匯總原始憑證是指在賬務(wù)處理工作中，為簡化做賬憑證的編制工作，將一定時期內(nèi)若干張反映同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證匯總填制在一張憑證上，用以反映某類經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的會計憑證。匯總原始憑證可以簡化核算手續(xù)，提高核算工作效率，使核算資料更為系統(tǒng)化，并為根據(jù)原始憑證直接登記賬簿提供依據(jù)。如收料憑證匯總表、發(fā)料憑證匯總表、工資分配匯總表等。

3.原始憑證按照格式不同，可分為通用原始憑證和專用原始憑證

通用原始憑證是指由有關(guān)部門統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證，它的使用范圍可以是某一地區(qū)、某一行業(yè)，也可以是全國，由其主管部門制定。如全國通用的增值稅專用發(fā)票、統(tǒng)一商業(yè)零售發(fā)票、銀行轉(zhuǎn)賬的結(jié)算憑證等。

專用原始憑證是指由單位內(nèi)部自行印制的、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證。如收料單、領(lǐng)料單、工資費用分配表、折舊計算表等。

下面給出“增值稅專用發(fā)票”“領(lǐng)料單”“限額領(lǐng)料單”“發(fā)料匯總表”等部分原始憑證的表樣，僅供參考。具體見表2-1至表2-6。

表2-1　××增值稅專用發(fā)票

表2-2　領(lǐng)料單

表2-3　限額領(lǐng)料單

表2-4　發(fā)料匯總表

表2-5　借款單（代付款憑證）

表2-6　差旅費報銷單（代做賬憑證）

2.2.2　原始憑證的基本內(nèi)容

在學(xué)習(xí)原始憑證的填制和審核之前，首先需要了解的就是原始憑證中包括哪些內(nèi)容。由于各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的種類和內(nèi)容不同，經(jīng)營管理的要求也不同，故原始憑證在名稱、格式和內(nèi)容等方面是多種多樣的。但是，無論哪種原始憑證都是證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生情況的原始依據(jù)，必須詳細載明有關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，必須明確經(jīng)辦單位和人員的經(jīng)濟責(zé)任。因此，各種原始憑證都應(yīng)具備一些共同的基本內(nèi)容，通常稱為原始憑證要素，主要有：

（1）原始憑證的名稱（如發(fā)貨票、收據(jù)、領(lǐng)料單等）。

（2）原始憑證的填制日期。

（3）原始憑證的編號。

（4）填制和接受憑證的單位名稱。

（5）經(jīng)濟業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容，其中包括經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的數(shù)量、單價、單位和金額等。

（6）填制單位的公章及有關(guān)人員的簽章。

上述原始憑證的基本內(nèi)容也被會計理論界稱為“原始憑證要素”，原始憑證的填制就是根據(jù)具體發(fā)生的業(yè)務(wù)，對以上內(nèi)容進行準確的填寫。

2.2.3　原始憑證的填制和審核

1.原始憑證填制的基本要求

原始憑證是賬務(wù)處理的原始依據(jù)，是明確經(jīng)濟責(zé)任的具有法律效力的文件，所以對其填制方法規(guī)定有嚴格的要求：

（1）真實可靠

即如實填列經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容，不弄虛作假，不涂改、挖補。

（2）內(nèi)容完整

即應(yīng)該填寫的項目要逐項填寫（接受憑證方應(yīng)注意逐項驗明），不可缺漏，尤其需要注意的是，年、月、日要按照填制原始憑證的實際日期填寫；名稱要寫全，不能簡化；品名或用途要填寫明確，不許含混不清；有關(guān)人員的簽章必須齊全。

（3）填制及時

即每當一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成，都要立即填制原始憑證，做到不積壓、不誤時、不事后補制。

（4）書寫清楚

即字跡端正、易于辨認，做到數(shù)字書寫符合會計上的技術(shù)要求，文字工整，不草、不亂、不“造”；復(fù)寫的憑證，要不串格、不串行、不模糊。為了保證原始憑證填制正確，書寫時要符合下列技術(shù)性要求：

①文字摘要要簡練，數(shù)量、單價、金額計算要正確。

②各種憑證必須連續(xù)編號，以便考查。憑證如果已預(yù)先印定編號，在寫錯作廢時，應(yīng)當加蓋“作廢”戳記，全部保存，不得銷毀。

③書寫要符合規(guī)定。各種憑證的書寫要按規(guī)定使用藍黑、碳素墨水，字跡要工整、清晰，易于辨認。屬于套寫的憑證，要一次套寫清楚，不能描寫。不得使用未經(jīng)國務(wù)院公布的簡化字。大小寫金額數(shù)字的書寫要符合規(guī)定并正確填列（如壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整等）。需要大寫金額的各種憑證，必須有大寫的金額，不得只填寫小寫金額。

④原始憑證記載的各項內(nèi)容均不得隨意涂改、刮擦、挖補。原始憑證填寫如有錯誤，應(yīng)當由出具單位重開或者更正，更正處應(yīng)當加蓋開出單位的印章。原始憑證金額有錯誤的，應(yīng)當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。

（5）順序使用

即收付款項或?qū)嵨锏膽{證要順序或分類編號，在填制時按照編號的次序使用，跳號的憑證應(yīng)加蓋“作廢”戳記，不得撕毀。

2.原始憑證的審核

為了如實反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，保證會計信息的真實、可靠，充分發(fā)揮會計監(jiān)督職能的作用，應(yīng)由有關(guān)人員對填制和取得的原始憑證進行審核。原始憑證是賬務(wù)處理的前提，是賬務(wù)處理的信息源頭，其種類繁多、來源各異，由于經(jīng)辦人員水平不一或有其他企圖，原始憑證的填制可能會有偽造、虛假、錯誤等情況存在，如不做好審核，必將影響會計信息的真實性與可靠性。因此，財務(wù)部門對各種原始憑證必須進行嚴格的審查與核對。只有審核無誤的原始憑證，才能作為編制做賬憑證的依據(jù)。原始憑證的審核具體包括以下幾個方面：

（1）審核原始憑證的真實性

原始憑證是賬務(wù)處理的原始資料，其真實與否直接影響著會計信息的質(zhì)量。真實性的審核包括原始憑證是否根據(jù)實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)填列，原始憑證的日期是否真實、業(yè)務(wù)內(nèi)容是否真實、數(shù)據(jù)是否真實等內(nèi)容的審查。

（2）審核原始憑證的合法性和合理性

對原始憑證進行審核時，應(yīng)以財經(jīng)政策法令、規(guī)章制度和企業(yè)的計劃、預(yù)算和合同為依據(jù)。合法性和合理性的審核包括：原始憑證所記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合國家的政策、法令、制度和計劃的規(guī)定，有無違反財經(jīng)紀律的行為，有無偽造、變造會計憑證的情況，是否符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的需要，是否嚴格執(zhí)行企業(yè)制定的計劃、預(yù)算和合同等。

（3）審核原始憑證的完整性

審核原始憑證內(nèi)容是否齊全，如經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要、數(shù)量、單價、金額、日期是否填寫齊全，有無漏記項目，手續(xù)是否完備，是否有有關(guān)人員的簽章等。

（4）審核原始憑證的正確性

審核原始憑證內(nèi)容是否正確，包括在原始憑證上填寫的數(shù)量、單價、金額等數(shù)據(jù)是否清晰且計算正確，文字是否工整、書寫是否規(guī)范，憑證聯(lián)次是否連續(xù)，有無刮擦、涂改和挖補等。

原始憑證的審核，是一項嚴肅而細致的工作，會計人員必須堅持原則，履行應(yīng)盡的職責(zé)。任何單位和個人都不允許以任何方式要求和強迫會計機構(gòu)和會計人員為違法和虛假事項制造掩護。對在原始憑證審核中發(fā)現(xiàn)的問題，會計人員應(yīng)根據(jù)不同情況進行不同處理：對不真實、不合法的原始憑證有權(quán)不予受理，并向單位負責(zé)人報告；對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定更正、補充。只有審核無誤的原始憑證才能由會計人員據(jù)以編制做賬憑證。