2.2　怎樣填制和審核原始憑證

2.2.1　原始憑證的分類

原始憑證是在經濟業務發生時取得或填制的，用以記錄經濟業務的發生和完成情況的直接書面證明，是賬務處理的原始依據。由此，決定了原始憑證隨著經濟業務種類的不同而不同。按照一定的標準對原始憑證進行歸類，有利于更好地認識和有效地利用原始憑證。

1.原始憑證按其取得來源不同，可分為外來原始憑證和自制原始憑證

外來原始憑證是指企業與其他單位或個人發生經濟業務往來時，從對方處取得的原始憑據。例如，購買貨物從銷貨單位取得的“發貨票”，出差途中使用的飛機票、火車票及銀行轉來的各種結算憑證等。

自制原始憑證是指由本單位業務部門或個人，在對外業務或內部不同部門之間的業務發生時自己填制、開出的原始憑據。例如，倉庫收發材料時開出的“領料單”“收料單”“產品入庫單”“產品出庫單”，銷售產品時對外開出的“發貨票”，計算折舊時填寫的折舊計算表，職工出差借款填寫的借款單以及差旅費報銷單等。

經濟業務一般是在單位或個人之間發生的，反映這項經濟業務只需一方開出憑證。因此，開出的憑證一般是一式兩聯或一式多聯的，對于開出的一方是自制原始憑證，對于取得的一方就是外來原始憑證。

2.原始憑證按其填制方法不同，可分為一次原始憑證、累計原始憑證和匯總原始憑證

（1）一次原始憑證

一次原始憑證是指反映一項經濟業務或同時反映若干同類經濟業務，填制手續一次完成的原始憑證。它是一次有效的憑證，即一次填寫完畢就不能再次填寫使用的憑證。外來原始憑證都是一次原始憑證，自制原始憑證中大多數也是一次原始憑證。如增值稅專用發票、普通發票、收料單、借款單、收據等。

（2）累計原始憑證

累計原始憑證是指在一定時期內，在一張憑證中連續登記不斷重復發生的若干同類經濟業務的原始憑證。它是多次有效的憑證，即可多次填寫有效的憑證，是隨著經濟業務的發生而分次登記使用的。如企業為了控制生產成本，在領用材料時填寫的限額領料單。

（3）匯總原始憑證

匯總原始憑證是指在賬務處理工作中，為簡化做賬憑證的編制工作，將一定時期內若干張反映同類經濟業務的原始憑證匯總填制在一張憑證上，用以反映某類經濟業務發生的會計憑證。匯總原始憑證可以簡化核算手續，提高核算工作效率，使核算資料更為系統化，并為根據原始憑證直接登記賬簿提供依據。如收料憑證匯總表、發料憑證匯總表、工資分配匯總表等。

3.原始憑證按照格式不同，可分為通用原始憑證和專用原始憑證

通用原始憑證是指由有關部門統一印制、在一定范圍內使用的具有統一格式和使用方法的原始憑證，它的使用范圍可以是某一地區、某一行業，也可以是全國，由其主管部門制定。如全國通用的增值稅專用發票、統一商業零售發票、銀行轉賬的結算憑證等。

專用原始憑證是指由單位內部自行印制的、僅在本單位內部使用的原始憑證。如收料單、領料單、工資費用分配表、折舊計算表等。

下面給出“增值稅專用發票”“領料單”“限額領料單”“發料匯總表”等部分原始憑證的表樣，僅供參考。具體見表2-1至表2-6。

表2-1　××增值稅專用發票

表2-2　領料單

表2-3　限額領料單

表2-4　發料匯總表

表2-5　借款單（代付款憑證）

表2-6　差旅費報銷單（代做賬憑證）

2.2.2　原始憑證的基本內容

在學習原始憑證的填制和審核之前，首先需要了解的就是原始憑證中包括哪些內容。由于各項經濟業務的種類和內容不同，經營管理的要求也不同，故原始憑證在名稱、格式和內容等方面是多種多樣的。但是，無論哪種原始憑證都是證明經濟業務發生情況的原始依據，必須詳細載明有關經濟業務的發生和完成情況，必須明確經辦單位和人員的經濟責任。因此，各種原始憑證都應具備一些共同的基本內容，通常稱為原始憑證要素，主要有：

（1）原始憑證的名稱（如發貨票、收據、領料單等）。

（2）原始憑證的填制日期。

（3）原始憑證的編號。

（4）填制和接受憑證的單位名稱。

（5）經濟業務的基本內容，其中包括經濟業務發生的數量、單價、單位和金額等。

（6）填制單位的公章及有關人員的簽章。

上述原始憑證的基本內容也被會計理論界稱為“原始憑證要素”，原始憑證的填制就是根據具體發生的業務，對以上內容進行準確的填寫。

2.2.3　原始憑證的填制和審核

1.原始憑證填制的基本要求

原始憑證是賬務處理的原始依據，是明確經濟責任的具有法律效力的文件，所以對其填制方法規定有嚴格的要求：

（1）真實可靠

即如實填列經濟業務內容，不弄虛作假，不涂改、挖補。

（2）內容完整

即應該填寫的項目要逐項填寫（接受憑證方應注意逐項驗明），不可缺漏，尤其需要注意的是，年、月、日要按照填制原始憑證的實際日期填寫；名稱要寫全，不能簡化；品名或用途要填寫明確，不許含混不清；有關人員的簽章必須齊全。

（3）填制及時

即每當一項經濟業務發生或完成，都要立即填制原始憑證，做到不積壓、不誤時、不事后補制。

（4）書寫清楚

即字跡端正、易于辨認，做到數字書寫符合會計上的技術要求，文字工整，不草、不亂、不“造”；復寫的憑證，要不串格、不串行、不模糊。為了保證原始憑證填制正確，書寫時要符合下列技術性要求：

①文字摘要要簡練，數量、單價、金額計算要正確。

②各種憑證必須連續編號，以便考查。憑證如果已預先印定編號，在寫錯作廢時，應當加蓋“作廢”戳記，全部保存，不得銷毀。

③書寫要符合規定。各種憑證的書寫要按規定使用藍黑、碳素墨水，字跡要工整、清晰，易于辨認。屬于套寫的憑證，要一次套寫清楚，不能描寫。不得使用未經國務院公布的簡化字。大小寫金額數字的書寫要符合規定并正確填列（如壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整等）。需要大寫金額的各種憑證，必須有大寫的金額，不得只填寫小寫金額。

④原始憑證記載的各項內容均不得隨意涂改、刮擦、挖補。原始憑證填寫如有錯誤，應當由出具單位重開或者更正，更正處應當加蓋開出單位的印章。原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。

（5）順序使用

即收付款項或實物的憑證要順序或分類編號，在填制時按照編號的次序使用，跳號的憑證應加蓋“作廢”戳記，不得撕毀。

2.原始憑證的審核

為了如實反映經濟業務的發生和完成情況，保證會計信息的真實、可靠，充分發揮會計監督職能的作用，應由有關人員對填制和取得的原始憑證進行審核。原始憑證是賬務處理的前提，是賬務處理的信息源頭，其種類繁多、來源各異，由于經辦人員水平不一或有其他企圖，原始憑證的填制可能會有偽造、虛假、錯誤等情況存在，如不做好審核，必將影響會計信息的真實性與可靠性。因此，財務部門對各種原始憑證必須進行嚴格的審查與核對。只有審核無誤的原始憑證，才能作為編制做賬憑證的依據。原始憑證的審核具體包括以下幾個方面：

（1）審核原始憑證的真實性

原始憑證是賬務處理的原始資料，其真實與否直接影響著會計信息的質量。真實性的審核包括原始憑證是否根據實際發生的經濟業務填列，原始憑證的日期是否真實、業務內容是否真實、數據是否真實等內容的審查。

（2）審核原始憑證的合法性和合理性

對原始憑證進行審核時，應以財經政策法令、規章制度和企業的計劃、預算和合同為依據。合法性和合理性的審核包括：原始憑證所記錄的經濟業務是否符合國家的政策、法令、制度和計劃的規定，有無違反財經紀律的行為，有無偽造、變造會計憑證的情況，是否符合企業生產經營活動的需要，是否嚴格執行企業制定的計劃、預算和合同等。

（3）審核原始憑證的完整性

審核原始憑證內容是否齊全，如經濟業務的內容摘要、數量、單價、金額、日期是否填寫齊全，有無漏記項目，手續是否完備，是否有有關人員的簽章等。

（4）審核原始憑證的正確性

審核原始憑證內容是否正確，包括在原始憑證上填寫的數量、單價、金額等數據是否清晰且計算正確，文字是否工整、書寫是否規范，憑證聯次是否連續，有無刮擦、涂改和挖補等。

原始憑證的審核，是一項嚴肅而細致的工作，會計人員必須堅持原則，履行應盡的職責。任何單位和個人都不允許以任何方式要求和強迫會計機構和會計人員為違法和虛假事項制造掩護。對在原始憑證審核中發現的問題，會計人員應根據不同情況進行不同處理：對不真實、不合法的原始憑證有權不予受理，并向單位負責人報告；對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按照國家統一的會計制度的規定更正、補充。只有審核無誤的原始憑證才能由會計人員據以編制做賬憑證。