3.1　會(huì)計(jì)憑證的概念與種類(lèi)

3.1.1　會(huì)計(jì)憑證的定義

會(huì)計(jì)憑證，簡(jiǎn)稱(chēng)憑證，是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任并作為登記賬簿依據(jù)的書(shū)面證明。會(huì)計(jì)憑證有許多種，除了購(gòu)貨發(fā)票單外，像發(fā)出商品的發(fā)貨單、材料入庫(kù)的入庫(kù)單等也均稱(chēng)為會(huì)計(jì)憑證。

會(huì)計(jì)憑證首先要由執(zhí)行該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的有關(guān)人員進(jìn)行填制或取得，然后交給有關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核，經(jīng)過(guò)審核確認(rèn)沒(méi)有任何差錯(cuò)，再由審核人員簽章后，才可以作為記賬的依據(jù)。

3.1.2　會(huì)計(jì)憑證的作用

會(huì)計(jì)憑證的填制和審核作為會(huì)計(jì)核算的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在經(jīng)濟(jì)管理中有著十分重要的意義。如圖3-1所示，會(huì)計(jì)憑證的作用主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

3.1.3　會(huì)計(jì)憑證的種類(lèi)

企事業(yè)等單位所使用的會(huì)計(jì)憑證種類(lèi)繁多，其用途、性質(zhì)、格式等因業(yè)務(wù)需要而具有多樣性。會(huì)計(jì)憑證按其填制程序和用途可分為原始憑證和記賬憑證兩大類(lèi)，如圖3-2所示，會(huì)計(jì)憑證的分類(lèi)如下：

原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成以后取得或填制的，用以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，載明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容和完成情況的書(shū)面證明，是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的原始資料和重要依據(jù)。例如，各種報(bào)銷(xiāo)單、發(fā)票、銀行結(jié)算憑證等都是原始憑證。

記賬憑證是指會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證或原始憑證匯總表，按記賬的要求歸類(lèi)整理而編制的會(huì)計(jì)憑證，是登記賬簿的直接依據(jù)。像各種收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等都屬于記賬憑證。

3.1.4　會(huì)計(jì)憑證如何傳遞

1.會(huì)計(jì)憑證傳遞的作用

會(huì)計(jì)憑證的傳遞是指會(huì)計(jì)憑證從填制或取得時(shí)起到歸檔保管時(shí)止，在本單位內(nèi)部各有關(guān)部門(mén)和人員之間的傳遞程序和傳遞時(shí)間。為了能夠利用會(huì)計(jì)憑證，正確及時(shí)地反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供會(huì)計(jì)信息，發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督的作用，必須正確、及時(shí)地進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證的傳遞，不得積壓。正確組織會(huì)計(jì)憑證的傳遞，對(duì)于及時(shí)處理和登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督，具有重要作用。

2.會(huì)計(jì)憑證如何傳遞

各種記賬憑證所記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容不同，涉及的部門(mén)和人員不同，辦理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)手續(xù)也不盡一致。組織會(huì)計(jì)憑證傳遞，必須遵循內(nèi)部牽制原則，力求做到及時(shí)反映、記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。會(huì)計(jì)憑證的傳遞應(yīng)考慮以下基本要求：

（1）會(huì)計(jì)憑證的傳遞路線，既要保證會(huì)計(jì)憑證經(jīng)過(guò)必要的環(huán)節(jié)，以便有關(guān)部門(mén)（工作人員）進(jìn)行處理和審核，又要盡量減少不必要的重復(fù)，以加快傳遞速度和提高工作效率。

（2）會(huì)計(jì)憑證的傳遞時(shí)間，要根據(jù)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容和工作量，規(guī)定各種憑證在每個(gè)部門(mén)和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)停留的最長(zhǎng)時(shí)間，以保證會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性。

3.1.5　會(huì)計(jì)憑證如何保管

會(huì)計(jì)憑證的保管是指會(huì)計(jì)憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。會(huì)計(jì)憑證的保管主要有下列要求：

（1）會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，防止散失。從外單位取得的原始憑證遺失時(shí)，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號(hào)碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實(shí)無(wú)法取得證明的，如車(chē)票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫(xiě)明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。

（2）會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)注明單位名稱(chēng)、憑證種類(lèi)、憑證張數(shù)、起止號(hào)數(shù)、年度、月份、會(huì)計(jì)主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項(xiàng)，會(huì)計(jì)主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽名、蓋章。

（3）會(huì)計(jì)憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實(shí)需要使用時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專(zhuān)設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。

（4）原始憑證較多時(shí)可單獨(dú)裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號(hào)和種類(lèi)，同時(shí)在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱(chēng)和編號(hào)，以便查閱。

（5）嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷(xiāo)毀。