1.3 明確使用場合

PPT只是一種工具，雖然這種工具在當今十分流行，但這并不代表它就是唯一的選擇。當一份PPT真的能夠幫助你的時候，它才有存在的價值。

對于小范圍的創意討論，參與者追求的是無縫的溝通和跳躍的思維，所以可以使用圓桌會議的方式，用便簽、白板來記錄每一刻都在迸發的靈感。對于內部會議，發言人可以提前準備一份精簡的打印文檔，在會議剛開始時讓其他成員在規定的時間內自行快速閱讀，之后直接回答他們的提問。在這兩種情況下，用PPT演示可能會顯得累贅。

隨著PPT的普及，很多人都會因為習慣而選擇這樣的演示方式，并不去思考適合與否。例如，一些咨詢公司的可交付成果由原本嚴謹厚重的印刷版書冊變為打印的PPT文稿，不管是形式還是內容都讓人感覺不夠完善。

在制作一份PPT之前，需要思考的問題是：我真的需要這一份PPT嗎？在考慮過多種方案后，如果仍然覺得PPT是最好的選擇，這時候再開始制作PPT會更有目的性。

如果你不能很好地判斷什么時候需要用到PPT，這里提供一點建議。當你所要進行的演示有以下特點時，PPT會是一個不錯的選擇。

? 內容專業，結構復雜，一份清晰的PPT可以幫助你準確地傳遞信息。

? 需要介紹某些事物，僅靠語言很難準確描述，一份設計精良的PPT可以提供視覺化的表達。

? 缺乏經驗，沒有信心上臺演講，一份簡潔的PPT可以起到提詞作用。