第一篇 應用文寫作基礎知識篇

項目一 應用文的概念與沿革

一、應用文的概念

在日常的生活、學習和工作中，應用文的使用非常廣泛：與人聯系溝通少不了書信、條據；日常工作學習需經常使用計劃、總結；政府機關指導工作需要用公文；工商企業經營需要用合同；畢業實習時，要提高對畢業實踐的認識，需要撰寫畢業實踐報告等。它使用的范圍廣、頻率高，在社會生活的各個領域發揮著巨大的作用。那么什么是應用文呢？關于應用文的概念，1979年上海辭書出版社出版的《辭海》的解釋是：應用文是人們在日常生活、工作和學習中所應用的簡易通俗文字，包括書信、公文、契約、啟事、條據等。定義很簡單，但沒能概括出應用文的本質特征，僅僅指出應用文的“簡易通俗”，這才只是應用文的一些方面，而不是全部特征。根據國務院辦公廳頒布的《國家行政機關公文處理辦法》中對公文的定義推廣開來，應用文的定義應為：應用文是機關團體、企事業單位以及人民群眾在日常工作、生產和生活中辦理公務以及個人事務時，交流情況、溝通信息，具有直接實用價值和慣用格式的一種書面交際工具。這個定義規定了應用文的本質特征，使它明顯區別于其他文體，又涵蓋了應用文的基本特性。應用文寫作就是研究應用文寫作規律、特點、要求、方法技巧等的一門實用學科。

二、應用文的起源

應用文“有用于周應人事”，它伴隨著人類生活而產生，并隨著社會的進步而發展，如今正日趨規范化、現代化。

《周易·系辭下》有言曰：“上古結繩而治，后世圣人易之以書契，百官以治，萬民以察，蓋取諸《夬》。”這“結繩記事”就是公認的應用文寫作的起源，而“書契”即為公務文書。上古帝王設史官記言、記事，頒令施政，公務文書應運而生。距今五千多年前的陰虛甲骨“卜辭”，可視為我國最古老的應用文。《三字經》有曰：“有典謨，有訓誥，有誓命，書之奧。”我國古代第一部散文集——《尚書》，被普遍認為是我國最早的應用文匯編。其中，“典”用于記述典章制度，“謨”是議政的策論，“訓”是進行教誨開導的論說文，“誥”是進行訓誡的文告，“誓”是軍隊出征的誓詞，“命”是周王和諸侯的命令和詔書。現代社會的命令、決定、決議、公告、通告、通報、報告等公文，仍保留著這些文體的痕跡。

（一）古代的應用文

古代的應用文寫作主要是公文寫作。秦統一全國后，實現了“書同文”，為應用文尤其是公文的規范創造了條件。秦李斯等人為公文寫作制定了一系列的規定，由此產生了“避諱”“抬頭”“用印”等制度，這標志著公務應用文體的成熟。秦廷又規定國家機關的文書制度，公文文體分類和公文格式初步確立，也有了上行文和下行文的區分。秦代的公文體式有詔、諭、制、奏、疏，其中皇帝頒布的最高指令稱“諭”（分“口諭”和“手諭”）；臣下的請示稱“奏”或“疏”，皇帝批準、答復則為“下旨”。秦始皇頒發統一度量衡的詔書被刻在銅板上，故有“秦詔版”[秦詔版：也稱秦量詔版，用青銅制成，有的刻秦始皇二十六年（公元前221年）統一度量衡的詔書，有的刻二世元年（公元前209年）同類詔書，有的兩詔合刻]之稱。漢朝以后，公務文書又產生了書（申請）、議（意見、主張）、策（考試文件）、論（道理分析、判斷）、疏（注釋）等公文體式，并明確了下行文種有“詔”（皇帝的命令）、“令”（指示、指令）、“誥”（古代一種告誡性文章）、“制”（郡縣制度）、“策”（考試文件）、“敕”（詔書）等，上行文種有“章”（奏本）、“表”（報告）、“議”（建議）、“奏”（上書皇上）、“疏”（注釋）等，統稱“奏議”。其間產生的《陳政事疏》《論積貯疏》《論貴粟疏》《上書諫獵》等已成千古名篇。

魏晉南北朝時期，公文寫作無論是從寫作實踐上還是從理論上看，都有明顯的進步。曹操親自動手寫過不少公文，代表作有《讓縣自明本志令》《求賢令》《求逸才令》《慎行令》《修學令》等。曹丕的理論專著《典說·論文》中言道：“蓋文章，經國之大業，不朽盛事”，主要就是指公文而言。他把文章體式分為4類8種，并指出它們各自的特點：“奏議宜雅，書論宜理，銘誄尚實，詩賦欲麗。”其中，奏、議、書、論、銘、誄都是應用文，多數作為公文體式，詩賦是文學作品體裁。

晉有簡、牘、署；南朝梁人蕭統編《昭明文選》，選文37類，其中，像詔、冊、令、表、上書、奏記、移書、箴、銘、誄、哀文和墓志等的文體體式就有20多種，都屬應用文類。劉勰的《文心雕龍》把文章分為33類，其中屬應用文的就有21類之多。可見，當時應用文的數量與作用并不亞于文學作品。

唐宋時代是我國古代應用文寫作走向成熟的時期。這個時期，魏徵的《諫太宗十思疏》《十漸不克終疏》，陸贄的《奉天請罷瓊林大盈二庫狀》《論兩稅之弊須有厘革》，范仲淹的《答手詔條陳十事》等，都是膾炙人口的文章。其間匯集成的《唐文粹》《文苑英華》分古賦九、詩十三、頌五、贊二、表秦書七、文四、論五、議四、古八文、碑十七、銘五、記七、箴誡銘一、書十二、序八、傳錄記事二。唐宋時有冊、籍圖；歷朝、歷代還有碑、碣、志等，無以計數。

“應用文”作為一個詞匯，最早見于北宋。蘇軾在《答劉世濟書》中說：“向在科場時，不得已作應用文，不幸為人傳寫，深為羞愧。”但在宋代，還沒有把應用文作為專用的文體概念。

元明清時期，對應用文寫作的研究漸趨深入，明代吳納的《文章辨體》、徐師曾的《文體明辨》、清代姚鼐《古文辭類纂》、劉熙載的《藝概·文概》等，都是影響廣泛的文章學專著。劉熙載在其《藝概·文概》中第一次將“應用文”作為術語使用。他提出：“辭命體，推之可為一切應用之文。應用文有上行，有平行，有下行，重其辭乃所以重其實也。”他雖然沒有闡明應用文的概念，便對應用文的范疇和行文方向作了界定，并強調了應用文重實用、講實效的特點。“文件”一詞最早見于清末鄭觀應的《盛世危言·考試上》：“次第而升，以資歷練，文件自理，槍炮自發。”

（二）近現代的應用文

1911年辛亥革命不僅推翻了封建帝制，而且廢除了帝王氣息濃厚的詔、誥、諭、奏等宮廷文體。凡此種種龐雜、重疊的古代應用文，大多數都隨著封建社會制度的終結而廢止。1931年出版的陳子展所著的《應用文作法講話》，對當時社會上經常使用的公牘文、電報文、書啟文、慶吊文、聯語文、契據文、廣告文、規章文、題署文等文種的寫作知識，分別作了闡釋。這本著作對后來的應用文寫作教學和研究產生了較大的影響。

（三）當代的應用文

新中國成立以后，黨和政府高度重視應用文的使用規范。2012年4月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合頒布新的《黨政機關公文處理工作條例》使我國公務應用文從內容到形式不斷趨于統一和完善，也為應用文寫作的發展指明了方向。

改革開放加速了中華民族的復興，也使當今社會生活變得日益豐富多彩。應用文使用范圍越來越廣泛，使用頻率越來越高，應用文已成為人們不可或缺的交際工具。招標、投標、合同、涉外商務函（電）、求職信等文種已與百姓生活息息相關，就連“述職報告”這一官場文書也逐漸平民化。

隨著人類文明的進步，文書載體歷經更替嬗變——我國古代應用文是以鍥刻形式發布和保存于甲骨、鐘鼎、簡策上，后書寫于縑帛，及至書寫、印刷于紙頁，直至傳播于現代電子網絡。梳理應用文沿革、嬗變的歷史線索，有助于我們識古鑒今，進一步理解應用文寫作的起源、功用和特點，把握其發展演變的趨勢，更好地將應用文寫作服務于現實需要。

三、應用文的特點

應用文在其長期的歷史發展中，已經形成了區別于文學作品與實用文體的極其鮮明的個性特點。

學好應用文寫作，首先要掌握應用文的寫作特點。

（1）體式的規范性。應用文文體功用性很強，目的性明確，科學性要求很高，因此規范性就成為其必然的要求。在其長期的應用過程中，逐漸形成了一些比較規范的文本格式，有大致相同或相似的布局和寫法。這種比較規范的文體形式，便于寫作、閱讀和處理，有利于提高辦事效率，便于分類、歸檔和查詢，方便快捷。如公務文書，它涉及國家的路線、方針、政策和廣大人民群眾的利益；合同文書則涉及雙方當事人的權利與義務；禮儀文書關系到雙方的密切交往與相互信任等。

（2）內容的真實性。應用文是應用于日常工作和生活的，因此應用文的內容要符合客觀實際，真實可靠，不能夸大其詞，更不能以點代面、以偏概全。同時，在應用文中出現的時間、地點、情況要真實，所引用的資料、數據也要真實，不允許有任何的出入和虛構。因此，要求應用文的作者要篤實于己，取信于人，說老實話，寫老實文，以確保應用文的內容真實可靠，使應用文真正發揮其應有的作用。

（3）運用的廣泛性。同其他的文體相比，應用文的適用范圍應該是最廣泛的。應用文是人們處理各種事務、傳遞信息的書面工具，人們幾乎時時刻刻都離不開這個工具，使用廣泛是其顯著的特征。應用文是根據人們生活和實際工作的需要應運而生的，所以應用文的應用必然覆蓋人類社會的方方面面，國家機關、企事業單位甚至個人，幾乎都離不開應用文的寫作。

（4）運用的時效性。應用文不同于其他文體，它是為解決新近發生的問題，及時地為現實生活服務而寫的，某些應用文書，如法規類文件，標明了生效或執行的時間，那就必須嚴格遵守。特別是在當今社會發展如此迅速，人們的決策、措施要適應變化了的形勢下，必須適時地使用應用文這個工具，從而更好地解決問題，推動社會發展。

有些應用文體雖然沒有嚴格的有效期限，但其作用的發揮也多是由強到弱，逐漸失效。

四、應用文的分類

應用文種類繁多，沒有形成統一的分類。目前，較常用的分類標準主要有以下幾種。

（一）按照應用文的使用范圍劃分

按照應用文的使用范圍分，可分為通用文書和專用文書兩大類。

通用文書指人們在辦公或辦事中普遍使用的文書，包括黨政公文（如命令、決定、公告、通告、議案、批復等）、事務文書（如調查報告、工作總結、述職報告、計劃等）、規章文書（如章程、細則、制度、辦法等）、經濟文書（如合同、意向書、招標書、商品說明書、經濟活動分析報告等）、司法文書（如起訴狀、上訴狀、申訴狀、答辯狀等）、生活文書（如一般書信、感謝信、慰問信、求職函等），以及禮儀文書（如請柬、邀請函、開幕詞、閉幕詞等）和學術文書（如學術論文、畢業論文等）。

專用文書指在一定部門或一定范圍內使用的專門文種。專用文書的文種繁多，如外交部門使用的照會、國書、條約、協定、全權證書、領事任命書、領事證書、護照等。

（二）按照應用文的特點劃分

按應用文的特點可將其分為指揮性文書、法令性文書、報請性文書、知照性文書、交際性文書、記錄性文書等。

（三）按照應用文的性質劃分

按照應用文的性質分，可分為法定公文、通用的機關事務文書、專用的部門業務應用文、日常生活應用文。

另外，隨著科技的進步，按照應用文的記載方式可將其分為文字文書、電信文書、電腦文書、聲像文書和圖形文書。

五、應用文的作用

隨著社會的不斷進步，應用文作為一種工具，同時又作為一種信息載體，越來越受到人們的重視。概括說來，應用文主要有以下作用。

（一）宣傳教育，指導工作

行政公文的發布，絕大多數是向廣大的人民群眾宣傳黨和國家的方針、政策，宣傳單位的典型經驗和個人的先進事跡，起著宣傳政策、教育群眾的作用。法律文書的發布，警示、規范著人們的行為，起著宣傳法令、教育人民、打擊罪犯的作用。特別是在市場經濟條件下，應用文的宣傳教育作用又有了新的發展，各企業集團運用應用文這一宣傳工具，宣傳企業文化、企業的經營理念、企業的形象口號，以此來擴大企業的知名度和美譽度，贏得社會的信任和支持，提高了經濟效益。

（二）溝通協調，交流信息

現代社會人們參與各類活動的范圍更加廣泛，彼此之間的合作交流日益增多，人與人之間，地區與地區之間，乃至國家與國家之間都存在著千絲萬縷的關系，都需要進行信息傳遞，加強溝通與聯系，共創和諧的人際關系，這是工作得以順利發展的重要前提。應用文在溝通上下左右關系、交流信息、聯系情感、協商事宜、協調行動、相互支持等方面具有重要的作用。公關禮儀文書能起到溝通感情，促進協調，互為發展的作用；廣告類文書可以起到傳播信息，服務公眾的作用；合同類經濟文書可以起到協調關系、保障當事人雙方利益的作用。

（三）憑證依據，積累資料

應用文的憑證依據作用，在不同的文種中有著不同程度的表現。就行政公文而言，下級機關要根據上級機關下達的公文來傳達方針、政策，安排工作任務，部署開展工作。而上級機關則要根據下級機關的公文所提供的情況、反映的問題來進行決策，以便更科學、更合情合理地指導下級工作。平行機關和不相隸屬的機關之間，可以根據往來的公文知照情況、商洽工作。

由此可見，公文是施政的依據和準繩。它可以約束行政行為，使管理的各個環節得以正常有序地開展工作。就憑據文書而言，其憑證作用更為明顯，如協議書、合同書等都規定了當事人雙方的權利與義務，以此為憑證，如有任何一方違約，都要以此追究責任。概而言之，應用文是辦事的，有著極強的時效性，某件事處理好之后，其作用也隨之消失。

但是有些應用文，它不僅有現實的作用，而且還是真實的歷史記錄，并根據有關規定立卷、整理、歸檔，作為文獻資料供后人參考，起憑證作用。

（四）反映情況，規范行為

自古以來，應用文就有發布法律和行政法規的作用，進入現代社會以來，國家立法機關，針對社會的實際需要出臺更多更細致的法律法規，確保各項工作有法可依。

國家立法機關制定的各種法律、法規，行政機關的條例，以及各企事業單位制定的規章、制度等都要通過應用文來頒布。這些法律文書、規章制度都屬應用文的范疇，一經公布，有很強的約束力，任何人都要自覺遵守，不得違反，否則將會受到不同程度的處罰。應用文對規范人們的行為，加強社會主義法制，維護社會秩序的穩定，構建社會主義和諧社會有著重要作用。