第一節(jié) 數(shù)據(jù)、信息與信息系統(tǒng)

在學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)之前，有必要對(duì)信息系統(tǒng)的一般知識(shí)加以了解。

一、數(shù)據(jù)與信息

（一）數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)與信息相伴而生，在日常工作的表述中，人們通常對(duì)兩者不作特別的區(qū)分而隨意使用。但嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，兩者的含義有差別。一般認(rèn)為，數(shù)據(jù)是對(duì)客觀事物性質(zhì)、特征、形態(tài)、結(jié)構(gòu)等進(jìn)行記錄的符號(hào)，能對(duì)客觀事物的屬性進(jìn)行描述。這里所稱的符號(hào)是非常廣義的，除了數(shù)字、字符、文字、圖形等有形符號(hào)外，還包括聲音、磁場(chǎng)等信號(hào)。在組織的經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，每天都產(chǎn)生大量記錄組織行為的數(shù)據(jù)，而其中大多數(shù)描述經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)屬性的數(shù)據(jù)成了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

（二）信息

信息的定義多種多樣，但一般認(rèn)為，信息是對(duì)數(shù)據(jù)的主觀解釋，是經(jīng)過(guò)加工的、具有一定含義、對(duì)決策有價(jià)值的數(shù)據(jù)。因此，信息強(qiáng)調(diào)的是數(shù)據(jù)所反映的含義，信息是數(shù)據(jù)的靈魂。

（三）數(shù)據(jù)與信息的關(guān)系

從以上概念可以看出，數(shù)據(jù)和信息關(guān)系密切但又有差異。第一，不是任何數(shù)據(jù)都是信息。對(duì)事物屬性的雜亂無(wú)章的描述可能不能反映任何含義，只能是符號(hào)數(shù)據(jù)而不是信息。第二，信息不隨物理載體變化而變化，但數(shù)據(jù)會(huì)變化。以磁信號(hào)記錄的本月銷售數(shù)據(jù)和紙質(zhì)上記錄的本月銷售數(shù)據(jù)反映了同樣的含義，是同樣一條信息，但卻表現(xiàn)為不同的符號(hào)形式，是不同的數(shù)據(jù)，對(duì)不同的數(shù)據(jù)的加工處理方法一般來(lái)說(shuō)是不同的。第三，數(shù)據(jù)和信息是相對(duì)的。信息是有價(jià)值的數(shù)據(jù)，但其價(jià)值的有無(wú)取決于不同的對(duì)象，同樣一個(gè)數(shù)據(jù)對(duì)甲用戶對(duì)象可能是有用的，這就表現(xiàn)為信息，但對(duì)乙用戶對(duì)象可能是無(wú)用的，那只是一個(gè)符號(hào)而不是信息。數(shù)據(jù)與信息的相對(duì)性還體現(xiàn)在不同的數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)在完成下一個(gè)加工處理過(guò)程之前表現(xiàn)為數(shù)據(jù)，處理的結(jié)果有一定的含義則表現(xiàn)為信息。第四，信息一定要借助于數(shù)據(jù)才能表達(dá)。數(shù)據(jù)是信息的表現(xiàn)形式和載體，信息依賴數(shù)據(jù)來(lái)表達(dá)，表達(dá)信息的數(shù)據(jù)形態(tài)可以是符號(hào)、文字、數(shù)字、語(yǔ)言、圖像、視頻等。

（四）信息的特征

信息的特征主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

（1）共享性。同一信息可以被多方使用和多次使用。

（2）可傳遞性。信息可以以多種形式傳遞，現(xiàn)代信息技術(shù)提高了信息的傳遞速度和范圍。通過(guò)不同形式的重新編碼，信息處理效率得到了極大提高。

（3）效益性與可增值性。信息的利用可以給組織帶來(lái)價(jià)值，不同組織對(duì)信息進(jìn)行再加工（過(guò)濾、不同信息的集成與重新處理）后可以獲得更有價(jià)值的信息。

（4）時(shí)效性。信息是有壽命的，信息生成后輸出花費(fèi)的時(shí)間越短，其價(jià)值就越大。加快信息的生成和傳輸，是信息系統(tǒng)產(chǎn)生價(jià)值的重要方面。

二、信息系統(tǒng)

（一）系統(tǒng)的概念

系統(tǒng)是由一些相互聯(lián)系、相互作用的若干要素，為實(shí)現(xiàn)某一目標(biāo)而組成的具有一定功能的有機(jī)整體。

（二）系統(tǒng)的特征

（1）整體性。組成系統(tǒng)的各個(gè)要素具有自己的具體目標(biāo)，而這些具體目標(biāo)又都為完成系統(tǒng)整體目標(biāo)而服務(wù)。

（2）關(guān)聯(lián)性。一個(gè)系統(tǒng)的各要素之間存在密切聯(lián)系，它們相互配合以完成系統(tǒng)整體目標(biāo)，這種聯(lián)系決定了整個(gè)系統(tǒng)的機(jī)制在一定時(shí)期內(nèi)處于穩(wěn)定的狀態(tài)。

（3）層次性。一個(gè)系統(tǒng)必然包含在一個(gè)更大的系統(tǒng)內(nèi)，通過(guò)分層，一個(gè)系統(tǒng)能夠有條不紊地實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理，實(shí)現(xiàn)龐大的系統(tǒng)功能。

（三）信息系統(tǒng)的定義

信息系統(tǒng)是以信息基礎(chǔ)設(shè)施為基本運(yùn)行環(huán)境，由人、信息技術(shù)設(shè)備、運(yùn)行規(guī)程組成的，以信息為處理對(duì)象，進(jìn)行信息的收集、傳遞、存儲(chǔ)、加工，輔助組織進(jìn)行各項(xiàng)決策的人－機(jī)相結(jié)合的系統(tǒng)。

（四）信息系統(tǒng)的基本功能

信息系統(tǒng)的基本功能有數(shù)據(jù)的收集和輸入、存儲(chǔ)、傳輸、加工、檢索和分析、反饋和控制等。

（五）信息系統(tǒng)的類型

從信息系統(tǒng)的發(fā)展過(guò)程和系統(tǒng)的功能特點(diǎn)來(lái)看，主要的信息系統(tǒng)類型有以下幾類。

（1）電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)（Electronic Data Processing System，EDPS），也可叫作事務(wù)處理系統(tǒng)（Transaction Processing System，TPS），是計(jì)算機(jī)用于管理工作的簡(jiǎn)單形式，產(chǎn)生于20世紀(jì)50年代，主要用于支持企業(yè)運(yùn)行層次的日常操作事務(wù)，所處理的問(wèn)題位于管理工作的底層，主要是對(duì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的記錄、存儲(chǔ)、匯總、分類、排序、數(shù)據(jù)更新等，其輸入的通常是管理過(guò)程中的原始單據(jù)，輸出的是分類和匯總的各種報(bào)表。在信息系統(tǒng)不斷發(fā)展的今天，EDPS仍然是其他信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。

（2）管理信息系統(tǒng)（Management Information System，MIS），是以提高組織管理效率、實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)為目標(biāo)，支持組織高層決策、中層控制、基層運(yùn)作的集成化信息系統(tǒng)。MIS是在EDPS的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，其在信息處理的思想、方法、手段以及功能的實(shí)現(xiàn)上與EDPS有較大差別。MIS利用EDPS提供的數(shù)據(jù)，采用大量定量化的管理方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)過(guò)程的預(yù)測(cè)、決策、調(diào)節(jié)、規(guī)劃和控制。廣義的MIS包括下面提及的決策支持系統(tǒng)。

（3）決策支持系統(tǒng)（Decision Support System，DSS），是在MIS的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，產(chǎn)生于20世紀(jì)70年代。與MIS相比，DSS面向高層管理人員，改善和加強(qiáng)了決策支持能力，更趨向于解決半結(jié)構(gòu)化（不可完全程序化）和非結(jié)構(gòu)化問(wèn)題。

此外，信息系統(tǒng)類型還有專家系統(tǒng)、總裁信息系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、知識(shí)管理系統(tǒng)等。實(shí)際上，以上關(guān)于信息系統(tǒng)的劃分只是一個(gè)粗略的分類，投入實(shí)際應(yīng)用的各種信息系統(tǒng)是相互滲透、不斷發(fā)展的，各種系統(tǒng)的功能界定并不是絕對(duì)清晰的。

三、管理信息系統(tǒng)的構(gòu)成

管理信息系統(tǒng)（Management Information Systems，MIS）是一個(gè)不斷發(fā)展的新型學(xué)科，其定義隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的進(jìn)步也在不斷更新。在現(xiàn)階段，普遍認(rèn)為管理信息系統(tǒng)是由人和計(jì)算機(jī)設(shè)備等多種要素組成的并用于滿足組織中管理者在日常管理行為中對(duì)信息需求的系統(tǒng)。

管理涉及的職能領(lǐng)域是十分廣泛的，這就形成了各職能性子系統(tǒng)，它們成為管理信息的子系統(tǒng)。

（1）人力資源信息系統(tǒng)（Human Resources，HR）。為有效地統(tǒng)計(jì)、調(diào)配、激勵(lì)和計(jì)劃好人力資源，將信息技術(shù)應(yīng)用于人力資源管理，進(jìn)行薪酬管理、福利管理、人事信息管理等。

（2）供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)（supply chain management，SCM）。企業(yè)不僅關(guān)注組織內(nèi)部業(yè)務(wù)處理的相互銜接，還應(yīng)該從客戶需求出發(fā)，連接供應(yīng)商等外部資源，利用信息技術(shù)進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估管理、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、銷售管理和銷售渠道管理等。

（3）制造管理信息系統(tǒng)（manufacturing management，MM）。可提高生產(chǎn)效率，減少資源浪費(fèi)，利用信息技術(shù)安排生產(chǎn)計(jì)劃和排程、制訂物料需求計(jì)劃、實(shí)施訂單管理等。

（4）客戶關(guān)系管理（customer relation management，CRM）。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，企業(yè)越來(lái)越重視加強(qiáng)與客戶關(guān)系的構(gòu)建，利用信息技術(shù)進(jìn)行服務(wù)管理、客戶管理、機(jī)會(huì)管理、客戶關(guān)懷管理等，實(shí)現(xiàn)潛在客戶的挖掘、跟蹤、實(shí)時(shí)維護(hù)等。

（5）會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（accounting information system，AIS）。將信息技術(shù)與會(huì)計(jì)理論有機(jī)融合，通過(guò)從各職能子系統(tǒng)獲取信息，動(dòng)態(tài)反映組織的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，為管理決策提供會(huì)計(jì)信息。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù)主要來(lái)源于其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，同時(shí)也為其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)提供信息。