1.4 數據管理與分析

為了高效地獲取數據，用戶可以借助Excel的獲取外部數據工具導入外部數據，如圖1-2所示。數據的來源主要有Access、網頁、文本文件、SQL Server，直接導入的數據可能不規范，需要進行二次處理，方便以后對數據的管理與分析。

1.4.1 數據分列

數據分列是常用的數據處理工具，它可以按照分隔符號和固定寬度把單列拆分成多列，實現對數據的快速整理；還可以實現數據類型的轉換，快速處理不規范的日期。數據分列如圖1-3所示。

1.4.2 數據驗證

數據驗證工具通常用來限制單元格中輸入數據的類型和范圍，防止用戶輸入無效數據，保證輸入數據的正確性。除此之外，如果“允許”選擇“序列”，數據驗證還可以實現通過列表的方式選擇數據，提高輸入數據的效率。其操作如圖1-4所示。

1.4.3 數據排序

在日常的財務工作中，經常需要對大量的數據按某種要求進行排序，如按應發工資數額從小到大排序。排序是對數據的順序進行重新排列，其中決定數據順序關系的數據列被稱為關鍵字。在Excel中，可以按字母、數字或日期等順序來進行數據排序。排序關鍵字是Excel對數據進行排序的依據，在排序之后，主要關鍵字所在的數據列是有順序的，而其余數據列不一定有序。

排序的方式有升序、降序、自定義序列三種。按升序排序時，Excel按如下次序：數字→字母→邏輯值→錯誤值→空格；在按降序排序時，除了空格總是在最后面外，其他的排序次序與升序相反；在自定義排序時，需要先把希望得到的關鍵字順序添加到自定義序列中，如圖1-5所示。

當數據表中作為關鍵字的數據列存在重復數據時，就需要使數據能夠在具有相同關鍵字的記錄當中再次按另一個關鍵字進行排列，這就是多字段排序。進行多字段排序時，只需要在“排序”對話框中添加新的關鍵字即可，如圖1-6所示。

1.4.4 數據篩選

財務數據往往是復雜繁多的，工作人員常常需要從海量的數據當中找出一些符合條件的數據，這時就需要利用Excel提供的篩選功能來實現。篩選功能可以把數據表中所有不滿足條件的數據隱藏起來，只顯示滿足條件的數據記錄。常見的數據篩選方法有自動篩選和高級篩選。

自動篩選主要適用于單個條件、多個條件是邏輯“與”的情況下，篩選的結果會顯示在源數據表上，不滿足條件的記錄會被隱藏。

高級篩選主要適用于多個條件的情況下，篩選結果可顯示在源數據表中，也可以在新的位置顯示篩選結果；高級篩選之前，需要先建立篩選條件區域，條件同行是邏輯“與”的關系，條件異行是邏輯“或”的關系，如圖1-7所示。

1.4.5 數據分類匯總

分類匯總是一種在數據表中快捷地匯總數據的方法。通過分級顯示和分類匯總，用戶可以從大量的數據中提取有用的信息。工作人員對數據進行分類匯總時，必須確定以下內容：首先，分類匯總的數據區域必須有列標題；其次，必須在數據表中對要進行分類匯總的列進行排序，這個排序的列就是分類關鍵字，在進行分類匯總時，只能指定排序后的列為匯總關鍵字，如圖1-8所示。

1.4.6 數據透視表

數據透視表是一種對大量數據快速匯總和建立交叉列表的交互式動態表格，能幫助用戶分析、組織數據；數據透視表有機地綜合了數據排序、篩選、分類匯總等數據分析的優點，可靈活地以多種方式展示數據的特征，從大量看似無關的數據中找出其背后的聯系，從而將紛繁復雜的數據轉化為有價值的信息，以供研究和決策所用；同時數據透視表也是解決函數公式計算速度慢的手段之一。總之，合理運用數據透視表進行計算與分析，能使許多復雜的問題簡單化并且極大地提高工作效率。

數據透視表的區域從結構上看，包含四個部分（如圖1-9）：

（1）行區域。此標志區域中的字段將作為數據透視表的行標簽。

（2）列區域。此標志區域中的字段將作為數據透視表的列標簽。

（3）值區域。此標志區域中的字段將作為數據透視表顯示匯總的數據。

（4）篩選器。此標志區域中的字段將作為數據透視表的報表篩選字段。

1.4.7 圖表

Excel提供了數據表分析和圖表分析兩種分析方式。數據表分析方式中數據處理的結果是用數據的形式呈現的，這種形式雖然精確，但很難有直觀和全面的效果。圖表分析方式可以把數據在各類圖表上描述出來，使用戶可以直觀、形象地看到數據的變化規律、發展趨勢、變化周期、變化速度和變化幅度等。

Excel2016中共提供了14種基本圖表類型，每種基本圖表類型還有多種不同的子圖表類型可以選擇。除此之外，Excel2016還有1種組合圖表可以實現復合圖表，即從前面的14種基本圖表類型中選擇2種以上的圖表進行自由組合；用戶還可以使用Excel2016中新增的推薦的圖表，也可以通過數據透視表直接得到數據透視圖；另外，Excel2016還有3種迷你圖：折線圖、柱形圖、盈虧圖。Excel中的圖表類型如圖1-10所示。

圖表根據保存位置可以分為嵌入式圖表和圖表工作表，嵌入式圖表是把圖表直接繪制在原始數據所在的工作表中，而圖表工作表是把圖表繪制在一個獨立的工作表上。無論哪種圖表，數據源跟圖表始終是保持一致的。

1.4.8 數據分析工具

Excel提供了非常實用的數據分析工具，利用這些分析工具，用戶可解決財務管理中的許多問題，例如：模擬運算表、單變量求解、方案管理器、規劃求解等。

（1）模擬運算表

模擬運算表就是將工作表中的一個單元格區域的數據進行模擬計算，測試使用一個或兩個變量對運算結果的影響，其使用如圖1-11所示。在Excel中，我們可以構造兩種模擬運算表：單變量模擬運算表和多變量模擬運算表。

（2）單變量求解

單變量求解就是求解只有一個變量的方程的根，方程可以是線性方程，也可以是非線性方程。單變量求解工具可以解決財務管理中許多涉及一個變量的問題的求解。其使用如圖1-12所示。

（3）方案管理器

Excel中的方案管理器能夠幫助用戶創建和管理方案。通過使用方案管理器，用戶能夠方便地進行假設，為多個變量存儲輸入值進行不同的組合，同時為這些組合命名。方案創建后可以對方案名、可變單元格和方案變量值進行修改，在“方案管理器”對話框的“方案”列表中選擇某個方案后單擊“編輯”按鈕打開“編輯方案”對話框，使用與創建方案相同的步驟進行操作即可，如圖1-13所示。

（4）規劃求解

規劃求解是Excel的一個非常有用的工具，不僅可以解決運籌學、線性規劃等問題，還可以用來求解線性方程組及非線性方程組，比如最大利潤、最小成本、最優投資組合、目標規劃、線性回歸及非線性回歸等問題。規劃求解工具默認是隱藏的，用戶需要通過【文件】→【選項】→【加載項】→【轉到】進行勾選，從而使Excel中【數據】選項卡下面多出一個分析組，如圖1-14所示。