2.2 會計語言的運用——記賬憑證

記賬憑證是會計人員根據審核無誤的原始憑證，按照經濟業務的內容加以歸類，并據以確定會計分錄之后所填制的會計憑證，是會計核算的起點，是登記賬簿的依據。

2.2.1 記賬憑證的內容

記賬憑證作為登記賬簿的依據，應當具有記賬的完整的基本內容。根據《會計法》和《會計基礎工作規范》規定，記賬憑證應當具備的基本內容有：

（1）記賬憑證的名稱。

（2）填制憑證的日期。

（3）經濟業務的內容摘要。

（4）經濟業務所涉及的總賬科目和明細科目的名稱、記賬方向和金額。

（5）記賬憑證的類別和編號。

（6）過賬的標記。

（7）所附原始憑證的張數。

（8）憑證應具備的簽字與蓋章。

2.2.2 記賬憑證的種類

記賬憑證按照其不同的性質和特點，可以有不同的分類形式。記賬憑證的分類詳見表2-12。

表2-12 記賬憑證的分類

續表

對于經濟業務比較簡單、規模較小、收付業務也較少的單位，為了簡化核算，還可以采用通用記賬憑證來記錄所有的經濟業務。通用記賬憑證統一編號（每月編一次），通用記賬憑證的格式與轉賬憑證的格式基本相同。

2.2.2.1 專用記賬憑證——收款憑證

收款憑證的格式如表2-13所示。

表2-13 收款憑證

2.2.2.2 專用記賬憑證——付款憑證

付款憑證的格式如表2-14所示。

表2-14 付款憑證

2.2.2.3 專用記賬憑證——轉賬憑證

轉賬憑證的格式如表2-15所示。

表2-15 轉賬憑證

2.2.3 記賬憑證的填制和審核

2.2.3.1 記賬憑證的填制

1.確定采用何種記賬憑證

（1）應當確定采用哪種格式的記賬憑證。若企業規模大、收付款業務多，宜選擇專用憑證；若企業的規模小、業務少，宜選擇通用記賬憑證。若為集中反映賬戶對應關系、便于查賬、減少憑證數量，宜選擇復式憑證；若為分工匯總、記賬、加快賬務處理工作，宜選擇單式憑證。

（2）若選擇專用憑證，在接到原始憑證填制記賬憑證時，還要確定填制收、付、轉哪一種專用憑證。一般來說，若為收款業務應填制收款憑證，若為付款業務應當填制付款憑證，若為轉賬業務應當填制轉賬憑證。但是，對于現金和銀行存款之間以及各種銀行存款之間相互劃轉的業務，如從銀行提取現金或者把現金存入銀行，要注意只填制付款憑證，不填制收款憑證，以免重復記賬。

2.必須根據審核無誤的原始憑證填制記賬憑證

記賬憑證可以根據一張或若干張反映同一經濟業務的原始憑證填制，也可把若干張同類經濟業務的原始憑證進行匯總，根據匯總表填制。對于調整、結賬、會計計算及更正錯賬，一般沒有原始憑證，但填制記賬憑證時要作較為具體地說明或者附有自制的計算單。

3.填寫記賬憑證的日期

填寫日期一般是會計人員填制記賬憑證的當天日期，也可根據管理需要，填制經濟業務發生的日期或者月末日期。因此，它可與所依據的原始憑證日期一致，也許不一致。一般來說，記賬憑證的填寫日期的要求是：報銷差旅費填寫報銷當日日期；現金收付填寫收付日期；銀行收款業務填寫財會部門收到銀行進賬單或者銀行回執的戳記日期，但當實際收到進賬單日期與銀行戳記日期相隔較遠，或者當日收到上月銀行進賬單，則應按財會部門實際辦理轉賬業務的日期填寫；銀行付款業務，應填寫財會部門開出付款單據或承付的日期；屬于計提費用、分配利潤等轉賬業務應填寫當月月末日期。

4.填寫記賬憑證的編號

記賬憑證編號必須連續，不得跳號、重號。在具體編號時，可以采用統一編號和分類編號兩種方法。統一編號較適用通用憑證，即將全部憑證作為一類統一編號。分類編號較適用專用憑證，它又可分為兩種方式，一是分別現金收付、銀行存款收付和轉賬業務三類，分別起頭，連續編號，這種憑證編號應分為收字第×號、付字第×號、轉字第×號；二是分別現金收入、現金付出、銀行存款收入、銀行存款付出和轉賬業務五類，分別起頭，連續編號，這種憑證編號應分為現收字第×字、現付字第×號、銀收字第×號、銀付字第×號、轉字第×號。

如果一筆經濟業務需填制兩張以上復式記賬憑證，可以采用“分數編號法”編號。如轉字第15號記賬憑證的經濟業務需填制3張記賬憑證，可以編轉字第15-1/3號、轉字第15-2/3號、轉字第15-3/3號。表明該一項經濟業務，有三張記賬憑證對其反映。記賬憑證無論是統一編號還是分類編號，每一會計期間都必須按照當月起從1號重新起編，不得采用按年或者按季連續編號方法。

5.填好摘要

摘要一欄，是填寫該記賬憑證反映的經濟業務內容的。它沒有統一的模式，因事而異，詳略不同。填寫的基本要求是真實準確，簡明扼要。其中：溢缺事項應寫明發生部門、原因及責任人；對于沖銷或補充等更正差錯事項，應當寫明“注銷×月×日×號憑證”或“訂正×月×日×號憑證”字樣；若一張或者幾張原始憑證需填制兩張以上記賬憑證而其只能附在一張之后，則應分別寫明“本記賬憑證附件包括×號記賬憑證業務”或“原始憑證附在×號記賬憑證后面”等字樣。

6.準確填寫賬戶名稱并正確反映借貸方向

賬戶名稱，即會計科目，應當填寫全稱，不得簡寫或者只寫編號而不寫名稱，不得用“……”符號代表。要寫明必要的二級科目以及明細科目，以便于登記明細賬。賬戶的借貸方向要正確，或者以賬戶體現出來，或者以金額體現出來。填寫賬戶名稱時先寫借項，后寫貸項。不能把不同內容、不同類型的業務合并，編制一組會計分錄，填制在一張憑證上；也不能人為地把一筆業務任意割裂開來填制在幾張憑證上。原則上一筆經濟業務編制一張記賬憑證。

7.金額欄數字的填寫

記賬憑證的金額必須與所附原始憑證的金額相符。填寫金額時，阿拉伯數字要填寫規范，寫到格寬的二分之一，并平行對準借貸欄次和科目欄次，防止錯欄串行。金額數字要寫到分位，角分位沒數字也要填上“00”，角分位的數字或者零，要與元位的數字平行，不得上下錯開。要在金額合計行填寫合計金額，并在前面寫上“￥”符號。不是合計金額，則不填寫貨幣符號。填寫金額（包括文字）不得跳行，對多余空行，應劃斜線或者“S”形線注銷。劃線應從金額欄最后一筆金額數字下的空行劃到合計數行上面的空行，要注意兩端都不能夠劃到金額數字的行次上。

8.所附原始憑證張數的計算和填寫

記賬憑證后附的主要有原始憑證、原始憑證匯總表、計算單、分配表、批準文件等。附件張數應用阿拉伯數字填寫在指定位置。附件張數的計算方法包括兩種：一種是按構成記賬憑證金額的原始憑證或原始憑證匯總表計算張數，原始憑證或者原始憑證匯總表所附的單據，只作為附件的附件處理。如差旅費、市內交通費、醫藥費等單據，因數量多，可粘在一張表上，作為一張原始憑證附件，但該表上同樣要注明原始單據的張數。另一種方法是以所附原始憑證的自然張數為準，有一張算一張。

9.記賬憑證的簽章

記賬憑證填制完成以后，要由有關人員簽名或者蓋章，以示負責。簽名時要寫姓名全稱，不得任意簡化，以免混淆。一般程序是，填制人員填畢后先簽章，再由稽核人員審核之后簽章，后由會計主管人員復核后簽章，最后記賬人員在據以記賬后簽章。另外，收付款憑證，還必須由出納人員簽章，表明其是否對該項款項做了收付。

10.過賬符號欄

過賬符號欄是在根據該記賬憑證登記有關賬簿后，在該欄注明所記賬簿的頁數或者劃“√”，表示已登記入賬，避免重記、漏記，在沒有登賬之前，該欄是沒有記錄的。

2.2.3.2 記賬憑證的審核

記賬憑證是登記賬簿的直接根據，需要進行嚴格審核，確保其準確無誤。記賬憑證的審核主要包括以下三方面內容，如圖2-1所示。

圖2-1 記賬憑證的審核內容

（1）對記賬憑證所附的原始憑證進行審核。審核所附的原始憑證是否齊全，是否經過審核，原始憑證中記錄的經濟業務內容和數額與記賬憑證是否一致。

（2）對記賬憑證中使用的會計科目進行審核。審核會計科目和核算內容是否與財務會計制度的相關規定相符，會計分錄和賬戶對應關系是否正確，借貸金額是否相等。

（3）審核記賬憑證有關要素的填寫是否完備，有關人員是否都已簽章。記賬前應先審核記賬憑證，如發現記賬憑證中有錯誤，應查明原因并及時更正，將錯誤憑證作廢，重新填制正確的憑證。記賬憑證經審核后認為正確才能夠作為記賬的依據。

2.2.4 會計憑證的傳遞與保管

2.2.4.1 會計憑證的傳遞

1.會計憑證傳遞的作用

會計憑證的傳遞是指會計憑證從編制時起到歸檔時止，在單位內部各有關部門及人員之間的傳遞程序和傳遞時間。正確組織會計憑證的傳遞，對于及時處理和登記經濟業務、明確經濟責任、實行會計監督具有重要作用。

2.會計憑證傳遞的注意事項

各種記賬憑證所記載的經濟業務內容不同，涉及的部門和人員不同，辦理的經濟業務手續也不盡一致。組織會計憑證傳遞，必須遵循內部牽制的原則，力求做到及時反映、記錄經濟業務。會計憑證在傳遞過程中必須注意：

（1）一切會計憑證的傳遞和處理，必須在會計報告期內完成，應及時傳遞，不得積壓，不得跨期，否則勢必影響會計核算的正確性和及時性。

（2）會計憑證在傳遞過程中，既要做到完備嚴密，又要簡便易行。憑證的簽收、交接應當制定必要的制度，以保證會計憑證的安全與完整。

（3）應當根據每種經濟業務的特點、內部組織機構和人員分工情況及經營管理的需要，恰當規定會計憑證經由的必要環節，并據之恰當規定會計憑證的份數，做到各有關部門和人員能了解經濟業務的情況，及時辦理憑證手續，避免憑證傳遞經過不必要的環節，以利于提高工作效率。

（4）要根據各個環節辦理經濟業務所必需的時間，合理規定憑證在各個環節停留的時間，確保憑證及時傳遞。

2.2.4.2 會計憑證的裝訂

會計憑證的裝訂指定期把編制好的會計憑證按照編號順序，外加封面、封底裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽。在封面上，應當寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號數以及記賬憑證和原始憑證張數，并在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章，會計憑證封面式樣見表2-16。

表2-16 會計憑證封面

會計憑證的裝訂方法很多，下面介紹一種比較常見、適用的裝訂方法——角訂法，具體操作步驟如下：

（1）封面和封底裁開，分別附在憑證前面和后面，再拿一張質地相同的紙放在封面上角，做護角線。

（2）憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機在底線上分布均勻地打上兩個眼兒。

（3）大針引線繩穿過兩個眼兒。

（4）在憑證的背面打結。線繩最好把憑證兩端也系上。

（5）將護角向左上側折，并將一側剪開到憑證的左上角，然后抹上膠水。

（6）向上折疊，并將側面和背面的線繩扣粘住。

以上步驟如圖2-2所示。

圖2-2 憑證裝訂方法

（7）待晾干后，在憑證本的背面寫上“某年某月第幾冊共幾冊”的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章?，F金憑證、銀行憑證或者轉賬憑證最好依次順序編號，一個月從頭編一次序號，如果單位的憑證少，可全年順序編號。

2.2.4.3 會計憑證的保管

會計憑證是重要的經濟資料和會計檔案。每個單位在完成經濟業務手續和記賬以后，按照憑證的裝訂要求裝訂成冊。當年的會計資料，由財務部門保管，以便工作過程中查閱和使用，但不得由出納人員保管。會計年度完了后，可以由財務部門保管一年，有條件的單位，須按規定的立卷歸檔制度，交由檔案部門保管，以便日后查閱。

會計憑證的保管期限和銷毀手續，必須嚴格按會計制度的有關規定執行。一般會計憑證至少保存十年，重要的憑證必須長期保存，會計憑證保存期滿需銷毀時，必須要開列清單，按規定的手續報經批準后方可銷毀，任何單位都不能夠隨意銷毀會計憑證。