第六節 政府財務會計賬務處理程序

行政事業單位的經濟活動從原始憑證到形成會計報表的過程就是賬務處理程序，這一過程涉及組織賬簿、運用記賬程序和記賬方法等手段。

行政事業單位的具體賬務處理程序如下。

（1）根據原始憑證填制記賬憑證，對于現金業務，由出納根據原始憑證填制現金日記賬，并編制庫存現金日記表，然后據以編制記賬憑證。

（2）根據記賬憑證直接登記總賬，或根據記賬憑證定期編制科目匯總表，然后根據該科目匯總表填制總賬，對于發生明細核算的業務，在填制總賬的同時還要填制明細賬。

（3）對現金日記賬、明細賬、總賬以及有關賬戶核對正確，再根據總賬科目和明細賬編制會計報表。

政府財務會計的賬務處理程序如圖1-1所示。

設置會計科目，明確記賬方法，是為了正確地將經濟業務進行分類，并采取科學的方法進行記賬，但是記賬必須有根有據。因此，任何一項經濟業務都應當取得或填制會計憑證，要根據合法的會計憑證記賬。

會計憑證是記錄經濟業務、明確經濟責任和作為記賬依據的書面證明，是登記賬簿的憑據。會計憑證按其填制程序和用途，可分為原始憑證和記賬憑證。

一、原始憑證

原始憑證是在經濟業務發生或完成時取得和填制，載明經濟業務具體內容和完成情況的書面證明，是進行會計核算的原始資料和主要依據。

（一）原始憑證的主要內容和要素

政府財務會計原始憑證主要由以下要素組成：

（1）憑證的名稱、填制日期及編號；

（2）填制憑證單位名稱及填制人；

（3）接收憑證單位名稱；

（4）經濟業務的具體內容；

（5）相關單位的簽字與蓋章；

（6）其他內容。

（二）原始憑證的種類

原始憑證是多種多樣的，有的是由外單位填制的稱為外來原始憑證，有的是由本單位或職工填制的稱為自制原始憑證

各類政府財務會計的原始憑證主要包括：

（1）收款收據；

（2）借款憑證；

（3）預算撥款憑證；

（4）固定資產調撥單；

（5）開戶銀行轉來的收、付款憑證；

（6）往來結算憑證；

（7）庫存材料的出庫、入庫單；

（8）其他足以證明會計事項發生經過的憑證和文件。

以行政事業單位為例來說明其會計原始憑證的相關內容。行政事業單位在日常會計處理上，經常使用以下幾種主要原始憑證。

（1）費用報銷憑證。各種費用報銷憑證是行政事業單位核算“實際費用”的依據。從外單位取得的原始單據必須具備對方收款單位名稱、收款人簽名或蓋章、填制憑證的日期以及合計金額，合計金額要用漢字大寫并蓋有填制單位的公章。自制的單據，要由經辦人寫明費用的理由和用途，并有報銷人單位負責人或其授權人的簽名蓋章。購買實物的單據，必須有驗收人簽章。支付款項單據必須有收款單位和收款人的收款證明。

一些經常發生的費用報銷，如差旅費等，應填制由財政部門統一的“報銷單”報銷，其原始單據作為附件，附在“報銷單”后面。一次費用的單據較多時，可編制“費用報銷憑證匯總表”進行賬務處理，將原始憑證附在后面。如果附件較多也可以單獨裝訂保管，并在“匯總表”上注明。

（2）收款憑證。行政事業單位收到各項收入，必須開給對方收款收據。收據的字跡要清楚，金額數字不得涂改，并加蓋單位財會專用公章和經辦人印章，才能有效。收款收據要連號使用，填寫時一式三聯。一聯作為存根，不得撕下，第二聯作為入賬依據，第三聯給交款單位或交款人作為收據。如果因填寫錯誤而作廢時，要全份保存注銷，并加蓋“作廢”標記。各單位對各種收款憑據，要指定專人負責收發登記和保管。其格式如表1-2所示。

（3）往來結算憑證，包括暫存款、暫付款、應收款、應付款等往來結算憑證，是行政事業單位各項資金往來結算的書面證明。支付暫付款時，應由借款人填寫一式三聯借款單，填明姓名、用途、借款金額等，并由單位負責人或授權人審批簽章。借款單第三聯必須連在記賬憑證上，作為付款依據。收回借款時，借款單第一聯退還借款人，第二聯作為會計填寫記賬憑證結算借款的依據。借款單據不準作為費用報銷的依據，其格式如表1-3所示。

（4）銀行結算憑證。銀行結算憑證包括向銀行送存現金的憑證、現金支票、轉賬支票、信匯、付款委托書和票匯及銀行結算憑證，有銀行統一印制，各單位向銀行領用。但存取款、撥款單據一律不準作為費用報銷依據。

（5）材料收付憑證。材料收付憑證是核算材料收、發、存的原始憑證。購進時填制“收料單”辦理入庫手續，庫存材料發出時，填制“出庫單”辦理出庫手續。材料發出業務較多的單位，可以按期編制“發出材料匯總表”核算材料的收付。

（6）撥款憑證。上級單位對所屬會計單位撥付經費，采用劃撥資金辦法，應填寫銀行印制的“付款委托書”或“信匯委托書”，通知銀行轉賬。

其他能夠證明經濟業務發生的單據、表冊、經濟合同、文件等都可以作為原始憑證，除文件外，都不得以復印件代替，外文或少數民族文字的原始憑證應當翻譯成漢語。

會計人員對不真實、不合法的原始憑證，不予受理，對記載不正確、不完整的原始憑證予以退回，要求更正補充。

二、記賬憑證

記賬憑證是由會計人員根據審核無誤的原始憑證，按照會計核算要求加以歸類而填制的，用以簡單記載經濟業務，確定會計分錄并據以記賬的會計憑證。

（一）記賬憑證的主要內容和要素

政府與非營利組織會計的記賬憑證主要由以下要素組成：

（1）記賬憑證的名稱和日期；

（2）經濟業務的主要內容；

（3）會計科目的名稱（單位總賬科目和明細賬科目）；

（4）會計分錄的方向和金額；

（5）憑證的類別和編號；

（6）過賬的標記；

（7）所附的原始憑證或其他資料的張數；

（8）憑證所具備的簽字與蓋章。

（二）記賬憑證的種類

（1）行政事業單位記賬憑證其格式如表1-4和表1-5所示。

（2）行政事業單位會計的記賬憑證按所涉及對象及運動方向的不同，通常分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。其格式如表1-6～表1-8所示。

（三）記賬憑證的編制方法

（1）行政事業單位財務人員應根據經審核無誤的原始憑證，歸類整理編制記賬憑證。記賬憑證的各項內容必須填列齊全，經復核后憑此記賬。制證人必須簽名或蓋章。

（2）記賬憑證一般根據每項經濟業務的原始憑證編制。當天發生的同類會計事項可以適當歸并后編制。不同會計事項的原始憑證，不得合并編制同一張記賬憑單，也不得把幾天的會計事項加在一起作為一個記賬憑證。

（3）記賬憑證必須附有原始憑證。一張原始憑證涉及幾張記賬憑證的，可以把原始憑證附在主要的一張記賬憑證后面，在其記賬憑證上注明附有原始憑證的記賬憑證的編號。結賬和更正錯誤的記賬憑證，可以不附原始憑證，但應經主管會計人員簽章。

（4）記賬憑證必須清晰、工整，不得潦草。記賬憑證由指定人員復核，并經會計主管人員簽章后據以記賬。

（5）記賬憑證應按照會計事項發生的日期，順序整理制證記賬。按照制證的順序，每月從第一號起編一個連續號。

（6）記賬憑證每月應按順序號整理，連同所附的原始憑證加上封面，裝訂成冊保管。記賬憑證封面樣式如表1-9所示。

（四）錯誤更正

會計填制的記賬憑證發生錯誤時，不得挖補、涂抹、刮擦或使用化學藥水消字，應按下列方法更正：

（1）發現未登記賬簿的記賬憑證錯誤，應將原記賬憑證作廢，重新編制記賬憑證；

（2）發現已經登記賬簿的記賬憑證錯誤，應采用“紅字沖正法”或“補充登記法”更正。采用計算機做記賬憑證的，用“紅字沖正法”時，以負數表示。

三、會計賬簿

會計賬簿是由具有一定格式、互相聯系的賬頁組成，用來序時地、分類地記錄和反映各項經濟業務的會計簿籍。

（一）會計賬簿的種類

行政事業單位的會計賬簿主要有總賬和明細賬兩種。

（1）總賬是按照會計制度規定的會計科目設置的，它是用來記錄資產、負債、凈資產、收入和費用各類所屬科目增減和結存情況的賬簿。利用總賬，能全面、系統和綜合地反映政府與非營利組織資金及業務活動情況，編制會計報表，控制和核對各種明細賬。

總賬的格式采用三欄式，具體如表1-10所示。

（2）明細賬是按照規定的明細科目和核算需要設置的，它是對總賬科目進行明細核算的賬簿。

行政事業單位明細賬主要有收入明細賬、費用明細賬和往來款項明細賬等。明細賬的格式可以采用三欄式，也可以采用多欄式。三欄式明細賬的基本格式與總賬賬簿的格式相同，多欄式明細賬格式如表1-11所示。

（3）日記賬又稱序時賬，是按照會計主體經濟業務發生的先后次序，依次進行登記的賬簿，其用途主要是結算和控制各項貨幣資金。日記賬分為現金日記賬和銀行存款日記賬。為了管理需要，日記賬不采用活頁賬，而多采用三欄式的訂本賬。其格式如表1-12所示。

（二）賬簿的使用要求

由于會計賬簿是政府與非營利組織經濟業務的具體記錄，因此，對其使用有嚴格的要求。

（1）行政事業單位會計賬簿的使用以每一會計年度為限。對于賬簿的啟用，應該填寫“經管人員一覽表”和“賬戶目錄”，并將其附于賬簿扉頁。格式如表1-13和表1-14所示。

（2）登記賬簿必須及時準確、日清月結，文字和數字的書寫必須清晰整潔。

（3）手工賬不得使用鉛筆、圓珠筆，必須使用藍、黑墨水筆。其中，紅色墨水只能用于登記收入負數、劃線、改錯、沖賬。

（4）會計賬簿必須按照編定的頁數連續記載，不得隔頁、跳行。如因工作疏忽發生跳行或隔頁時，應當將空行、空頁劃線注銷，并由記載人員簽章。

（5）會計賬簿應根據審核的會計憑證登記。記賬時，將記賬憑證的編號記入賬簿內；記賬后，在記賬憑證上用“√”符號予以注明，表示已經將其入賬。

（6）會計賬簿如填寫錯誤，不得隨意更改，應當按照規定的方法采用劃線更正法、紅字沖正法或補充登記法進行更正。

（7）各種賬簿記錄應該按月結賬，計算出本期發生額和期末余額。