1.3 會議執行

秘書的會議執行工作包括三個方面：會場布置風格確認、會場布置人員安排、會場突發事件預案。

1.3.1 會場布置風格確認

會場布置是會議安排的重要事項，需要根據具體會議性質來選擇風格，如表1-8所示。

1.3.2 會場布置人員安排

在會場布置工作中，秘書要特別重視會場工作人員的安排。工作人員協調的配合是會議順利進行不可或缺的一個因素，工作人員安排如表1-9所示。

除表內的工作人員外，秘書可以結合實際情況酌情調整。

1.3.3 會場突發事件預案

舉辦活動過程中，有時會遇到一些意外情況。秘書應該提前制定突發事件的預案，以應對預料之外的事情發生。由于會場活動時間緊張，我們需要對許多事情做個優先排序，然后再分析各類突發事件，以免舍本求末，如圖1-4所示。

分清了主次，常見的會場突發事件如表1-10所示。

北京一家公司的秘書針對以上幾點常見的突發事件，制定了表1-11所示的應急預案。

果然，在秘書突發事件預案的保障下，公司大大小小的會議都能順利召開，即使出現突發狀況，也都能及時穩妥地解決。