項目一 會計信息化系統概述
任務一 會計信息化系統
一、數據與信息
1.數據
一般認為，數據是描述客觀實體屬性的符號。
例如，“某職工的基本工資是105元”，其中“職工”是一個客觀實體，“基本工資”是該實體的一個屬性，“105元”就是屬性值。一個實體可能有若干個屬性，則需要用若干個數據來表達不同的屬性值。仍以實體“職工”為例，我們可以用數據“0201”來表示某職工“所在部門編號”這一屬性的值；用數據“張三”“5”“ZG”（助工）和“07/26/1973”來分別表示屬性姓名、工齡、職稱和出生日期的值。
應當注意的是，信息科學中所稱的“數據”不等同于“數值”。從上述定義可以看出，構成數據必須具備三要素，即實體、屬性及屬性值，如前例中，僅說“105元”是沒有意義的，只有具備了三要素，才是一個完整的數據。其次，描述數據并不一定依靠數字，如“某職工性別是男”，這也是一個數據。
2.信息
什么是信息？目前有很多定義，一般可以這樣認為：經過加工后對人們有用的數據稱為信息。信息是經過加工處理后，對客觀世界產生影響的數據。
數據多指原始的、未經加工的，而信息一般是指加工后輸出的、有用的。在會計學數據處理中，數據經過加工處理后成為會計信息。會計信息往往又成為后續處理的會計數據。通常情況下，會計數據和會計信息并無嚴格界限，會計數據可以認為是會計信息。
二、系統
1.系統的含義
系統是由若干個相互聯系、相互制約的部分組成， 并且具有特定目標和功能的有機整體。
2.系統構成的基本要素
系統由一些基本要素（也稱基本環節）構成。無論是技術系統還是社會系統，無論系統構成的具體內容和形式如何不同，都可以抽象為輸入、處理、輸出和反饋控制四個基本要素或基本環節。
（1）輸入 是指系統為產生預期的輸出所需要的條件和要求。一臺機床為加工出零件需要輸入毛坯、動力和其他輔助材料等；學校為培養出合格的人才需要資金、消耗材料、教材等各種輸入；信息系統為輸出預期的信息需要輸入各種原始數據等。
（2）處理 是指為產生預期的輸出而對輸入進行的各種加工和變換。處理可以是對物質的形態或性能的加工變換，也可以是對數據的加工變換，也可二者兼而有之。
（3）輸出 是指對輸入進行處理后產生的結果，也是人們構建該系統所期望產生的成果。
（4）反饋控制 是系統的控制部件，它檢測系統的實際輸出量，經一定的處理后返回到系統的輸入端作為處理部分的另一個輸入，以便實現對系統運行狀態的調整。由輸入、處理和輸出三個要素構成的系統是最基本的系統，由于缺乏必要的調整和控制作用，這樣的系統是不完善的。引入反饋控制這一要素后，系統將處于受控的狀態，從而能大大提高系統的性能。
根據系統構成所包含的基本環節的不同，系統可以區分為開環系統和閉環系統兩大類。那種只包括輸入、處理和輸出這三個環節的系統為開環系統，而不僅包括輸入、處理、輸出環節，還包括反饋控制環節的系統稱為閉環系統。
3.系統的特征
（1）目標性 是指系統是有一定的目標。系統是建立者為了達到某種目標而調集各種資源（人、財、物等），按一定的結構組織起來的。例如建立工廠是為了生產某些社會需要的產品，創辦學校是為了培養社會需要的各種專門人才，建立一條生產線是為了提高生產效率等，這些目標稱為系統目標。
（2）邊界性 是指系統具有邊界。系統邊界將空間區分為系統內部和外部兩個不同的領域，邊界以內屬于系統，邊界之外稱為環境。任何一個實際的系統總是在一定的環境中存在的，因此系統必定會通過邊界與環境發生物質或信息的交換：系統從環境得到某些物質或數據，稱為系統的輸入；系統給予環境某些物質或信息，稱為系統的輸出。
（3）整體性 是指系統是一個整體。系統由若干個既相互聯系又相互制約的部分所組成，每個組成部分稱為子系統。這些子系統雖然各自承擔不同的任務，但通過它們之間的相互銜接和配合，使系統構成一個整體，共同實現系統目標。
（4）相關性 是指構成系統的各部分是相關的。組成系統的各子系統是相關的，它們之間存在著各種物質或信息的交換關系，稱為物質流或信息流。正是通過這些流，各子系統才形成一個整體，也正是通過這些流，各子系統才能前后銜接、相互配合，聯合起來構成整個系統的功能，實現系統的總體目標。
（5）層次性 是指系統是分層次的。系統可以進一步細分為子系統，子系統本身也可以看作一個系統，也有其本身的目標、邊界、輸入和輸出，也同樣可以劃分為更細一級的子系統，這些子系統之間也存在各種物質、信息的交換關系從而構成一個整體。
（6）動態性 是指系統是動態的。隨著時間的推移，系統不斷地進行輸入、處理和輸出，因而系統不是靜止的，而是處于不斷運動的狀態；另一方面，系統自身的特性、參數以及環境的具體情況也是隨時間而變化的，因此一個已研制好的系統應隨著內外情況的變化而進行必要的修改和調整。
三、信息系統
信息系統是對數據進行處理的系統。具體說信息系統就是對數據進行輸入、存儲、加工、傳輸和輸出的系統。簡單地說，輸入的是數據，經過加工處理，輸出的是信息的系統稱為信息系統。信息系統具有五個基本功能。
1.數據收集和輸入
信息系統所需要的各種原始數據不會自然而然地集中在一起，因此首先要將這些分散在各處的數據集中起來，經過整理和記錄，轉換成信息系統所需要的格式，通過某種可接受的方式輸入到信息系統。
2.數據存儲
數據存儲是指對輸入數據的存放和保管，以供系統長期使用。數據存儲的介質可以是紙張、磁盤、光盤等。
3.數據加工
輸入信息系統的數據經過加工處理后，才能變成有用的信息。數據加工的范圍很廣，從簡單的排序、歸并直到各種復雜的優化、預測和決策等。數據加工能力的強弱是衡量信息系統性能優劣的一個重要方面。
4.數據傳輸
信息系統往往分布在不同的空間并具有不同的使用者。為了用戶使用信息的方便，就存在數據傳輸的問題，而且在數據收集和輸入的過程中也存在數據傳輸的問題。
5.信息輸出
信息系統的數據輸出就是為用戶提供所需要的信息。信息輸出是信息系統功能的外部表現形式，也是系統與用戶間的界面，信息系統數據輸出的好壞，直接影響系統的功能和質量。
從廣義上講，在計算機沒有出現以前，就已經存在信息系統。由于計算機具有極高的運算速度，很強的信息加工能力和存儲能力，它與通信技術的結合使得信息的傳輸能力產生新的突破，各種輸入、輸出設備的出現較好地解決了數字和文字（包括漢字）的輸入和輸出問題，因而成為當代最先進的信息處理工具，產生了計算機信息系統。
四、會計信息系統
1.企業管理信息系統
為了了解會計系統，從系統的觀點應首先了解企業系統。企業可以被認為是一個系統，這個系統可以分為生產經營系統和管理信息系統。
企業作為一個系統，主要具有五項基本資源，即人、設備、物資、資金、技術。企業這五項資源是不斷流動的，這就形成了物質流，如人員的調入、學習、工作、調動、調出；設備的購建、調動、使用、維護、報廢；材料采購入庫、加工制成產品、產品的發出銷售；資金的籌集、運用、耗費、收回、分配；產品的設計、試驗、工藝制訂等。這些物質流就構成了企業的生產經營系統。
為了合理地組織和利用企業的基本資源，促使物質流進行合理的流動，實現企業的目標，就必須加強對物質流的管理。但是對物質流的管理是通過信息處理來進行的，這就使企業派生出了第六項資源，即信息。而且企業的信息也是處于不斷的流動之中，從而形成了信息流。信息流是伴隨著物質流而產生和流動的，它可以反映物質流，如伴隨著物資的流動有材料入庫和出庫單等，這些伴隨著物質流而產生的信息流就構成了信息系統。
企業管理信息系統就是對企業生產經營活動的大量數據進行收集、加工、傳遞、存儲和輸出，為管理人員提供有用信息的系統。管理人員利用這些信息對企業的生產經營活動進行預測、決策、計劃、組織、指揮、協調和控制，以達到企業預期的目標。現代管理信息系統都是以電子計算機作為技術手段的，所以通常的管理信息系統指的是電算化的管理信息系統。
企業管理信息系統具有多方面的內容，企業管理信息系統中包括供應、生產、銷售、會計、人事、技術、設備等。會計系統則是企業管理信息系統的一個子系統，而且是企業管理信息系統的一個重要子系統，其重要性主要表現在會計子系統具有綜合性強和涉及面廣的特點，并且與企業管理信息系統中的其他子系統均存在著信息交換關系。一方面，企業其他子系統的人、設備、技術、供應、生產、銷售等活動都以貨幣的形式反映到會計子系統中來，這樣使會計子系統從其他各個子系統獲得大量的數據，同時可以反映其他子系統的管理狀況；另一方面，會計子系統通過自身的數據處理和管理工作，又可以為其他子系統提供必要的信息，從而影響和促進其他子系統的管理。如供應子系統采購活動必然要反映到會計子系統中來，供應子系統向會計子系統提供采購計劃、采購合同、購貨發票、收料單等數據，這樣會計子系統就可以反映其管理狀況；會計子系統經過材料核算與管理，則可以向供應子系統提供采購成本超支或節約、資金使用情況等信息，從而影響和促進供應子系統的管理。
2.會計信息系統
會計是一個以貨幣為計量單位，按照一定的原則和程序，采用一定的方法和手段，對特定的部門或單位的經濟活動進行核算與監督的系統。
會計作為一個系統具有雙重含義：即一方面它是一個管理系統，另一方面它同時又是一個信息系統，二者是相輔相成，密切結合的。有時從信息處理的角度，強調其數據處理的功能，將會計系統稱為會計信息系統，但這并不排斥會計系統具有管理功能；同樣，有時從管理的角度，強調其管理的功能，將會計系統稱為管理活動或財務管理系統，即會計管理系統，但這也并不排斥會計系統具有數據處理功能。會計管理是利用會計信息來進行的，會計系統在履行管理功能過程中，同時也進行數據處理工作，即在管理過程中同時對數據進行收集、加工、傳遞、存儲、輸出等處理工作；同樣，會計系統也是在執行數據處理功能過程中，同時進行管理工作，即通過對各種數據處理并利用其產生的信息來實現管理的預測、決策、計劃、組織、指揮、協調和控制等具體職能。會計的管理功能是對會計基本職能中監督職能的發展和廣義的認識；會計的數據處理功能是對會計基本職能中核算職能的發展和廣義的認識。
會計系統的結構可以按對象劃分。會計的對象是資金及其運動，從動態角度看，它包括資金的籌集和運用、資金的耗費、資金的收入和分配；從靜態角度看，包括資產、負債、所有者權益、收入、成本、利潤。會計系統的結構在實際工作中通常按會計對象的內容劃分為賬務處理子系統、材料子系統、工資子系統、固定資產子系統、成本子系統、產品利潤核算子系統、應收應付款子系統、會計報表子系統等。
會計系統的結構可以按基本功能劃分。會計是一個系統，會計系統具有兩項基本職能，即會計核算與會計監督。會計這兩項基本職能實際上就是會計系統的基本功能。會計系統的結構可以按基本功能劃分，包括會計信息系統（會計核算系統）和會計管理系統（會計控制系統，會計監督系統）。
會計核算就是以貨幣為計量單位，對經濟活動進行完整、連續、系統地記錄、計算、分類、匯總、報告，為管理提供有用的信息。從廣義的角度上說，會計核算這一基本職能實際上就說明會計是一個信息系統，它主要是對財務數據進行處理，為管理提供信息。從這一廣義的認識角度出發，會計核算這一基本職能隨著會計的發展可以具體分為：事前核算，即預測分析、決策分析、編制計劃及制訂定額；事中核算，即日常核算，日常核算主要是對已發生的經濟業務進行核算，也就是通常所說的記賬、算賬、報賬；事后核算，即財務分析，財務分析主要是對經濟業務進行事后的完成情況分析。但是目前習慣上將會計的日常核算稱為會計核算，這種認識是對會計核算職能最基本的認識，實際上是一種狹義的認識，嚴格地說對會計核算的廣義認識才是比較完整和準確的。
會計監督是以價值的形式，對經濟活動加以限制、促進、指導和考核，使之符合規定的要求，達到預期的目的。同樣，從廣義的角度上說會計監督這一基本職能實際上就是說明會計是一個管理系統，它主要是對財務活動進行有關的控制，實現提高經濟效益的目的。從這一廣義的認識角度出發，會計監督這一基本的職能隨著會計的發展可以具體分為：事前監督，即預測、決策、計劃、組織；事中監督，即指揮、控制；事后監督，即調節。
會計的這兩項職能是相輔相成，密切結合的。核算是基礎，監督需要核算，是在核算中進行監督，也是在監督中進行核算。監督與核算只是在理論上進行的一種抽象劃分，實際工作中二者是緊密結合在一起進行的。正因為核算與監督的上述關系，所以我們才從廣義的認識角度上說：會計系統具有雙重含義，一方面是一個信息系統，另一方面它同時也是一個管理系統。
會計系統的結構可以按手段劃分。包括電算化會計和手工會計。以計算機作為主要技術手段的會計稱為電算化會計，而以手工處理為主要技術手段的會計相對來說就稱為手工會計。