書名: 項目管理:管理流程及方法作者名: 葉蘇東本章字數: 3009字更新時間: 2019-12-20 12:24:02
3.1 項目管理規劃概述
“凡事預則立,不預則廢。言前定則不跲,事前定則不困,行前定則不疚,道前定則不窮。”《禮記?中庸》的智慧告訴我們:不論做什么事,事先有計劃和準備,就容易成功,不然就會失敗或遭遇困境。這告訴我們計劃是執行的基礎和前提。由此可見,任何事都應當先規劃再執行,辦任何一件事,離開了周密而詳盡的計劃,都會事倍功半,甚至勞而無功。就項目管理而言,其第一要務就是制定項目管理規劃。
3.1.1 項目管理規劃的含義
項目管理規劃是定義、制訂和協調所有專項計劃,并把它們整合為一個綜合的項目管理計劃。規劃的基本意義由“規”和“劃”兩部分組成,“規”的意思是規范、規則、章程、標準、謀劃等,屬于戰略層面;“劃”的意思是合算(按利益情況計較相宜或不相宜)、設計等,屬于戰術層面;二者結合起來的意思是指進行戰略層面的設計,側重于指導性或原則性。由此可見,項目管理規劃就是對項目的整體性與局部性的綜合考量,設計項目管理的整套行動的方案,即根據對組織外部環境與內部條件的分析,確定要達成的項目管理目標以及實現目標的方案途徑,制定項目管理工作程序,確定項目管理所采用的步驟和方法,安排項目管理所需資源,設計項目管理組織架構。項目管理規劃一般融合了項目干系人的要求和期望,具有全局性、戰略性和概括性。
根據項目管理計劃的詳細程度,項目管理計劃自上而下可以分為兩個層級:第一層級是項目管理規劃,一種總體的、概要性的計劃,或者是歸納項目管理框架的概要計劃;第二層級是項目專項管理計劃,是一個更加具體的、針對每個專項的管理計劃,是對第一層級管理計劃中的各項管理工作分別進行擴展和細化,確定具體的項目管理步驟和方法等,凡是為實現項目目標而進行的活動都應該納入項目管理計劃之中。例如,項目范圍管理計劃、項目進度管理計劃、項目成本管理計劃、項目質量管理計劃、項目風險管理計劃、項目采購管理計劃、項目人力資源管理計劃,等等。第二層次的管理計劃是項目經理作出決定和進行控制的工具,明確了項目中的責任和組織結構。
沒有周密的項目管理規劃或項目管理規劃得不到貫徹和保證,就不可能取得項目的成功,因為項目管理規劃具有下列作用。
(1)項目管理規劃是對項目構思、項目目標更為詳細的論證,可進一步完善目標體系。在項目總目標確定后,通過項目管理規劃分析項目總目標是否能實現,總目標所確定的進度、成本、績效等要求是否能得到保證。
(2)項目管理規劃既是對項目目標實現方法、措施和過程的安排,又是項目目標的分解過程。規劃的結果是許多更細、更具體的目標的組合,它們將被作為各級組織在各個節點的責任,可以使項目團隊成員明白自己的目標以及實現其目標的方法,明確完成項目目標的努力范圍。
(3)項目管理規劃須考慮更多的實施戰略問題,如項目團隊的組織模式、里程碑計劃、關鍵活動等。
(4)項目管理規劃是項目管理實際工作的指南和項目實施控制的依據。規劃是對項目管理實施過程進行監督、跟蹤和診斷的依據,也是評價和檢驗項目管理實施成果的基準,可作為對各層次項目管理人員業績評價和獎勵的依據。
(5)項目管理規劃說明實施過程中所需要的技能和資源,項目干系人需要了解和利用項目管理規劃的信息。作為協調項目工作的文件,指導項目整體實施,可以使項目各活動協調一致;作為項目相關干系人之間信息溝通的平臺,可以使項目團隊干系人之間相互溝通,增進理解。
3.1.2 項目管理規劃的編制
項目管理規劃是一個用于協調所有項目計劃的文件,它確定了執行、監控和結束項目的方式與方法,包括項目需要執行的過程、項目生命周期、里程碑和階段劃分等全局性內容。項目管理規劃是其他單項計劃制訂的依據和基礎,可以幫助指導項目的執行和控制,從整體上指導項目工作的有序進行。在其他知識領域所創建的計劃可以認為是整個項目管理規劃的補充部分。
1. 項目管理規劃的編制原則
項目管理規劃是對項目管理的各項工作進行的綜合性的總體計劃,不但涵蓋整個項目生命周期,而且統籌各個專項計劃,如項目范圍管理計劃、項目進度管理計劃、項目成本管理計劃、項目質量管理計劃、項目采購管理計劃、項目溝通管理計劃、項目人力資源管理計劃、項目風險管理計劃、項目干系人管理計劃。因此,制定項目管理規劃時應遵循全局性原則。根據全局性原則,必須樹立全局觀點,不要孤立地看問題,局部利益服從整體利益。典型的項目管理將項目分解為若干個專項領域進行管理,并由相關專業人員去實施。因此,對于一個項目來說,有多個專項領域,每個專項領域都有自己的管理目標,因而項目管理具有多重管理目標,如進度目標、成本目標、質量(或績效)目標等。在有多重目標的情況下,哪一個目標需要優先考慮?如何整合這些目標,實現整體最優?要回答這些問題,就需要從全局出發,協調和控制項目各個方面,消除項目各個專項管理的局部性,有時甚至可以不惜犧牲或降低某些專項的管理目標,達到全局的總體目標最大化。由于專項領域之間可能競爭相同的資源,如果沒有全局觀,容易導致各自追求局部最優,而整體并不最優。因此,必須運用項目整合管理技巧,與項目干系人一起創建并整合合適的項目管理規劃。
2. 項目管理規劃的編制依據
在很多情況下,根據當前簽訂的協議書和合同條款,修改并更新建議書后,就可以作為項目總體計劃。而在項目概要需要以更為詳細的形式擴展或定義時,建議書可起大綱的作用。由于最終總體計劃的主要面向對象是項目團隊而不是客戶,技術部分通常比項目建議書中的更加豐富、內容更詳細。編制項目管理規劃的主要依據包括:①項目工作說明;②制約因素,即影響項目績效的限制因素;③假設條件,即因項目存在未知因素而建立的假設;④項目的事業環境因素,即政府和行業標準、縱向市場和專項領域的項目管理知識體系、項目管理信息系統、組織的結構和文化、組織的管理實踐、基礎設施、人事管理制度;⑤組織過程資產,即標準化的指南、工作指示、建議書評價準則和績效評價準則,項目管理規劃模板,變更控制程序,以往項目的項目檔案,組織的標準、政策、程序等。
3. 項目管理規劃的主要內容
對于任何一個項目,項目管理規劃主要包括以下3個部分。
一是確定預期目標以及目標的優先順序。對于任何管理活動來說,如果沒有目標,就失去了努力的方向。因此,項目管理規劃的首要任務是確定項目管理目標。
二是設計項目治理架構,制定項目內部或外部的制度或機制。在項目的總目標確定之后,需要合理地確定項目主要干系人之間的權力、責任、利益關系,從而在項目交易中建立起一種良好的秩序,并通過各種方法和手段來維持這種秩序,有效地協調項目干系人之間的關系并化解他們之間的利益沖突。因此,需要設計合理的項目治理架構。項目治理應注重全面管理,即具有全面性、全員性、全過程和全方位的項目管理。全面性指管理的內容、主體、標準和效果具有全面性;全員性指管理不僅僅是項目管理團隊的責任,也是項目實施機構的各級管理人員的責任;全過程是指管理涵蓋項目全生命周期的各個階段;全方位是指管理不僅局限于項目團隊內部的規章制度,而且涵蓋了機構的決策機制、制度執行力和責任追究等體系。
三是制定實現預期目標的步驟和方法,指導項目的執行。在項目治理架構下,需要制定項目實施的策略,所需資源的安排,項目管理工作的程序、步驟及方法,項目活動的監督控制等。
這3個部分總是相互聯系,相互依賴,依靠它們最后制定出全面的規劃,并且引導組織達到預定的目標。缺少其中任何一個部分,都會給規劃的實現造成障礙。
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