2.4.1　Access

本書僅介紹Access 2007版本，它是Microsoft Office 2007系列軟件之一。Microsoft Office Access 2007可以讓用戶使用改進界面及交互式設計功能，用戶不需要具備專業的數據庫知識，就能輕松快速地跟蹤和報告信息；使用預建數據庫解決方案，可以輕松開始使用、修改，并使其適應不斷變化的業務需求；從電子郵件表單收集信息或從外部應用程序導入數據，創建和編輯詳細報告，顯示分類、過濾和分組信息，可以為做出更加有根據的決策提供方便。用戶可使用Microsoft Windows SharePoint Services技術列表與其他人共享信息，在此審核修訂歷史記錄，恢復刪除信息，設置數據訪問權限，并對其進行例行備份。

具體來說，與以前的版本相比，Access 2007具有以下的優點。

1.用新用戶界面可以更快地獲得更好的結果

Access 2007通過面向結果的重新設計的用戶界面、新導航窗格和帶有選項卡的窗口視圖，為用戶提供一種全新的體驗。即使沒有數據庫經驗，任何用戶都可以開始跟蹤信息和創建報告，做出更加有根據的決策。

2.直接從數據源收集和更新信息

Access 2007可以使用Microsoft Office InfoPath 2007或HTML，為保持表格業務規則的數據庫收集信息，創建帶有嵌入表單的電子郵件。回復的電子郵件會填入并更新Access 2007表格，不需要重新鍵入任何信息。

3.創建具有相同信息的不同視圖的多個報告

在Access 2007中創建報告是一種真正的“所見即所得”。用戶可以修改具有實時視覺反饋的報告，并為不同的用戶保存各種視圖。新的分組窗格和過濾與分類功能可以幫助顯示信息，以便做出更加有根據的決策。

4.通過Access 2007的豐富客戶端功能跟蹤Windows SharePoint Services列表

Access 2007用作多信息客戶端界面，以便用Windows SharePoint Services列表分析和創建報告。用戶甚至可以讓列表脫機，然后在重新連接到網絡時同步進行任何更改，使用戶可以方便地隨時使用數據。

5.將數據移到Windows SharePoint Services的技術提高了管理能力

通過將數據移到Windows SharePoint Services技術，提高數據透明性。這樣，用戶可以例行地將數據備份到服務器上，恢復刪除數據，跟蹤修訂歷史，設置訪問權限，從而更好地管理信息。

6.訪問和使用多個數據源的信息

通過Access 2007，用戶可以將表格鏈接到其他Access數據庫、Excel電子表格、Office SharePoint Server站點、ODBC數據源、Microsoft SQL Server數據庫及其他數據源。用戶可以使用這些鏈接的表格輕松創建報告，從而在更加全面的信息集合上做決策。

7.使用預建解決方案快速開始使用

用戶可以通過一個豐富的預建解決方案庫，立即開始跟蹤信息。其中，表單和報告已經建好，以便用戶使用。此外，用戶也可以自定義解決方案，滿足自己的業務需求。聯系人、問題跟蹤和資產跟蹤只是Access 2007所帶現成解決方案的一小部分。

8.快速創建表格，無須擔心數據庫復雜性

有了自動數據類型檢測，在Access 2007中創建表格與使用Excel表格一樣輕松。鍵入信息時，Access 2007將識別這些信息是日期、貨幣，還是任何其他常見數據類型。用戶甚至可以將整個Excel表格粘貼到Access 2007中，通過數據庫功能跟蹤信息。

9.與Windows SharePoint Services共享信息

使用Windows SharePoint Services和Access 2007與同一個項目中的其他人共享Access 2007信息。通過兩個應用程序的功能組合，項目成員可以直接通過Web界面訪問和編輯數據，并查看實時報告。

10.擁有針對更多情景的新字段類型

Access 2007可以采用附件和多重數值字段等新字段類型。用戶可以將任何文檔、圖像或電子表格附加到應用程序中的任何記錄。有了多重數值字段，用戶可以在每個單元格中選擇多個值（如將某任務分配給多個人）。