2.1.5 快速實現業務報表開發

業務報表的開發與維護是企業數據部門的基礎工作，因此，選擇一款便捷且性價比較高的軟件來開發報表顯得尤為重要。如果企業當前數據量不是很大且增長速度不快，Excel可以作為業務報表開發的最佳選擇。事實上，目前很多企業都在用Excel開發業務報表。業務報表的類型也分很多種，包括銷售日報表、銷售周報表、銷售月報表、產品銷售報表、員工KPI考核明細表、員工傭金提成計算表、活動追蹤分析表等。基于Excel快速實現業務報表開發的流程如下。

1.數據報表框架設計

報表開發之前必須先與需求方溝通好報表開發的細節。例如，報表開發的目的、報表展示的時間區間、報表更新的周期、報表需求的業務指標等。

以某企業銷售日報表為例（如圖2-10所示），企業銷售部門架構的門店作為報表的行維度，列維度主要包括當日指標、本月累計指標以及其他綜合指標。另外，報表數據更新的周期以日為單位。搭建好Excel報表框架之后，需要對報表進行美化，內容包括表格的邊框、字體、底色的格式調整、對齊方式、行高列寬等。

2.數據的獲取與清洗

數據是報表開發的基礎，可靠的數據可以幫助得出正確的結論。反之，可能會導致意想不到的錯誤。因此，必須得搞清楚數據的來源以及數據的可靠程度。當原始數據比較粗糙且有錯誤時，需要對數據進行校驗和加工，清洗干凈之后才能用來作為報表開發的數據源。

報表開發的數據來源一般包括手工錄入的電子表格與自動采集的數據庫表。

手工錄入的電子表格數據主要是調研收集或者手工表格記錄的數據，這種方式收集的數據一般存儲在Excel電子表格內。手工整理的數據很難避免人為因素而導致的錯誤，但是可以通過Excel中的“數據驗證”功能實現手工錄入的文本、數值、日期等約束來降低錯誤率。另外，需制定統一錄入的框架模板，讓用戶根據規定的格式來錄入數據，為后期提高報表開發效率做好準備。

自動采集的數據庫表主要是通過程序員編寫的埋點代碼或者其他數據采集工具來收集的，此類數據一般會采集并存儲到數據庫中。Excel 2016中集成的“Power Query”功能可以實現和數據庫的連接，根據編寫好的SQL語法查詢出結果并導入到Excel中作為報表開發的數據源。Excel建立好與數據庫的連接之后，在“數據|連接|連接”命令下就會生成“工作簿連接”信息，用戶僅需單擊“數據|連接|全部刷新”命令就可以實現報表數據源的刷新（該功能會在本章的2.5.7小節詳細闡述）。

3.報表主體內容填充

Excel報表中的主體內容主要是基于數據源匯總統計的業務指標。一般指標計算的實現方法包括純函數公式、透視表結合函數公式這兩種。常用的函數公式包括SUMIFS、COUNTIFS、AVERAGEIFS、VLOOKUP、IF、IFERROR、DATEDIF、AND、OR等。報表制作過程中可以通過添加輔助行、輔助列提高主體內容的填充效率，然后將輔助行、輔助列進行隱藏。

報表設計的指導原則是盡量修改較少的數據來實現報表主體內容的刷新。因此，編寫大量函數公式用來實現報表主體內容的填充顯得尤為常見。另外，一旦報表模板設計以及函數公式編寫完成之后，盡量不要去修改報表模板。如需改動報表模板結構（例如，增刪指標），需重新檢查函數公式以及主體內容填充的準確性。

4.數據安全保護措施

數據安全對于企業非常重要。用戶可以從兩方面加強數據安全保護措施：一方面需對數據做備份策略，防止數據出現丟失情況；一方面需加強數據的權限控制，對不同級別的用戶群體設置不同的查看權限，規范報表的使用權限。Excel中數據安全保護措施如下。

（1）加密工作簿文檔

加密工作簿文檔的目的是為了限制未經許可的用戶訪問工作簿文件。

單擊“文件|信息|保護工作簿|用密碼進行加密”命令，彈出“加密文檔”對話框，輸入密碼，單擊“確定”按鈕，在“確認密碼”對話框中重新輸入密碼后，再次單擊“確定”按鈕，完成對工作簿的加密。

（2）保護當前工作表

保護當前工作表的目的是為了限制其他用戶對單元格區域進行操作（包括插入行列、刪除行列、修改單元格內容等）。一般分為兩種情況：一是保護當前工作表的所有單元格；一是保護當前工作表的部分單元格。

1）保護當前工作表的所有單元格。

單擊“審閱|保護|保護工作表”命令，在“保護工作表”對話框中輸入密碼，單擊“確定”按鈕，在“確認密碼”對話框中重新輸入密碼后，再次單擊“確定”按鈕，完成對當前工作表的所有單元格的保護。

2）保護當前工作表的部分單元格。

● 選中當前工作表的所有單元格，右擊選擇“設置單元格格式”選項，在“設置單元格格式”對話框中單擊“保護”選項卡，去掉“鎖定”復選框的勾選，單擊“確定”按鈕。

● 選中當前工作表中需要保護的單元格區域，右擊選擇“設置單元格格式”選項，在“設置單元格格式”對話框中單擊“保護”選項卡，勾選“鎖定”復選框，單擊“確定”按鈕。

● 單擊“審閱|保護|保護工作表”命令，在“保護工作表”對話框中輸入密碼，單擊“確定”按鈕，在“確認密碼”對話框中重新輸入密碼后，再次單擊“確定”按鈕，完成對當前工作表的部分單元格的保護。

（3）保護工作簿結構

保護工作簿結構的目的是為了限制其他用戶對工作表進行操作（包括增加、刪除、移動、復制工作表等）。

單擊“審閱|保護|保護工作簿”命令，在“保護結構和窗口”對話框中輸入密碼，單擊“確定”按鈕，在“確認密碼”對話框中重新輸入密碼后，再次單擊“確定”按鈕，完成對工作簿結構的保護。