第二節 會計軟件的配備方式及其功能模塊

一、會計軟件的配備方式

企業配備會計軟件的方式主要有購買、定制開發、購買與開發相結合等。其中，定制開發包括企業自行開發、委托外部單位開發、企業與外部單位聯合開發三種具體開發方式。

（一）購買通用會計軟件

通用會計軟件是指軟件公司為會計工作而專門設計開發，并以產品形式投入市場的應用軟件。企業作為用戶，付款購買即可獲得軟件的使用、維護、升級以及人員培訓等服務。通用會計軟件是在一定范圍內適用的會計軟件，如在一個行業適用的行業通用軟件、工業企業會計核算軟件、商業企業會計核算軟件、非營利組織會計核算軟件等。各單位在會計電算化初期宜選擇通用的商品化會計軟件，因為這種方式投資少、見效快、易于成功。

采用這種方式的優點主要有：（1）企業投入少，見效快，實現信息化的過程簡單。對于基礎較好的企業，買到軟件即可開始試運行。運行幾個月即可正式代替手工記賬，時間短，見效快。同時，相對于自行開發會計軟件，選擇商品化通用軟件的成本比較低。這主要是因為商品化是批量生產，單位成本低，因而售價相對低廉。（2）會計軟件公司集中了計算機專業技術人員，由他們共同研發的會計軟件性能穩定，質量可靠，運行效率高，能夠滿足企業的大部分需求。（3）軟件的維護和升級由軟件公司負責。首先，大多數商品化軟件有系統自動維護功能，便于操作人員進行簡單的使用維護；其次，大多數財會電算化公司配有專職用戶維修人員，且實行終身維護；此外，會計制度發生重大變動或會計軟件版本升級時，大多數財會電算化公司均予以更新換代，這無疑給使用單位正常運行軟件提供了保證。（4）軟件安全保密性強，用戶只能執行軟件功能，不能訪問和修改源程序，相對于自行開發，這無疑給企業使用軟件提供了一項控制措施。

采用這種方式的缺點主要有：（1）軟件的針對性不強，通常針對一般用戶設計，難以適應企業特殊的業務或流程。由于商品化軟件要供各單位使用，對通用性要求較高，因而不可能滿足各單位的各種管理要求，對某些特殊的單位也不適用。（2）為保證通用性，軟件功能設置往往過于復雜，業務流程簡單的企業可能感到不易操作。

（二）自行開發

自行開發是指企業自行組織人員進行會計軟件開發。

采用這種方式的優點主要有：（1）企業能夠在充分考慮自身生產經營特點和管理要求的基礎上，設計最有針對性和適用性的會計軟件，避免了通用軟件在功能上與企業需求不能完全匹配的不足；（2）由于企業內部員工對系統充分了解，當會計軟件出現問題或需要改進時，企業能夠及時高效地糾錯和調整，保證系統使用的流暢性。

采用這種方式的缺點主要有：（1）系統開發要求高、周期長、成本高，系統開發完成后，還需要較長時間的試運行；（2）自行開發軟件系統需要大量的計算機專業人才，普通企業難以維持一支穩定的高素質軟件人才隊伍。

（三）委托外部單位開發

委托外部單位開發是指企業通過委托外部單位進行會計軟件開發。

采用這種方式的優點主要有：（1）軟件的針對性較強，降低了用戶的使用難度；（2）對企業自身技術力量的要求不高。

采用這種方式的缺點主要有：（1）委托開發費用較高；（2）開發人員需要花大量的時間了解業務流程和客戶需求，會延長開發時間；（3）開發系統的實用性差，常常不適用于企業的業務處理流程；（4）外部單位的服務與維護承諾不易做好。因此，這種方式目前已很少使用。

（四）企業與外部單位聯合開發

企業與外部單位聯合開發是指企業聯合外部單位進行軟件開發，由本單位財務部門和網絡信息部門進行系統分析，外單位負責系統設計和程序開發工作，開發完成后，對系統的重大修改由網絡信息部門負責，日常維護工作由財務部門負責。

采用這種方式的優點主要有：（1）開發工作既考慮了企業的自身需求，又利用了外單位的軟件開發力量，開發的系統質量較高；（2）企業內部人員參與開發，對系統的結構和流程較熟悉，有利于企業日后進行系統維護和升級。

采用這種方式的缺點主要有：（1）軟件開發工作需要外部技術人員與內部技術人員、會計人員充分溝通，系統開發的周期較長；（2）企業支付給外單位的開發費用相對較高。

二、會計軟件的功能模塊

（一）會計軟件各模塊的功能描述

會計軟件系統是以賬務處理功能為核心，包括多種功能的有機組合體。大部分的會計軟件將會計軟件系統按功能劃分為若干個相對獨立的子系統，系統每一部分的功能簡單明了并相對獨立，各子系統的會計信息相互傳遞與交流，形成完整的會計核算系統。

會計軟件中具備相對獨立地完成會計數據輸入、處理和輸出功能的各個部分，稱為會計軟件的功能模塊。完整的會計軟件的功能模塊包括：賬務處理模塊、固定資產管理模塊、工資管理模塊、應收管理模塊、應付管理模塊、成本管理模塊、報表管理模塊、存貨核算模塊、財務分析模塊、預算管理模塊、項目管理模塊、其他管理模塊。

1．賬務處理模塊

賬務處理模塊是會計軟件的核心模塊，該模塊以記賬憑證為接口與其他功能模塊有機地連接在一起，構成完整的會計核算系統。賬務處理模塊是以憑證為數據處理起點，通過憑證輸入和處理，完成記賬、銀行對賬、結賬、賬簿查詢及打印輸出等工作。為了將手工會計賬簿資料錄入會計核算系統，該模塊提供系統初始化功能，同時，還提供系統維護、權限設置、系統日志等功能。

目前許多商品化的賬務處理模塊還包括往來款管理、部門核算、項目核算和管理及現金銀行管理等一些輔助核算的功能。

2．固定資產管理模塊

固定資產管理模塊主要是以固定資產卡片和固定資產明細賬為基礎，實現固定資產的會計核算、折舊計提和分配、設備管理等功能，同時提供固定資產按類別、使用情況、所屬部門和價值結構等進行分析、統計和各種條件下的查詢、打印功能，以及該模塊與其他模塊的數據接口管理。

3．工資管理模塊

工資管理模塊是進行工資核算和管理的模塊，該模塊以人力資源管理提供的員工及其工資的基本數據為依據，完成員工工資數據的收集、員工工資的核算、工資發放、工資費用的匯總和分攤、個人所得稅計算和按照部門、項目、個人時間等條件進行工資分析、查詢和打印輸出，以及該模塊與其他模塊的數據接口管理。

工資管理模塊的功能一般包括：

（1）工資表和工資計算方法的設計功能；

（2）靈活的輸入功能，實現員工基本資料、每月更新資料、批量更新資料的方便錄入；

（3）計算功能，可以計算員工的應發工資和實發工資；

（4）入賬功能，編制工資分配的記賬憑證并記入賬務處理模塊；

（5）如果有銀行代發工資業務，還應該包括文件格式轉換功能；

（6）部分工資管理模塊還具備考勤管理和個人所得稅計算功能。

4．應收、應付管理模塊

應收、應付管理模塊以發票、費用單據、其他應收單據、應付單據等原始單據為依據，記錄銷售、采購業務所形成的往來款項，處理應收、應付款項的收回、支付和轉賬，進行賬齡分析和壞賬估計及沖銷，并對往來業務中的票據、合同進行管理，同時提供統計分析、打印和查詢輸出功能，以及與采購管理、銷售管理、賬務處理等模塊進行數據傳遞的功能。

5．成本管理模塊

成本管理模塊主要提供成本核算、成本分析、成本預測功能，以滿足會計核算的事前預測、事后核算分析的需要。

通過定義成本核算對象，選擇成本核算方法和各種費用的分配方法，自動對從其他模塊傳遞的數據或業務人員手工錄入的數據進行分類、匯總計算，輸出需要的成本核算結果和其他統計資料；運用成本預測方法對本部門成本和產品進行預測，滿足企業經營決策的需要；對分批核算的產品進行追蹤分析，計算部門內部利潤；對歷史數據進行對比分析，分析計劃成本和實際成本的差異。

此外，成本管理模塊還具有與生產模塊、供應鏈模塊，以及賬務處理、工資管理、固定資產管理和存貨核算等模塊進行數據傳遞的功能。

6．報表管理模塊

報表管理模塊與其他模塊相連，可以根據會計核算的數據，生成各種內部報表、外部報表、匯總報表，并根據報表數據分析報表，以及生成各種分析圖等。在網絡環境下，很多報表管理模塊同時提供遠程報表的匯總、數據傳輸、檢索查詢和分析處理等功能。

會計報表的設計和生成功能應該使會計人員能夠靈活地定義報表格式和報表數據來源（定義取數公式）與報表的勾稽關系，由計算機自動生成所需的會計報表。

7．存貨核算模塊

存貨核算模塊以供應鏈模塊產生的入庫單、出庫單、采購發票等核算單據為依據，核算存貨的出入庫和庫存金額、余額，確認采購成本，分配采購費用，確認銷售收入、成本和費用，并將核算完成的數據，按照需要分別傳遞到成本管理模塊、應付管理模塊和賬務處理模塊。存貨核算模塊的功能可概括為四個方面：

（1）及時、準確地反映采購業務的發生、貨款的支付及存貨的入庫情況。對于原材料，在按計劃成本計價的情況下，自動計算和分配存貨成本差異，生成材料采購明細賬、成本差異明細賬、在途材料明細表和暫估材料明細表。

（2）正確反映存貨的收發結存數，提供存貨的庫存動態狀況，及時反饋各種積壓和短缺存貨信息，生成存貨明細賬、存貨庫存信息表等。

（3）根據各部門各產品領用材料（存貨）情況，自動進行材料費用的分配，生成材料費用分配表。對于供銷售的存貨要計算銷售成本。

（4）自動編制機制轉賬憑證傳遞給賬務處理子系統和成本核算子系統。

8．財務分析模塊

財務分析模塊從會計軟件的數據庫中提取數據，運用各種專門的分析方法，完成對企業財務活動的分析，實現對財務數據的進一步加工，生成各種分析和評價企業財務狀況、經營成果和現金流量的各種信息，為決策提供正確依據。

9．預算管理模塊

預算管理模塊將需要進行預算管理的集團公司、子公司、分支機構、部門、產品、費用要素等對象，根據實際需要分別定義為利潤中心、成本中心、投資中心等不同類型的責任中心，然后確立各責任中心的預算方案，指定預算審批流程，明確預算編制內容，進行責任預算的編制、審核、審批，以便實現對各個責任中心的控制、分析和績效考核。利用預算管理模塊，既可以編制全面預算，又可以編制非全面預算；既可以編制滾動預算，又可以編制固定預算、零基預算；同一責任中心，既可以設置多種預算方案，編制不同預算，又可以在同一預算方案下選擇編制不同預算期的預算。預算管理模塊還可以實現對各子公司預算的匯總、對集團公司及子公司預算的查詢，以及根據實際數據和預算數據自動進行預算執行差異分析和預算執行進度分析等。

10．項目管理模塊

項目管理模塊主要是對企業的項目進行核算、控制與管理。項目管理主要包括項目立項、計劃、跟蹤與控制、終止的業務處理以及項目自身的成本核算等功能。該模塊可以及時、準確地提供有關項目的各種資料，包括項目文檔、項目合同、項目的執行情況，通過對項目中的各項任務進行資源的預算分配，實時掌握項目的進度，及時反映項目執行情況及財務狀況，并且與賬務處理、應收管理、應付管理、固定資產管理、采購管理、庫存管理等模塊集成，對項目收支進行綜合管理，是對項目的物流、信息流、資金流的綜合控制。

11．其他管理模塊

根據企業管理的實際需要，其他管理模塊一般包括領導查詢模塊、決策支持模塊等。領導查詢模塊可以按照領導的要求從各模塊中提取有用的信息并加以處理，以最直觀的表格和圖形顯示，使得管理人員通過該模塊及時掌握企業信息；決策支持模塊利用現代計算機、通信技術和決策分析方法，通過建立數據庫和決策模型，實現向企業決策者提供及時、可靠的財務和業務決策輔助信息。

上述各模塊既相互聯系又相互獨立，有著各自的目標和任務，它們共同構成了會計軟件，實現了會計軟件的總目標。

（二）會計軟件各模塊的數據傳遞

會計軟件是由各功能模塊共同組成的有機整體，為實現相應功能，相關模塊之間相互依賴，互通數據。

（1）存貨核算模塊生成存貨入庫、存貨估價入賬、存貨出庫、盤虧/毀損、存貨銷售收入、存貨期初余額調整等業務的記賬憑證，并傳遞到賬務處理模塊，以便用戶審核登記存貨賬簿。

（2）應付管理模塊完成采購單據處理、供應商往來處理、票據新增、付款、退票處理等業務后，生成相應的記賬憑證并傳遞到賬務處理模塊，以便用戶審核登記賒購往來及其相關賬簿。

（3）應收管理模塊完成銷售單據處理、客戶往來處理、票據處理及壞賬處理等業務后，生成相應的記賬憑證并傳遞到賬務處理模塊，以便用戶審核登記賒銷往來及其相關賬簿。

（4）固定資產管理模塊生成固定資產增加、減少、盤盈、盤虧、固定資產變動、固定資產評估和折舊分配等業務的記賬憑證，并傳遞到賬務處理模塊，以便用戶審核登記相關的資產賬簿。

（5）工資管理模塊進行工資核算，生成分配工資費用、應交個人所得稅等業務的記賬憑證，并傳遞到賬務處理模塊，以便用戶審核登記應付職工薪酬及相關成本費用賬簿；工資管理模塊為成本管理模塊提供人工費資料。

（6）成本管理模塊中，如果計入生產成本的間接費用和其他費用定義為來源于賬務處理模塊，則成本管理模塊在賬務處理模塊記賬后，從賬務處理模塊中直接取得間接費用和其他費用的數據；如果不使用工資管理、固定資產管理、存貨核算模塊，則成本管理模塊還需要在賬務處理模塊記賬后，自動從賬務處理模塊中取得材料費用、人工費用和折舊費用等數據；成本管理模塊的成本核算完成后，要將結轉制造費用、結轉輔助生產成本、結轉盤點損失和結轉工序產品耗用等記賬憑證數據傳遞到賬務處理模塊。

（7）存貨核算模塊為成本管理模塊提供材料出庫核算的結果；存貨核算模塊將應計入外購入庫成本的運費、裝卸費等采購費用和應計入委托加工入庫成本的加工費傳遞到應付管理模塊。

（8）工資管理模塊為成本管理模塊提供人工費資料，其中屬于成本開支范圍的工資分攤結果由成本管理模塊登記到成本錄入資料中。固定資產管理模塊為成本管理模塊提供固定資產折舊費數據。

（9）報表管理和財務分析模塊可以從各模塊取數編制相關財務報表，進行財務分析；預算管理模塊需要獲得責任中心的相關業務數據；項目管理模塊的所有業務均可以根據實際情況傳遞到賬務處理模塊，并生成相應的會計記錄，這些會計記錄包括項目成本、費用、收入等。

（10）預算管理模塊編制的預算經審核批準后，生成各種預算申請單，再傳遞給賬務處理模塊、應收管理模塊、應付管理模塊、固定資產管理模塊、工資管理模塊，進行責任控制。

（11）項目管理模塊中發生和項目業務相關的收款業務時，可以在應收發票、收款單或者退款單上輸入相應的信息，并生成相應的業務憑證傳遞至賬務處理模塊；發生和項目相關采購活動時，其信息也可以在采購申請單、采購訂單、應付模塊的采購發票上記錄；在固定資產管理模塊引入項目數據可以更詳細地歸集固定資產建設和管理的數據；項目的領料和項目的退料活動等數據可以在存貨核算模塊進行處理，并生成相應憑證傳遞到賬務處理模塊。

此外，各功能模塊都可以從賬務處理模塊獲得相關的賬簿信息；存貨核算、工資管理、固定資產管理、項目管理等模塊均可以從成本管理模塊獲得有關的成本數據。