第九節　起草接待方案需要注意的幾個問題

一、政策性

（1）符合中央精神和政策規定，講究政治規矩。禮賓、禮節、禮儀安排符合中央規定，要將政治意識、政治規矩貫穿于接待任務的全過程，在政治中把握接待，在接待中體現政治，防范和規避政治風險，確保公務接待任務的政治安全和生活安全。

（2）堅持有利公務、務實節儉、嚴格標準、簡化禮儀、高效透明、尊重少數民族風俗習慣的原則，加強接待工作方案的審核把關。

二、權威性 （指導性）

方案一經批準，就具有了行政剛性約束力和執行力，通常情況下任何單位和個人，均無權改變方案內容 （包括行程）。如要變更方案內容，則應按程序辦理。按程序辦理就是不越級、不越位上報和擅自溝通。對于批準后的接待方案不能搞 “選擇性執行”，更不能打折扣、搞變通、“塞私貨”。

三、可操作性

（1）符合任務主題要求 （考察的項目具有代表性、可推廣、可示范、可復制、要管用）。

（2）符合當地實際情況，要 “接地氣”。

（3）要素齊全，即涉及本次接待任務的要素要齊全。并對主要要素進行專項安排。如迎送、陪同、會見、座談、陪餐、住宿、就餐、乘車、場地安排等。每個要素都有工作準備 （項目準備）、工作流程、工作內容、禮賓安排、工作要求和工作分工。要做到方案內容 “零疏漏”、工作銜接 “零縫隙”、接待安排 “零失誤”、工作聯系 “零盲區”。

四、預見性

把握公務接待工作的規律和特點，正確認識接待工作 “變與不變”的辯證關系。不變是相對的，變是絕對的；計劃是相對的，調整計劃是絕對的。既要以變應變，也要以不變應萬變。堅持原則不教條，靈活應變不違規。在制定和落實接待方案中，能夠根據來賓臨時提出的新要求 （或者臨時改變行程）和新情況，科學安排，及時調整活動內容，實現來賓的工作意圖和工作要求。堅持問題導向，對可能出現的一些情況能夠提前預判并做出預案 （要準備兩套甚至多套接待預案）。對來賓關心什么、了解什么、希望什么、期待什么，要有思想準備，做到心中有數。尤其是對一些新的考察主題要提前謀劃，早做準備。要充分考慮天時、地利、時間、環境、道路、氣候、電力、交通、人員、項目、內容等因素，以變應變，以不變應萬變，做好危機處理。“一切盡在掌握之中”，提高控制力。為此，平時應做好以下幾項基礎性工作。

（1）建立全市賓館、酒店、風味小吃數據庫；

（2）建立全市 （分主題、分行業、分系統、分區域）公務考察點資料庫 （包括考察路線、項目近況、企業現狀、社區現狀等資料，定期更新、發掘補充）；

（3）建立全市、全省乃至全國的接待資源信息庫；

（4）建立區域性公務接待聯絡員制度。

做好上述工作，以備應急。需要時，可隨時調出篩選，以便領導及時做出決策，有效提升公務接待工作質量和效率。

五、規范性

（一）結構設計規范

接待方案已經形成了基本固定的格式：

一是以時間為序，縱向展開 （稱為遞進結構或縱向結構）。

二是以任務分工為序，橫向安排 （也稱為并列結構或橫向結構）。

這兩種結構經常交替穿插使用，可做到安排緊湊、銜接得當、層次分明、段落有序。

另外，還有一種是以不同顏色區分不同的任務板塊。

（二）語言表述規范

用語莊重準確，嚴謹精練。接待方案屬于工作部署，通常使用祈使句較多，即要做什么、怎么做等。如果是匯報工作，陳述句就多。接待方案不使用感嘆句、疑問句，通常也不使用修辭手法 （如擬人、比喻、夾敘夾議、用典、對比、抒情等）。接待方案不是講稿，不需要感染力、號召力，但需要執行力。

（三）書面規范

接待方案由定稿轉化為正式文本的過程，稱為印制。印制出來的接待方案 （手冊）是最后文本，代表本級黨委政府 （或單位、部門）和主要領導同志的政策水平、接待理念、工作思路和集體意志，必須保證質量。

（1）文面整潔、美觀，每一段末尾一般不使用標點，而采用標題式結尾。

（2）內容準確，無錯別字。校對內容包括數字、頁碼、日期、時間、姓名、職務、性別、民族、單位、落款等；校對要以原稿為準，除明顯錯別字外，不隨意改動。校對一般要做 “一校一讀”，即兩人先對照原稿唱校一次，再一人細看一遍。對于重要方案，要堅持 “兩校一讀”和“兩校兩讀”。印出大樣、確認無誤后，方可付印。

（3）專人起草，負責到底。

（四）禮賓程序規范

重要的公務活動禮儀，一般要設計禮賓程序，如迎賓程序、送賓程序、會見程序、會談程序、座談程序、簽約程序、陪餐程序 （禮賓次序、席位安排）等。

為客人提供的接待手冊要用標準格式打印裝訂，外形美觀，便于查閱和攜帶。重大接待任務工作人員使用的接待手冊要方便聯系和使用，分解的職責、任務和要求要清晰、具體，責任到人。

六、針對性

針對性主要表現在兩個方面。

其一，方案工作安排符合來賓考察意圖和工作要求，有利于當地黨委政府做出重大決策部署。有針對性地推薦和選擇考察點，做到項目選擇、路線設計、現場組織、座談交流、工作匯報、看望、合影等環節都要有針對性，防止 “點”不對題、偏離考察主體或者考察點已過時的情況發生。

其二，方案生活安排符合來賓生活習慣。不同的任務有不同的工作要求和生活要求，即便是相同的任務主題，由于人員結構的不同，在安排時也要有所區別，體現人文關懷，根據來賓的個性化需求，提供個性化定制服務。所謂個性化定制服務，就是在接待服務中對待來賓要既有共性原則，又有個性服務，既有所同，又有所不同。相同的是工作規范、質量標準，不同的是量身定制、因人而異、因時而異、細節區別、差異化服務，在共性服務中體現個性。如有的來賓不喜歡軟床墊、軟枕頭，有的來賓患有 “三高一低”的疾病，有的南方來賓不適應北方干燥氣候等，這些情況都可以提供個性化的定制服務或者專屬特殊服務。尤其是涉及民族習慣、宗教信仰、宗教活動時，更應注意接待服務的針對性和特殊性，必要時要請教有關方面的專業人士。

要心存敬畏，做到精準接待，不能有 “大概”“差不多”“基本上”“也許是”“可能是”“在路上”“快到了”等模糊的或模棱兩可的詞語，以及大而化之和想當然的態度。要 “原汁原味”，不能 “添油加醋”、主觀臆斷。主觀臆斷對于接待工作是大忌。要避免粗枝大葉，重視細枝末節，于細微之處見精神，在細節之間顯水平，將細節管理貫穿于接待任務的全過程。接待工作無小事，接待工作出不起事，不出差錯是最低要求，也是最高標準。重要接待任務要求萬無一失，一旦出了問題，就很可能 “一失萬無”。所以，有些失誤不是工作質量 “好”與 “差”的問題，而是工作結果 “成”與 “敗”的問題。沒出差錯，再大的事都是小事；一旦出了差錯，再小的事都是大事。

差錯往往是在人們意想不到的情況下發生的，而意想不到的情況在接待工作中隨時都有可能出現。例如，職務、性別、民族、單位、時間、地點、行李、席位等接待要素，都要準確無誤。另外，對于首長或來賓交辦的事宜，要做到事事記準確，件件有著落，次次有回音。細節決定成敗，關鍵在于落實。接待工作無小事，既是工作要求、工作態度，又是優良傳統和工作作風。服務質量是接待工作的生命，粗糙的服務是接待工作之大忌。

七、保密性

（1）嚴格控制發放范圍。

（2）嚴格控制印刷份數。

（3）嚴格執行用后收繳 （按規定做好登記、簽收、傳遞、回收處理工作，在涉密接待方案印制過程中，不允許無關人員接觸，接待手冊的發放由專人負責，不準代簽代領）。

（4）涉密電腦，嚴禁與外網 （國際互聯網）相連。

（5）嚴格涉密U盤的管理和保存。

（6）嚴禁用微信、QQ傳遞涉密信息和方案資料（非涉密接待活動也應謹慎使用）。

必須使用移動電話時，一律以代號稱呼，并不得涉及核心內容。

（7）嚴格內部資料、內部信息管理。

另外，重要領導同志的出行日程、方案、駐地、飲食習慣、身體狀況、個人愛好等均屬于機密或秘密范圍。

綜上所述，一套科學的公務接待方案，不僅體現出制定者對公務接待方針政策的理解和把握，也反映出當地主要領導同志工作思路、工作方法、政策把握、接待藝術等方面的睿智。接待方案制定與寫作的總體要求，可以概括為以時間節點為主線，以任務內容為主體，以接待流程為保障，以相關資料為支撐，體現領導意圖，滿足來賓要求，符合任務主題，操作具體可行。做到結構完整，要素齊全，準確無誤，安排科學，簡明扼要，行文規范。只有這樣，接待方案才能更好地發揮接待任務行動指南的作用。

隨著科學技術的發展，“大數據”“云計算”“智能制造”“互聯網＋”等也開始應用于黨政機關公務接待工作，有些接待部門已經著手接待工作 “云平臺”開發和建設 （也就是通過信息網絡平臺，將接待工作的各個環節、各個要素設置為統一、互聯的電子模塊，如機構職能模塊、制度規定模塊、業務流程模塊、禮賓接待模塊、車輛管理模塊、考察項目模塊、賓館酒店模塊、會議場館模塊、機場車站模塊等，使之標準化、程序化、信息化、智能化、網絡化）。建成后的 “云平臺”，接待人員只需要將接待要素輸入系統，即可自動生成標準的接待方案，并可對方案進行實時修改、審批、查閱、跟蹤、歸檔等多種功能操作，其必將在促進公務接待能力提升、服務提質、辦事提速、工作提效等方面發揮更大的作用。