1.1 好的PPT是怎樣的

現在，不管是學生、白領人士還是公司老板，都少不了使用PPT。隨著PPT越來越流行，職場人員能夠制作出讓人眼前一亮的高質量PPT，可在職場中大放異彩。那么，好的PPT應該怎么做？有沒有什么方法可依呢？下面將一一進行解答。

1.1.1 真正認識PPT

做PPT一直是職場中一項極其重要的技能。無論是項目報告、商業策劃、產品介紹還是梳理流程，大多數都需要運用到PPT。既然PPT在學習與工作中使用的場景如此之多，PPT的重要性就不言而喻了。下面將從兩個方面帶領大家真正認識PPT。

1．PPT不是Word的翻版

我們可能經常會聽到這樣的言論：“PPT很簡單，就是把Word里面的文字進行復制、粘貼。”這其實是對PPT的一種錯誤的認識。如果直接對文字進行復制、粘貼操作就能達到演示的效果，那么PPT就沒有存在的必要了。

PPT的本質在于可視化，就是要把原來看不見、摸不著、晦澀難懂的抽象文字轉換為由圖片、圖表、動畫等所構成的生動場景，以求通俗易懂、栩栩如生。圖1-1所示為對同一文檔利用Word和PPT分別進行展示的對比效果，顯而易見，相對于密密麻麻的文字，一目了然的PPT更利于觀看。

將文字進行可視化表達的意義主要體現在以下3個方面。

● 便于理解：文字是相對抽象的，讀者在閱讀時需要將其轉換成自己的語言，并上下聯想，從而尋找其中的邏輯關系。但如果是看電影，而不是閱讀文字，那么整個體驗過程就輕松多了，只需要跟著故事的發展順理成章地享受情節就行。而PPT在這方面就能夠把文字變得像電影一般生動。

● 放松身心：PPT生動的動畫展示、豐富的圖形對象、方便的放映方法，不僅能讓演講者或放映者自如操作，更能讓觀眾在輕松的環境下欣賞和閱讀PPT內容，在歡欣愉悅的過程中獲取有價值的信息。

● 容易記憶：形象化后的PPT，可以讓觀眾輕松記住其中的圖形、邏輯或結論，甚至一段時間后，人們仍然能夠記憶猶新。圖1-2所示為形象化PPT前后的對比效果。左圖的PPT，人們或許只能記得是一大段文字，而右圖的PPT卻能讓人們記住一些相關結論，如該集團擁有子公司4個、員工3000余人等。

2．PPT的分類

PPT主要應用于公司的公共場合或進行工作匯報時。使用PPT時，不同場合所使用的PPT類型也會有所不同。按照不同的分類標準，PPT可以分為多種不同的類型，如圖1-3所示。

● 商業演示型PPT：商業演示型PPT主要用于產品推廣，它能將一些產品的特點、優勢、銷售方式等內容用形象具體的形式表現出來。該類型的PPT側重于演講，PPT更多地是起到輔助作用，因此，需要頁面簡潔，只保留關鍵點，最好不要出現過多的理論或概念性的文字，絕大部分內容都由演講人進行闡述。這種PPT應圖片多一些，文字少一些，如圖1-4所示。

● 頁面閱讀型PPT：頁面閱讀型PPT應該信息框架清晰，頁面內容豐富，保證閱讀者能充分理解，如圖1-5所示。因此，頁面閱讀型PPT的文字內容會多一些，圖片、圖表或動畫等內容都是為文字服務的，只起輔助閱讀的作用。

● 全圖型PPT：相信很多觀眾都曾看過這樣的PPT，即一頁PPT的背景都是由圖片所構成的，上面只有簡單的幾句話，簡練而又不失美觀。以這種風格設計的PPT就稱為全圖型PPT，如圖1-6所示。該類型PPT的特點非常鮮明，它的背景由一幅偌大的圖片構成，并配有少量的文字進行說明，有時甚至不配文字。

● 半圖型PPT：有時受限于圖片尺寸或質量問題而無法制作全圖型PPT，則可以考慮設計成半圖型PPT。這類PPT不僅能充分利用素材，也能讓版面顯得更有層次，還能夠提升幻燈片的視覺效果，如圖1-7所示。

1.1.2 為什么你做不好PPT

為什么做不好PPT？在討論這一問題之前，還是先搞清楚問題究竟出在哪里？很多人會覺得做不好PPT的原因在于沒有精美的模板，缺少基本的制作技巧，不會排版，不會使用動畫。難道這些都是做不好PPT的真正原因嗎？

答案是否定的。事實上，影響PPT質量好壞的主要因素有兩個：第一，PPT的內容；第二，PPT的設計。

1．PPT的內容

PPT美觀是基礎，提供有價值的內容才是讓PPT成為職場有利武器的關鍵。只有這樣的PPT，才能刺激觀眾產生就內容進行溝通的欲望，從而讓觀眾有效記住PPT所要傳遞的信息。圖1-8左圖的PPT結構簡約，通過配圖和寥寥幾字就讓人了解了團隊各成員的基本情況；相比之下，右圖的PTT中大量文字只能讓人感到枯燥和乏味，甚至可能不清楚團隊情況。

2．PPT的設計

設計，即視覺表達上是否有美感。PPT是否美觀，可以從字體、配色、圖表、形狀/圖標、動畫等方面進行判斷。

● 字體：字體對PPT的風格有直接影響，不同字體會產生不同的效果。比如草書代表古典、優雅，宋體代表嚴謹、正式等。選對字體，PPT質量就會有質的飛躍。

● 配色：配色是設計PPT時很難把握的元素，特別對于沒有受過專業培訓的人而言更是如此。但色彩在PPT中的地位舉足輕重，好的配色能給人以喜悅、高興、震撼、沉重、嚴肅等各種感覺，不好的配色則可能直接毀掉整個PPT。

● 圖表：圖表是一種將枯燥數據變為生動信息的有利工具。在PPT中高效地使用圖表，就能夠讓閱讀者輕松接收圖表反映出來的信息。

● 形狀/圖標：各種幾何類基礎形狀，或者由形狀組合或編輯得到的圖標，都是提升PPT質量的幫手。它們不僅能起到豐富版面的作用，還能直接強化內容、吸引注意力等。圖1-8所示的左側PPT中幾個彩色圖標和下方線條的運用，沒有它們，PPT的內容并不會缺失，但有了它們，PPT就變得非常有吸引力了。

● 動畫：PPT最具特色的功能就是動畫，它能讓各類靜態元素以動態方式展示，是PPT最精彩的地方之一。但在使用動畫時也有許多需要注意的地方，而這些影響PPT設計的對象，本書將在后面章節一一介紹，這里就不過多講解了。

1.1.3 如何才能做好PPT

要想做出高質量的PPT，首先要提升自己的美感，即對美有一定的認識和見解，然后提升邏輯，邏輯體現的是個人對業務的把控能力和對某些事物的洞察力，這不是一朝一夕就能達成的，需要長時間的摸索和培訓。那么，如何才能提升PPT的制作能力呢？可以從以下3個方面著手。

● 模仿：很多人第一次做的PPT很簡陋，并不美觀，于是就萌生了“還是找別人的模板來套用吧，總比自己做的要好看”這樣的想法。實際上，網上那些高質量的PPT作品，絕大部分并非原創作品，大多是精心模仿別人的風格和設計，再植入自己的內容，一點一滴改造而成的。因此，在自己沒有足夠能力的前提下，模仿別人的作品比自己創新更好。模仿多了，慢慢就會產生自己做PPT的靈感了。

● 創新：在大量模仿及借鑒別人的優秀作品后，自己就會慢慢積累起各種寶貴的經驗，并能熟練掌握幻燈片中的設計技巧。哪怕是僅僅增加一條線，也能產生新的視覺效果，如圖1-9所示。

● 創意：圖1-10所示為全圖型的PPT，右圖的PPT借鑒了左圖的版式，但同時更改了文字的字體樣式和布局，采用更適合當前圖片的顯示方式，從而創造出一個新的作品。所謂創意，就是在不斷累積的靈感基礎上將別人的東西轉換為自己的經驗和技能，從無到有設計出屬于自己的PPT。

1.1.4 新手制作PPT常見錯誤

PPT最主要的功能就是為了更好地表達我們的觀點。我們不要僅僅為了好看而使用各種花式的背景。這是新手制作PPT時最常犯的錯誤之一。下面將制作PPT的常見錯誤總結如下，大家應當引以為戒。

● 把PPT當Word：有時為了節約時間，設計者直接把Word的內容復制到PPT上，沒有提煉，使得整張幻燈片上都是密密麻麻的文字，基本上與直接在Word中閱讀沒有區別。

● 前景和背景顏色相似：沒有注意投影和計算機顯示的差異，幻燈片中很多文字的顏色和背景色用了近似色，導致幻燈片內容不清晰。

● 圖表堆砌：在幻燈片的每個頁面上都堆積了大量圖表，卻沒有說明這些數據反映了什么趨勢，內容過于繁雜。

● 風格不一：看到別人的公司主題模板很漂亮，借用時沒有考慮和自己公司的Logo風格統一。

● 借鑒不當：雖然是模仿及借鑒他人的PPT，但由于環境不同，得到的效果完全達不到預期。比如制作慶典活動的PPT，若借鑒的是低調嚴肅的色彩搭配，那么自然無法展現喜慶的氣氛。

● 五顏六色：覺得自己的PPT顏色太單調而加入大量顏色，導致設計出的每個頁面都花花綠綠的，讓觀眾失去繼續聽講的興趣。

● 濫用模板：看到自己喜歡的模板，想用到PPT里，卻沒有考慮是否和自己的PPT主題相符。

● 低劣圖片：想給PPT配圖來增加活力，卻沒找到合適的圖，導致低劣的圖片降低了PPT的檔次。

● 濫用美圖：濫用個人非常喜歡的美圖，卻沒有考慮是否和PPT主題呼應，讓觀眾注意力分散。

● 排版混亂：沒有注意整個PPT的字體大小、段落排版、項目編號的統一，甚至故意求異為美。

● 濫用特效：剛學會一些特效制作，總想用到PPT中，結果反而沖淡了主題。