會議溝通的四種主要類型

企業會議可劃分成不同類型。不同類型的會議，在前期準備上是存在區別的，但無論是什么類型的會議，要想提高組織效率，體現會議價值，無疑都要做好準備工作。在這里，對如下四種會議類型進行分析：

◆正式的大型會議

在企業正式的大型會議中，具有代表性的有：董事會重大會議、股東大會、企業高層會議、公司年度等。一般情況下，這類會議都十分注重會前的準備工作，這樣才能在企業重要人物面前呈現自己的最佳狀態。但事實情況是，就算是正式的大型會議，其前期準備也會存在不足之處。并非所有大型會議都如人們想象中那樣，是經過周全的準備才召開的。

◆日常會議

在企業的日常會議中，具有代表性的有：每隔一段時間召開的董事會、經理層會議、事業部會議等等。如果公司本身精于管理，日常會議則會在準備良好的前提下召開，不過，很多企業仍需在原有基礎上進一步提高日常會議的效率。舉例來說，日常會議包含過多議程的情況時有發生。很多情況下，與會者會在日常會議中探索企業現階段的運營情況，還會就今后的發展方向提出各自的見解。

但企業應該避免將不同的問題混為一談，而是要根據自身發展需求進行有效衡量。另外，要針對問題的類型及其重要性，為其分配適當的討論時間。為了避免企業陷入傳統思維的困局，管理層應該重視創新，在時間分配上，可以預先規定，將創新作為管理層會議的核心議題，定期圍繞該議題展開討論，制定會議決策。

◆工作小組、跨部門團隊等會議

與其他會議相比，工作小組、跨部門團隊會議的價值更大一些，但前期準備顯得有些不足。通常，項目經理或小組領導會擔任會議主持，負責進行會議準備。但是，由于缺乏專業的會議管理經驗，也未經歷系統化培訓，他們負責組織的會議并不具備高效特征。

◆臨時性的小型會議及討論

對一個企業而言，組織臨時性小型會議或討論的頻率要高于其他會議類型，但這類會議通常缺乏足夠的準備。會議期間，與會者依靠現場發揮展開討論，但正是因為如此，會議效率才難以提高。作為企業管理者，不能放任其他人在問題出現時匆忙與自己展開討論，也不能在未做準備的情況下進行決策。

誠然，企業管理者讓員工隨意出入自己的辦公室能夠在公司內部營造開放式氛圍，也能拉近管理者與員工之間的距離，但是，過度放縱只能導致會議準備不足，影響整體效率。有些小型會議及討論無需通過書面文件傳遞信息，但管理者需要通過詢問員工來了解一些必要信息。例如，管理者可以在與員工溝通過程中了解對方是否有交流需求，具體內容如何，通過交流想要達到的效果，預期的價值，如果要組織會議，會議召開的大體時間，自己需要準備的資料等等。如此一來，管理者便能夠對員工的談話目的、需求等進行把握，并針對其問題，給出有效的應對方案，避免浪費時間。

在詢問結束之后，管理者需要提醒員工進行會議的前期準備，與此同時，要讓員工做好會議成果的預期，從而保證會議的高效進行。

很多企業中都存在這樣的現象：管理者認為自己在員工身上投入了很長時間，但員工卻認為自己的上司無暇顧及他們。事實上，這個問題沒有明顯的對錯之分，因為企業管理者的時間是有限的，他們需要處理各種各樣的事情。付出的時間多少與問題是否解決之間沒有直接的聯系，只要提高時間利用率，就能在不同事務之間做好協調。對企業會議來說，前期準備是必不可少的。

企業管理者需要清楚地意識到，作為管理者，他們通常不會拿出太多的時間與下屬開會，一般來說，管理者只會與下屬就某個問題進行商討，所用時間大概在10分到30分鐘左右，商討結束，則會立即投入自己的工作。

但是，如果會議并非以問題解決為中心，而是就人員相關問題展開討論，則會議時間不得低于一小時，實際上，這種會議通常會持續兩個小時的時間，也可能超過兩個小時。管理者需要認真對待此類會議，不能吝惜自己的時間，而應該在會議中發表自己的見解，與其他參會者展開高效的交流與互動。

某些情況下，當管理者意識到自己的下屬想和自己討論問題時，會主動詢問對方談話的具體內容，對方沒有直接表達自己的想法，卻委婉地表示，自己想和管理者進行面對面的溝通。在這種情況下，管理者應該明白對方的請求，并根據自己的時間安排，在方便的時候與下屬進行直接的溝通，而不是在會議期間摻雜與這個人的討論，以免對方因外界因素的影響，無法表達自己的真實想法。

有時候，企業在運營過程中也會突發危機事件，管理者需要與相關負責人立即進行溝通，改變自己原有的工作安排。不過，危機情況畢竟發生的概率畢竟較低。

從根本上來說，無論是在企業中，還是在自己的生活中，都要認真對待并處理好與他人之間的關系。為此，人們都要付出必要的時間與精力，不能操之過急。