2.1 基本操作

Excel的基本操作主要包括Excel的基本操作對象、創(chuàng)建工作表、編輯工作表和修飾工作表等內(nèi)容，下面分別進(jìn)行介紹。

2.1.1 Excel的操作對象

Excel的基本操作對象包括單元格、工作表、工作簿和工作范圍，下面分別對其進(jìn)行介紹。

1．單元格

單元格可以說是工作簿的基本對象的核心，也是組成Excel工作簿的最小單位，如圖2-1所示，圖中的白色長方格就是單元格。單元格可以記錄字符或者數(shù)據(jù)。在Excel的操作中，一個(gè)單元格內(nèi)記錄信息的長短并不重要，關(guān)鍵是以單元格作為整體進(jìn)行操作。實(shí)際上，單元格的長度、寬度及單元格內(nèi)字符串的類型是可以根據(jù)需要進(jìn)行改變的。

單元格可以通過位置標(biāo)識(shí)，每一個(gè)單元格均有對應(yīng)的列號(hào)（列標(biāo)）和行號(hào)（行標(biāo)）。一般來說，如圖2-1所示，B2、C4、D6等就是相應(yīng)單元格的位置，可以向上找到列號(hào)字母，再向左找到行號(hào)數(shù)字，將它們結(jié)合在一起就可以作為該單元格的標(biāo)識(shí)。

2．工作表

使用工作表可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行組織和分析，可以同時(shí)在多張工作表上輸入并編輯數(shù)據(jù)，并且可以對來自不同工作表的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總計(jì)算。在創(chuàng)建圖表之后，既可以將其置于源數(shù)據(jù)所在的工作表上，也可以放置在單獨(dú)的圖表工作表上。如圖2-2所示，工作表由單元格組成，縱向?yàn)榱校謩e以字母命名（A, B, C…）；橫向?yàn)樾校謩e以數(shù)字命名（1,2, 3…）。

工作表的名稱顯示于工作簿窗口底部的工作表標(biāo)簽上。要從一個(gè)工作表切換到另一工作表進(jìn)行編輯，可以單擊“工作表”標(biāo)簽。活動(dòng)工作表的名稱以下劃線顯示。可以在同一工作簿內(nèi)或兩個(gè)工作簿之間對工作表進(jìn)行改名、添加、刪除、移動(dòng)或復(fù)制等操作。

如圖2-2所示的工作表，當(dāng)前的名字為Sheet2。每張工作表均有一個(gè)標(biāo)簽與之對應(yīng)，標(biāo)簽上的內(nèi)容就是工作表的名稱。一張工作表最多可以有65536行、256列數(shù)據(jù)。將鼠標(biāo)移到工作表中的某一單元格上單擊，該單元格的邊框?qū)⒆優(yōu)榇趾诰€，表示該單元格已被選中。在圖2-2中，選中的單元格是C7，即C列第7行。在工作表中選中單元格后，即可輸入字符串、數(shù)字、公式和圖表等信息。

3．工作簿

Excel工作簿是計(jì)算和儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的文件，每一個(gè)工作簿都可以包含多張工作表，因此，可在單個(gè)文件中管理各種類型的相關(guān)信息。如圖2-2所示的工作簿就有3個(gè)工作表，分別是Sheetl、Sheet2和Sheet3，當(dāng)前的工作表是Sheet2。

在工作簿中，要切換到相應(yīng)的工作表，只需單擊工作表標(biāo)簽，相應(yīng)的工作表就會(huì)成為當(dāng)前工作表，而其他工作表就被隱藏起來。如果想要在屏幕上同時(shí)看到一個(gè)工作簿的多個(gè)工作表（比如Sheetl和Sheet2），只需打開該工作簿并且顯示其中的一個(gè)工作表Sheetl，然后執(zhí)行以下操作步驟：

（1）選擇“窗口”|“新建窗口”命令。

（2）單擊新建窗口中的Sheet2。

（3）然后選擇“窗口”|“重排窗口”命令。

（4）系統(tǒng)將打開“重排窗口”對話框，選擇“水平平鋪”選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕。

這樣就可以同時(shí)看到工作簿Book2的Sheetl和Sheet2工作表，如圖2-3所示。

在Excel中，用戶可以根據(jù)需要決定一個(gè)工作簿包含多少工作表，具體操作步驟如下：

（1）選擇“工具”|“選項(xiàng)”命令。

（2）打開“選項(xiàng)”對話框，切換到“常規(guī)”選項(xiàng)卡，如圖2-4所示。

（3）修改“新工作簿內(nèi)的工作表數(shù)”文本框中的數(shù)字，然后單擊“確定”按鈕。

注意：

設(shè)置了工作簿中的工作表數(shù)目后，以后新建的工作簿就將采用新的工作表數(shù)目，當(dāng)前工作簿的工作表數(shù)并不改變，而且，實(shí)際上一個(gè)工作簿中的工作表可以任意增加和刪減，上述方法只是用來設(shè)置新建工作簿中的工作表數(shù)目。

4．選取工作范圍

Excel中的范圍是指一組選定的單元格，它們可以是連續(xù)的，也可以是離散的，如圖2-5所示。如果選定一個(gè)范圍后再進(jìn)行操作，則這些操作將作用于該范圍內(nèi)的所有單元格。例如，可以對一個(gè)范圍內(nèi)的單元格同時(shí)設(shè)置大小、邊框和注釋。當(dāng)然，范圍由用戶選定，它可以是一個(gè)單元格，也可以是許多單元格，甚至是整個(gè)工作表和整個(gè)工作簿。

工作范圍是一個(gè)單元格的操作很簡單，只要單擊該單元格就可以選中這個(gè)工作范圍。但是，工作范圍一般都是選中若干個(gè)單元格，這又分為以下幾種情況。

如果要選中工作表中的一片連續(xù)區(qū)域，可以在要選區(qū)域一角的單元格上單擊并按住鼠標(biāo)左鍵，然后拖動(dòng)鼠標(biāo)，這時(shí)屏幕上會(huì)出現(xiàn)一片黑色區(qū)域，當(dāng)這片黑色區(qū)域剛好覆蓋要選中的區(qū)域時(shí)，釋放鼠標(biāo)左鍵，此區(qū)域就被選中為工作范圍。

如果要選擇幾片不相連的區(qū)域或單元格，可以按住Ctrl鍵，再選擇單個(gè)或多個(gè)單元格即可選定所需的工作范圍。

如果要選中一行或一列，可以單擊列號(hào)區(qū)的字母或者行號(hào)區(qū)的數(shù)字，則該列或者該行就被選中為工作范圍。

如果單擊行號(hào)區(qū)和列號(hào)區(qū)的交界處，即選中左上角的單元格。

2.1.2 創(chuàng)建工作表

本節(jié)主要通過輸入文字、數(shù)字等數(shù)據(jù)建立若干張表格，然后通過運(yùn)用公式，使表格具有自動(dòng)計(jì)算功能，最后介紹如何快速輸入及填充有規(guī)律的數(shù)據(jù)，提高創(chuàng)建工作表的速度。

1．命名和保存工作表

啟動(dòng)Excel后，首先為文件命名，這里將文件命名為“成績表”。為新文件命名的步驟如下：

（1）單擊“常用”工具欄中的“保存”按鈕或者選擇“文件”|“保存”命令，如圖2-6所示，打開“另存為”對話框，如圖2-7所示。

（2）在“文件名”文本框中輸入“成績表”。

（3）單擊“保存”按鈕完成操作。

這樣即可將新文件命名為“成績表”。由于采用了默認(rèn)工作路徑，所以，這個(gè)工作表被存放在Office所在驅(qū)動(dòng)器的My Documents目錄下，用戶也可以根據(jù)需要選擇工作路徑。

在圖2-7的“保存類型”下拉列表框中可以改變文件的格式，這樣可以在其他程序中使用Excel制作的電子表格。

選擇“文件”|“保存”命令或單擊工具欄中的“保存”按鈕，可以使用原有的文件名保存當(dāng)前已被修改過的文件，單擊“文件”|“另存為”命令可以用不同的文件名來保存當(dāng)前文件，但原有文件不會(huì)被修改。用“另存為”命令的方式保存文件時(shí)需要用戶指定新文件名，具體方法如圖2-7所示。

當(dāng)工作告一段落或者需要進(jìn)行其他工作時(shí)，就需要對已經(jīng)完成的工作進(jìn)行保存。保存操作可以將所完成的操作從內(nèi)存中儲(chǔ)存至硬盤上。在實(shí)際使用Excel的過程中，隨時(shí)保存是十分重要的，這樣可以避免數(shù)據(jù)的意外丟失。

使用以下設(shè)置還可以實(shí)現(xiàn)對文件的自動(dòng)定時(shí)保護(hù)。

選擇“工具”|“選項(xiàng)”命令，在打開的“選項(xiàng)”對話框中單擊“保存”標(biāo)簽，然后設(shè)置保存自動(dòng)恢復(fù)信息的時(shí)間間隔，如圖2-8所示，一般系統(tǒng)默認(rèn)的時(shí)間間隔為10分鐘。

2．?dāng)?shù)據(jù)的輸入

要?jiǎng)?chuàng)建工作表，就必須在單元格中輸入數(shù)據(jù)。當(dāng)啟動(dòng)所需的輸入法并選中目標(biāo)單元格后，即可開始輸入數(shù)據(jù)。在工作表的單元格中，可以使用兩種基本數(shù)據(jù)格式：常數(shù)和公式。常數(shù)是指文字、數(shù)字、日期和時(shí)間等數(shù)據(jù)；而公式則是指包含等號(hào)“=”的函數(shù)、宏命令等。

在向單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，需要掌握以下3種基本輸入方法。

單擊目標(biāo)單元格，然后直接輸入。

雙擊目標(biāo)單元格，單元格中會(huì)出現(xiàn)插入光標(biāo)，將光標(biāo)移到所需的位置后，即可輸入數(shù)據(jù)（這種方法多用于修改單元格中的數(shù)據(jù)）。

單擊目標(biāo)單元格，再單擊編輯欄，然后在編輯欄中編輯或修改數(shù)據(jù)。

（1）輸入文本

文本包括漢字、英文字母、特殊符號(hào)、數(shù)字、空格以及其他能夠從鍵盤輸入的符號(hào)。在Excel中，一個(gè)單元格內(nèi)最多可容納32767個(gè)字符，編輯欄可以顯示全部的字符，而單元格內(nèi)最多只可以顯示1024個(gè)字符。

在向單元格中輸入文本時(shí)，如果相鄰單元格中沒有數(shù)據(jù)，那么Excel允許長文本覆蓋其右邊相鄰的單元格中；如果相鄰單元格中有數(shù)據(jù)，則當(dāng)前單元格只顯示該文本的開頭部分。要想查看并編輯單元格中的所有內(nèi)容，可以單擊該單元格，此時(shí)編輯欄會(huì)將該單元格的內(nèi)容顯示出來，如圖2-9所示。

在輸入文本的過程中，文本會(huì)同時(shí)出現(xiàn)在活動(dòng)單元格和編輯欄中，按BackSpace鍵可以刪除光標(biāo)左邊的字符；如果要取消輸入，可單擊編輯欄中的“取消”按鈕，或按Esc鍵。

在單元格中輸入文本后，如果要激活當(dāng)前單元格右側(cè)相鄰的單元格，可按Tab鍵；如果要激活當(dāng)前單元格下方相鄰的單元格，可按Enter鍵；如果要使當(dāng)前單元格成為活動(dòng)單元格，可單擊編輯欄中的“輸入”按鈕。

默認(rèn)情況下，按Enter鍵后單元格會(huì)向下移動(dòng)。如果要改變按Enter鍵后單元格的移動(dòng)方向，則需要進(jìn)行的具體操作步驟如下：

[1] 選擇“工具”|“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框。

[2] 單擊“編輯”標(biāo)簽，打開“編輯”選項(xiàng)卡，如圖2-10所示。

[3] 選中“按Enter鍵后移動(dòng)”復(fù)選框。

[4] 在“方向”列表框中選擇單元格移動(dòng)的方向（該下拉列表中有“向下”、“向右”、“向上”和“向左”4個(gè)選項(xiàng)）。

（2）輸入數(shù)字

數(shù)字也是一種文本，和輸入其他文本一樣，在工作表中輸入數(shù)字也很簡單。要在一個(gè)單元格中輸入一個(gè)數(shù)字，首先用鼠標(biāo)或鍵盤選定該單元格，然后輸入數(shù)字，最后按Enter鍵。

在Excel中，可作為數(shù)字使用的字符包括：0、1、2、3、4、5、6、7、8、9、-、（　）、.、e、E、, 、/、$、￥、%。

在單元格中輸入數(shù)字時(shí)，有一點(diǎn)與其他文本不同，即單元格中的數(shù)字和其他文本的對齊方式不同。默認(rèn)情況下，單元格中文本的對齊方式為左對齊，而數(shù)字卻是右對齊。如果要改變對齊方式，可在“單元格格式”對話框中進(jìn)行設(shè)置（在后面的章節(jié)中將作介紹）。

在向單元格中輸入某些數(shù)字時(shí)，其格式不同，輸入方法也不相同。下面著重介紹分?jǐn)?shù)和負(fù)數(shù)的輸入方法。

[1] 輸入分?jǐn)?shù)

在工作表中，分式常以斜杠“/”來分界分子和分母，其格式為“分子/分母”，但日期的輸入方法也是以斜杠來分隔年月日，如“2005年6月28日”可以表示為“2005/6/28”，這就有可能造成在輸入分?jǐn)?shù)時(shí)系統(tǒng)會(huì)將分?jǐn)?shù)當(dāng)成日期的錯(cuò)誤。

為了避免發(fā)生這種情況，Excel規(guī)定：在輸入分?jǐn)?shù)時(shí)，須在分?jǐn)?shù)前輸入0作區(qū)別，并且0和分子之間用空格隔開。例如，要輸入分?jǐn)?shù)“2/3”，需輸入“0 2/3”。如果沒有輸入0和一個(gè)空格，Excel會(huì)將該數(shù)據(jù)作為日期處理，認(rèn)為輸入的內(nèi)容是“2月3日”，如圖2-11所示。

[2] 輸入負(fù)數(shù)

在輸入負(fù)數(shù)時(shí)，可以在負(fù)數(shù)前輸入減號(hào)“-”作為標(biāo)識(shí)，也可以將數(shù)字置于括號(hào)“（　）”中。例如，在選定的單元格中輸入“（1）”，再按Enter鍵，即顯示為“-1”。

（3）輸入日期和時(shí)間

日期和時(shí)間實(shí)際上也是一種數(shù)字，只不過有其特定的格式。Excel能夠識(shí)別絕大多數(shù)用普通表示方法輸入的日期和時(shí)間格式。在輸入Excel可以識(shí)別的日期或時(shí)間數(shù)據(jù)之后，該日期或時(shí)間在單元格中的格式將變?yōu)镋xcel某種內(nèi)置的日期或時(shí)間格式。

[1] 輸入日期

用戶可以使用多種格式來輸入一個(gè)日期，可以用斜杠“/”或“-”來分隔日期的年、月和日。傳統(tǒng)的日期表示方法是以兩位數(shù)來表示年份的，如“2001年6月28日”可表示為“01/6/28”或“01-6-28”。當(dāng)在單元格中輸入01/6/28或01-6-28并按Enter鍵后，Excel會(huì)自動(dòng)將其轉(zhuǎn)換為默認(rèn)的日期格式，并將兩位數(shù)表示的年份更改為4位數(shù)的表示年份。

默認(rèn)情況下，當(dāng)用戶輸入以兩位數(shù)字表示的年份時(shí)，會(huì)出現(xiàn)以下兩種情況：

當(dāng)輸入的年份為00～29之間的兩位數(shù)年份時(shí)，Excel將解釋為2000～2029年。例如，如果輸入日期“29/6/28”，則Excel將認(rèn)為日期為“2029年6月28日”。

當(dāng)輸入的年份為30～99之間的兩位數(shù)年份時(shí)，Excel將解釋為1930～1999年。例如，如果輸入日期“30/6/28”，則Excel將認(rèn)為日期為“1930年6月28日”，如圖2-12所示。

提示：

為了盡可能地避免出錯(cuò)，建議用戶在輸入日期時(shí)不要輸入以兩位數(shù)字表示的年份，而要輸入4位數(shù)字表示的年份。

如圖2-12所示的是多種日期顯示格式中的一種。如果要設(shè)置日期的其他顯示格式，則需要進(jìn)行的具體操作步驟如下：

首先，選定目標(biāo)單元格。

其次，選擇“格式”|“單元格”命令，打開“單元格格式”對話框。

然后，切換到“數(shù)字”選項(xiàng)卡，然后選擇“分類”列表框中的“日期”選項(xiàng)，如圖2-13所示。

最后，在“類型”列表框中列出了日期的所有顯示格式，選擇所需的格式，然后單擊“確定”按鈕。

[2] 輸入時(shí)間

在單元格中輸入時(shí)間的方式有兩種：按12小時(shí)制或按24小時(shí)制輸入。二者的輸入方法不同。如果按12小時(shí)制輸入時(shí)間，要在時(shí)間數(shù)字后加一個(gè)空格，然后輸入a（AM）或p（PM），字母“a”表示上午，字母“p”表示下午。例如，“下午4時(shí)30分20秒”的輸入格式為“4:30:20p”。而如果按24小時(shí)制輸入時(shí)間，則只需輸入“16:30:20”即可。如果用戶只輸入時(shí)間數(shù)字，而不輸入“a”或“p”，則Excel將默認(rèn)是上午的時(shí)間。

提示：

在同一單元格中輸入日期和時(shí)間時(shí)，須用空格分隔，否則Excel會(huì)把輸入的日期和時(shí)間當(dāng)作文本。在默認(rèn)狀態(tài)下，日期和時(shí)間在單元格中的對齊方式為右對齊。如果Excel無法識(shí)別輸入的日期和時(shí)間，也會(huì)把它們當(dāng)作文本，并在單元格中顯示為左對齊。此外，要輸入當(dāng)前日期，可使用“Ctrl+; ”快捷鍵；而要輸入當(dāng)前時(shí)間，則使用“Ctrl+Shift+; ”快捷鍵。

（4）輸入公式

公式指的是一個(gè)等式，利用它可以從已有的值計(jì)算出一個(gè)新值。公式中可以包含數(shù)值、算術(shù)運(yùn)算符、單元格引用和內(nèi)置等式（即函數(shù)）等。

Excel最強(qiáng)大的功能之一是計(jì)算。用戶可以在單元格中輸入公式，以便對工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算。只要輸入正確的計(jì)算公式，經(jīng)過簡單的操作步驟后，計(jì)算的結(jié)果將顯示在相應(yīng)的單元格中。如果工作表內(nèi)的數(shù)據(jù)有變動(dòng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將變動(dòng)后的答案計(jì)算出來。

在Excel中，所有的公式都以等號(hào)開始。等號(hào)標(biāo)志著數(shù)學(xué)計(jì)算的開始，它也告訴Excel將其后的等式作為一個(gè)公式來存儲(chǔ)。公式中可以包含工作表中的單元格引用。這樣，單元格中的內(nèi)容即可參與公式中的計(jì)算。單元格引用可與數(shù)值、算術(shù)運(yùn)算符以及函數(shù)一起使用。

要輸入公式，具體操作步驟如下：

[1] 選中要輸入公式的單元格。

[2] 在單元格中輸入一個(gè)等號(hào)“=”。

[3] 輸入公式的內(nèi)容，如“3+5”, “A2+A3”, “Al+5”等。

[4] 按Enter鍵。

（5）輸入符號(hào)和特殊字符

[1] 輸入符號(hào)

如果要輸入鍵盤上沒有的符號(hào)，則需要進(jìn)行的具體操作步驟如下：

首先，選中目標(biāo)單元格。

其次，選擇“插入”|“符號(hào)”命令，打開“符號(hào)”對話框，系統(tǒng)默認(rèn)打開“符號(hào)”選項(xiàng)卡，如圖2-14所示。

再次，在該選項(xiàng)卡的列表框中選擇所需的符號(hào)，然后單擊“插入”按鈕。此時(shí)“取消”按鈕將變?yōu)椤瓣P(guān)閉”按鈕，單擊該按鈕，即可在單元格中輸入所需的符號(hào)。

[2] 輸入特殊字符

如果要輸入鍵盤上沒有的特殊字符，則需要進(jìn)行的具體操作步驟如下：

首先，選中目標(biāo)單元格。

其次，選擇“插入”|“符號(hào)”命令，打開“符號(hào)”對話框，然后切換到“特殊字符”選項(xiàng)卡，如圖2-15所示。

再次，在該選項(xiàng)卡的“字符”列表框中選擇所需的特殊字符，然后單擊“插入”按鈕。此時(shí)“取消”按鈕將變?yōu)椤瓣P(guān)閉”按鈕，單擊該按鈕，即可在單元格中輸入所需的特殊字符。

（6）輸入多行數(shù)據(jù)

如果希望在一個(gè)單元格中輸入兩行數(shù)據(jù)，那么只要同時(shí)按Enter和Alt鍵就可以在第二行輸入了，如圖2-16所示。

選擇“格式”|“單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，單擊“對齊”標(biāo)簽切換到如圖2-17所示的“對齊”選項(xiàng)卡。如果選中“自動(dòng)換行”復(fù)選框，那么Excel會(huì)自動(dòng)將超出單元格寬度的內(nèi)容轉(zhuǎn)到第二行顯示。

3．?dāng)?shù)據(jù)的快速填充

在表格中經(jīng)常要輸入一些有規(guī)律的數(shù)據(jù)，如果按常規(guī)逐個(gè)輸入這些數(shù)據(jù)，則既費(fèi)時(shí)又容易出錯(cuò)。下面介紹如何又快又準(zhǔn)確地輸入這些有規(guī)律的數(shù)據(jù)。

（1）在多個(gè)單元格中輸入相同的數(shù)據(jù)

如果表格中有很多單元格的內(nèi)容是相同的，顯然逐個(gè)單元格重復(fù)輸入是很麻煩的。有沒有1次就可以填充多個(gè)單元格的方法呢？答案是肯定的。其具體操作步驟如下：

首先，選擇需要輸入相同數(shù)據(jù)的多個(gè)單元格，然后輸入數(shù)據(jù)。這時(shí)候，只在活動(dòng)單元格（最后選取的單元格）中顯示輸入的內(nèi)容，如圖2-18所示。

其次，同時(shí)按Ctrl和Enter鍵，在所有選中的單元格中都將出現(xiàn)相同的輸入數(shù)據(jù)。

注意：

一定要同時(shí)按Ctrl和Enter鍵。如果只按Enter鍵，那么只會(huì)在活動(dòng)單元格中輸入數(shù)據(jù)。

（2）自動(dòng)完成輸入功能

如果在單元格中輸入的起始字符與該列已有單元格中的內(nèi)容相符，那么Excel可以自動(dòng)填寫其余的字符，如圖2-19所示。

按Enter鍵可以接受自動(dòng)提供的字符。如果不想采用，繼續(xù)輸入就可以忽略它。按BackSpace鍵可以清除自動(dòng)提供的字符。

自動(dòng)完成功能還有另外一種形式。如圖2-20所示，右擊單元格，然后在彈出的快捷菜單中選擇“從下拉列表中選擇”命令，Excel將列出所在列所有相鄰單元格中的內(nèi)容供用戶選擇。

（3）自動(dòng)填充

如果需要輸入的數(shù)字或文字?jǐn)?shù)據(jù)并不是完全一樣，而是遵循某種規(guī)律，那么該如何處理呢？例如，需要輸入從1～100作為編號(hào)。顯然，逐個(gè)手動(dòng)輸入是很麻煩的。這時(shí)就需要用到Excel的自動(dòng)填充功能在連續(xù)的單元格內(nèi)產(chǎn)生有規(guī)律的序列了。

運(yùn)用Excel的自動(dòng)填充功能先要建立一段有規(guī)律的數(shù)據(jù)，然后選中它們。這段有規(guī)律的數(shù)據(jù)既可以在同一列，也可以在同一行，但是必須在相鄰的單元格中。

例如，假設(shè)建立了從2～4的一個(gè)序列，如圖2-21所示。

單擊按住填充控制點(diǎn)，向下拖動(dòng)到合適的位置后釋放鼠標(biāo)，Excel就會(huì)按照已有數(shù)據(jù)的規(guī)律來填充選中的單元格，如圖2-22所示。

自動(dòng)填充還有另外一種方式。如果用鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)填充控制點(diǎn)，那么將會(huì)彈出如圖2-23中所示的快捷菜單。在這個(gè)快捷菜單中，可以改變填充的方式或指定填充的規(guī)律。各命令含義如下。

“復(fù)制單元格”指用選中的單元格中的內(nèi)容填充到拖動(dòng)范圍內(nèi)其他的單元格中。

“以序列方式填充”指按照選中的單元格中數(shù)據(jù)的規(guī)律進(jìn)行填充。

“僅填充格式”指僅僅填充格式而不會(huì)填充數(shù)據(jù)。

“不帶格式填充”指按照新單元格的格式填充數(shù)據(jù)。

“等差序列”和“等比序列”分別指根據(jù)已有的數(shù)據(jù)按照等差序列或等比序列的規(guī)律填充其他單元格。選擇“序列”命令，將打開“序列”對話框。在該對話框中，可以設(shè)置自動(dòng)填充的規(guī)律。單擊“確定”按鈕即可完成自動(dòng)填充操作。

使用Excel處理日常事務(wù)時(shí)，經(jīng)常需要填充日期序列。Excel提供了十分方便的日期填充功能。首先，在單元格中輸入一個(gè)日期，如“2003-01-15”，然后，用鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)填充控制點(diǎn)，在打開的快捷菜單中選擇日期的填充方式，結(jié)果將用日期填充拖動(dòng)的區(qū)域。如圖2-24所示，一共有4種填充方式：“以天數(shù)填充”指依次填入以輸入日期開始的每一天；“以工作日填充”指跳過周六和周日，只填充工作日；“以月填充”指填充每月中和輸入日期同處在一天的日期；“以年填充”指填充每年中和輸入日期處在同一月、同一天的日期（即僅改變年份）。

（4）用戶自定義填充序列

Excel本身提供了11種預(yù)定義的序列，除此之外，還允許用戶根據(jù)實(shí)際需要自定義序列，如圖2-25所示。自定義序列的具體操作步驟如下：

[1] 選擇“工具”|“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框。

[2] 在“選項(xiàng)”對話框中打開“自定義序列”選項(xiàng)卡，如圖2-25所示。

[3] 單擊“輸入序列”文本框，使文本框中出現(xiàn)閃爍的豎線“|”光標(biāo)。

[4] 輸入新序列，序列內(nèi)容之間按Enter鍵隔開，如輸入“中，法，美”。

[5] 單擊“添加”按鈕，此時(shí)自定義序列下方出現(xiàn)新建序列內(nèi)容。

[6] 單擊“確定”按鈕完成自定義序列的設(shè)置，并返回工作界面。

此時(shí)，單擊工作表中的某一單元格，輸入“中國”，然后向右拖動(dòng)填充柄，釋放鼠標(biāo)即可得到自動(dòng)填充的“中，法，美”序列內(nèi)容，如圖2-26所示。

4．獲取外部數(shù)據(jù)

前面已經(jīng)介紹了如何在一張空表中輸入具體的數(shù)據(jù)，下面將介紹如何獲取外部數(shù)據(jù)。其具體操作步驟如下所示。

（1）打開外部數(shù)據(jù)文件

所謂外部數(shù)據(jù)文件，是指以非文件格式保存的數(shù)據(jù)文件，通常是由其他應(yīng)用程序產(chǎn)生的。Excel可以輕而易舉地打開多種外部數(shù)據(jù)文件，使其使用起來就像Excel文件一樣。Excel能夠打開的文件列表包括：DIF數(shù)據(jù)交換文件、dBASE文件、Lotusl-2-3文件、Microsoft Excel 4.0宏表、Microsoft Excel 4.0圖表、Microsoft Excel 4.0工作簿、Microsoft Works 2.0、QuattroPro/Dos文件和QuattroPr01.0/5.0（win）。

對于上述文件類型，無需任何特殊操作，使用打開Excel工作簿的方法即可實(shí)現(xiàn)。選擇“文件”|“打開”命令，打開“打開”對話框，如圖2-27所示。

該對話框的下方是“文件類型”下拉列表框，單擊其右端的下拉箭頭按鈕，彈出一下拉列表，其中列出了各種文件夾類型名。選中要打開的文件類型，將在對話框中的顯示區(qū)域中顯示所有屬于這種類型的文件，單擊“打開”按鈕，即可獲取外部文件中的數(shù)據(jù)。

（2）使用文本導(dǎo)入向?qū)慝@取外部文本數(shù)據(jù)

Excel還可以利用“文本導(dǎo)入向?qū)А眮慝@取外部文本數(shù)據(jù)，例如，在桌面上有一個(gè)名稱為“三十六計(jì)創(chuàng)業(yè)”的寫字板文檔，下面是使用文本導(dǎo)入向?qū)Й@取“三十六計(jì)創(chuàng)業(yè)”中文本數(shù)據(jù)的具體操作步驟。

[1] 選擇“文件”|“打開”命令，打開“打開”對話框，單擊“文件類型”下拉列表框，選擇“文本文件”選項(xiàng)，在“查找范圍”中選擇需要打開的文本文件所在的位置。

[2] 選擇需要打開的文件，本例為“三十六計(jì)創(chuàng)業(yè)”，單擊“打開”按鈕，打開“文本導(dǎo)入向?qū)?3步驟之1”對話框，如圖2-28所示。對話框下方顯示導(dǎo)入文本的具體內(nèi)容，根據(jù)文件的內(nèi)容組成格式選擇數(shù)據(jù)的分隔方法，若要導(dǎo)入起始行的位置，可更改“導(dǎo)入起始行”框中的數(shù)字。

[3] 單擊“下一步”按鈕，打開“文本導(dǎo)入向?qū)?3步驟之2”對話框，如圖2-29所示，如果在第一步中選擇了分隔符號(hào)文件類型，那么需要在這一步中明確分隔數(shù)據(jù)的分隔符號(hào)，本例使用逗號(hào)“, ”作為分隔符號(hào)。

[4] 單擊“下—步”按鈕，打開“文本導(dǎo)入向?qū)?3步驟之3”對話框，在該對話框中，可根據(jù)需要設(shè)置第一列的數(shù)據(jù)格式，如圖2-30所示。

[5] 設(shè)置完畢后，單擊“完成”按鈕，完成將文本文件“三十六計(jì)創(chuàng)業(yè)”中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作表中的操作。

2.1.3 編輯工作表

建立工作表之后，用戶需要根據(jù)實(shí)際需求，利用Excel提供的編輯功能，對工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改和調(diào)整，使其符合實(shí)際需要。Excel提供了強(qiáng)大的編輯功能，用于對工作表及其數(shù)據(jù)進(jìn)行各種操作。

本節(jié)將詳細(xì)介紹工作表的基本操作，如工作表的拆分與凍結(jié)、工作表和工作簿的保護(hù)、模板應(yīng)用。通過學(xué)習(xí)本節(jié)內(nèi)容，應(yīng)掌握工作表數(shù)據(jù)的編輯方法。

1．工作表的基本操作

一個(gè)工作簿中最多可以包含255個(gè)工作表。下面將介紹如何操作這些工作表。

（1）激活工作表

要激活一個(gè)工作表，可以使用以下幾種操作方法。

[1] 單擊工作簿底部的“工作表”標(biāo)簽。

[2] 使用鍵盤，按Ctrl + Page Up快捷鍵激活當(dāng)前頁的前一頁工作表，然后按Ctrl +PageDown快捷鍵激活當(dāng)前頁的后一頁工作表。

[3] 使用工作表“標(biāo)簽滾動(dòng)”按鈕。當(dāng)在工作簿中顯示不了過多的工作表標(biāo)簽時(shí)，可以單擊“標(biāo)簽滾動(dòng)”按鈕對“工作表”標(biāo)簽進(jìn)行翻頁。“標(biāo)簽滾動(dòng)”按鈕在工作簿的左下方，如圖2-31所示。

如果要滾動(dòng)顯示其他工作表標(biāo)簽，在所需方向上連續(xù)單擊“標(biāo)簽滾動(dòng)”按鈕中的滾動(dòng)箭頭，直到所需“工作表”標(biāo)簽顯示在屏幕上；如果要一次滾動(dòng)多個(gè)工作表，按Shift鍵，再單擊“標(biāo)簽滾動(dòng)”按鈕中的標(biāo)簽滾動(dòng)箭頭；如果要顯示最前或者最后一個(gè)工作表，則可以單擊“標(biāo)簽滾動(dòng)”按鈕左側(cè)或者右側(cè)的標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕。

如果右擊“標(biāo)簽滾動(dòng)”按鈕，則可以直接從彈出的當(dāng)前工作簿的所有工作表列表中選擇需要切換到的“工作表”標(biāo)簽。

（2）插入和刪除工作表

在編輯過程中，經(jīng)常要在一個(gè)已有的工作表中插入一個(gè)新的工作表，可以使用以下兩種操作方法。

[1] 選擇“插入”|“工作表”命令。

[2] 在需要插入工作表的后一個(gè)“工作表”標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令。

如果要?jiǎng)h除某個(gè)工作表，可以使用以下兩種操作方法。

[1] 選擇“編輯”|“刪除工作表”命令，在打開的消息對話框中單擊“確定”按鈕。

[2] 在需要?jiǎng)h除的工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令，在打開的消息框中單擊“確定”按鈕。

注意：

一張工作表被刪除以后將無法恢復(fù)，所以在刪除之前要慎重考慮。

（3）移動(dòng)和復(fù)制

Excel的工作表可以在一個(gè)或者多個(gè)工作簿中移動(dòng)。如果要將一個(gè)工作表移動(dòng)或者復(fù)制到不同的工作簿時(shí)，兩個(gè)工作簿必須是打開的。

[1] 使用菜單

使用菜單移動(dòng)或復(fù)制工作表的具體步驟如下：

首先，激活要移動(dòng)的工作表。

其次，選擇“編輯”|“移動(dòng)或復(fù)制工作表”命令，打開“移動(dòng)或復(fù)制工作表”對話框，如圖2-32所示。

最后，在“移動(dòng)或復(fù)制工作表”對話框中的“工作簿”下拉列表框中選擇需要移到的工作簿，接著在“下列選定工作表之前”列表框中選擇要移至位置之后的工作表，如果是要移動(dòng)，則取消選擇“建立副本”復(fù)選框，如果要復(fù)制，則應(yīng)選中“建立副本”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕。

[2] 使用鼠標(biāo)

單擊需要移動(dòng)的工作表標(biāo)簽，將它拖動(dòng)到指定的位置，然后釋放鼠標(biāo)。在拖動(dòng)的過程中鼠標(biāo)變成一個(gè)小表和一個(gè)小箭頭。如果是復(fù)制操作，則需要在拖動(dòng)鼠標(biāo)時(shí)按住Ctrl鍵。

注意：

若將一個(gè)工作表從一個(gè)工作簿移動(dòng)到另外一個(gè)工作簿，而目標(biāo)工作簿含有與此工作表同名的工作表，Excel將自動(dòng)改變此工作表的名稱并使之變?yōu)槲ㄒ坏拿Q。例如，Sheet2變?yōu)镾heet2（2）。

（4）對多個(gè)工作表同時(shí)進(jìn)行操作

可以一次對多個(gè)工作表進(jìn)行操作，方法是先選中多個(gè)工作表，然后執(zhí)行移動(dòng)、復(fù)制和刪除等操作。選擇多個(gè)工作表的方法有以下兩種。

[1] 單擊工作表標(biāo)簽的同時(shí)按Ctrl鍵，則該工作表與以前選擇的工作表同時(shí)被選中。

[2] 單擊工作表標(biāo)簽的同時(shí)按Shift鍵，則選中連續(xù)的工作表。

注意：

要取消選中工作表中的其中一個(gè)，可以按Ctrl鍵的同時(shí)單擊該工作表標(biāo)簽。如果要取消所有被選中的工作表，可以右擊某個(gè)選中的“工作表”標(biāo)簽，然后在彈出的快捷菜單中選擇“取消成組工作表”命令；或者不按鍵盤，直接單擊一個(gè)未選中的工作表標(biāo)簽。

（5）重命名工作表

為工作表起一個(gè)有意義的名稱，以便于辨認(rèn)、查找和使用。為工作表命名有以下3種方法。

[1] 單擊工作表標(biāo)簽（如表Sheet l），然后選擇“格式”|“工作表”|“重命名”命令，此時(shí)工作表標(biāo)簽Sheet l的顏色變黑，如圖2-33示，輸入新的工作表名稱后如圖2-34所示。

[2] 在工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“重命名”命令，工作表標(biāo)簽顏色變黑后，輸入新的工作表名稱即可。

[3] 雙擊工作表標(biāo)簽，工作表標(biāo)簽的顏色變黑后，輸入新的工作表名稱即可。

（6）隱藏工作表

如果不希望被他人查看某些工作表，可以使用Excel的隱藏工作表功能將工作表隱藏起來。隱藏工作表還可以減少屏幕上顯示的窗口和工作表，避免不必要的改動(dòng)。例如，可隱藏包含敏感數(shù)據(jù)的工作表。當(dāng)一個(gè)工作表被隱藏后，它的標(biāo)簽也被隱藏起來。隱藏的工作表仍處于打開狀態(tài)，其他文檔仍可以利用其中的信息。

隱藏工作表的操作步驟如下：

[1] 激活需要隱藏的工作表。

[2] 選擇“格式”|“工作表”|“隱藏”命令。

注意：

不能將工作簿中所有的工作表都隱藏起來，每一個(gè)工作簿至少應(yīng)有一個(gè)可見的工作表。

顯示隱藏的工作表的步驟如下：

[1] 選擇“格式”|“工作表”|“取消隱藏”命令，打開“取消隱藏”對話框，如圖2-35所示。

[2] 在“取消隱藏”對話框中選擇需要取消隱藏的工作表，然后單擊“確定”按鈕即可。

2．拆分和凍結(jié)工作表

Excel提供了拆分和凍結(jié)工作表窗口的功能，利用這些功能可以更加有效地利用屏幕空間。拆分和凍結(jié)工作表窗口是兩個(gè)非常相似的功能。

拆分工作表窗口是把工作表當(dāng)前活動(dòng)的窗口拆分成若干窗格，并且在每個(gè)被拆分的窗格中都可以通過滾動(dòng)條來顯示工作表的每一個(gè)部分。所以，使用拆分窗口功能可以在一個(gè)文檔窗口中查看工作表不同部分的內(nèi)容，如圖2-36所示。

凍結(jié)工作表窗口功能也是將當(dāng)前工作表活動(dòng)窗口拆分成窗格，所不同的是，在凍結(jié)工作表窗口時(shí)，活動(dòng)工作表的上方和左邊窗格將被凍結(jié)，即當(dāng)垂直滾動(dòng)時(shí)，凍結(jié)點(diǎn)上方的全部單元格不參與滾動(dòng)；當(dāng)水平滾動(dòng)時(shí)，凍結(jié)點(diǎn)左邊的全部單元格不參與滾動(dòng)。通常情況下凍結(jié)行標(biāo)題和列標(biāo)題，然后通過滾動(dòng)條來查看工作表的內(nèi)容，如圖2-37所示。

（1）拆分工作表

下面介紹如何拆分和取消拆分工作表。

[1] 拆分

拆分工作表窗口有以下兩種方法。

方法一：使用菜單。

● 選定拆分分隔處的單元格，該單元格的左上角就是拆分的分隔點(diǎn)。

● 選擇“窗口”|“拆分”命令即可。

方法二：使用鼠標(biāo)。

● 將鼠標(biāo)移到垂直滾動(dòng)條的頂端或水平滾動(dòng)條右端的拆分框上。

● 單擊并拖動(dòng)鼠標(biāo)到工作表中需要進(jìn)行拆分的單元格上，然后釋放鼠標(biāo)即可。

將工作表拆分后，拆分框仍然可以移動(dòng)，操作步驟與使用鼠標(biāo)進(jìn)行拆分的步驟相同。

提示：

所謂拆分框就是位于垂直滾動(dòng)條和水平滾動(dòng)條之間的橫格條。

[2] 取消拆分

取消拆分窗口有以下兩種方法。

方法一：選擇“窗口”|“撤銷拆分窗口”命令。

方法二：在分割條的交點(diǎn)處雙擊；如果要?jiǎng)h除一條分割條，在該分割條上方雙擊。

（2）凍結(jié)工作表

對于比較大的工作表，屏幕無法在一頁里同時(shí)顯示標(biāo)題和數(shù)據(jù)。

Excel提供的凍結(jié)工作表窗口功能可以將工作表中選定的單元格的上窗格和左窗格凍結(jié)在屏幕上，使得在滾動(dòng)工作表時(shí)屏幕上一直顯示行標(biāo)題和列標(biāo)題，而且使用凍結(jié)工作表窗口功能不影響打印。

[1] 凍結(jié)

首先，選擇一個(gè)單元格作為凍結(jié)點(diǎn)，在凍結(jié)點(diǎn)上方和左邊的所有單元格都將被凍結(jié)，并保留在屏幕上。

然后，選擇“窗口”|“凍結(jié)窗格”命令。

[2] 撤銷凍結(jié)

要撤銷被凍結(jié)的窗口，可以選擇“窗口”|“撤銷窗口凍結(jié)”命令。

3．保護(hù)工作表和工作簿

如果必須放下手中的工作，但又不想退出Excel，此時(shí)可以為工作表和工作簿建立保護(hù)，這樣能防止因誤操作而造成對工作表數(shù)據(jù)的損害。

（1）保護(hù)工作表

保護(hù)工作表功能可以防止修改工作表中的單元格、Excel宏表、圖表項(xiàng)、對話框編輯表項(xiàng)和圖形對象等。保護(hù)工作表的具體操作步驟如下：

[1] 激活需要保護(hù)的工作表。

[2] 選擇“工具”|“保護(hù)”|“保護(hù)工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”對話框，如圖2-38所示。

[3] 在“保護(hù)工作表”中選擇保護(hù)的選項(xiàng)并輸入密碼后，單擊“確定”按鈕。輸入密碼（可選）可以防止未授權(quán)用戶取消對工作表的保護(hù)。密碼可以為字母、數(shù)字和符號(hào)，并且區(qū)分大小寫。密碼的長度不能超過255個(gè)字符。

若有人試圖修改受保護(hù)的工作表，這時(shí)就會(huì)彈出如圖2-39所示的警告對話框。

（2）保護(hù)工作簿

保護(hù)工作簿功能可以保護(hù)工作簿的結(jié)構(gòu)和窗口，防止對工作簿進(jìn)行插入、刪除、移動(dòng)、隱藏、取消隱藏以及重命名工作表等操作，保護(hù)窗口不被移動(dòng)或改變大小。啟用保護(hù)工作簿功能的操作步驟如下：

[1] 激活需要保護(hù)的工作簿。

[2] 選擇“工具”|“保護(hù)”|“保護(hù)工作簿”命令，打開“保護(hù)工作簿”對話框，如圖2-40所示。

[3] 在“保護(hù)工作簿”對話框中選擇需要保護(hù)的選項(xiàng)并輸入密碼后，單擊“確定”按鈕，在打開的“保護(hù)工作簿”對話框中，選擇對工作簿的保護(hù)功能。這些功能如下。

“結(jié)構(gòu)”用來保護(hù)工作簿的結(jié)構(gòu)，避免刪除、移動(dòng)、隱藏、取消隱藏、插入工作表或者重命名工作簿。

“窗口”用來保護(hù)工作簿的窗口不被移動(dòng)、縮放、隱藏、取消隱藏或關(guān)閉。

“密碼（可選）”與“保護(hù)工作表”中的密碼功能相同，可以防止未授權(quán)用戶的非法操作。

（3）取消保護(hù)

如果要取消工作表或者工作簿的保護(hù)狀態(tài)，可以選擇“工具”|“保護(hù)”命令，在彈出的子菜單中，原來的“保護(hù)工作表”或“保護(hù)工作簿”將變?yōu)椤俺蜂N工作表保護(hù)”或“撤銷工作簿保護(hù)”，選擇相應(yīng)的命令即可。

如果原來沒有設(shè)置密碼，選擇所需命令即可取消保護(hù)；如果原來設(shè)置了密碼，選擇所需要的命令后將打開“撤銷工作表保護(hù)”對話框或“撤銷工作簿保護(hù)”對話框，輸入正確的密碼后，單擊“確定”按鈕即可取消保護(hù)。

4．應(yīng)用模板

模板實(shí)際上是一種特殊的工作表。將常用的工作表格式以模板的形式保存，當(dāng)需要再次使用該格式時(shí)，只需調(diào)用該模板即可。

（1）創(chuàng)建模板

可以將任意工作簿建成模板，具體操作步驟如下：

[1] 在工作簿中建立空的表格。

[2] 輸入常量、公式以及定義各種格式，也可以包括圖表和宏等。

[3] 選擇“文件”|“另存為”命令，打開“另存為”對話框。

[4] 在“另存為”對話框的“文件名”文本框中輸入模板名稱，在“保存類型”下拉列表框中選擇“模板”選項(xiàng)，在“保存位置”下拉列表框中選擇Excel默認(rèn)文件夾即可。

注意：

在保存模板時(shí)，如果不把模板保存在Excel默認(rèn)文件夾中，該模板將不能顯示在“新建”對話框的“常用”選項(xiàng)卡上，Excel默認(rèn)文件夾一般是Microsoft\templates\電子表格模板。

（2）使用模板

[1] 選擇“文件”|“新建”命令，打開“新建”對話框。

[2] 在“新建”對話框中，為需要新建的工作簿選擇模板，然后單擊“確定”按鈕。

在“新建”對話框中，有“常用”和“電子表格模板”選項(xiàng)卡。“常用”選項(xiàng)卡列出了“工作簿”模板和用戶自創(chuàng)建的其他模板；在“電子表格模板”選項(xiàng)卡中，有Excel內(nèi)置的多種模板。

（3）修改模板

要修改一個(gè)已經(jīng)存在的模板，可以打開該模板文件（擴(kuò)展名為．x1t），然后按照對工作簿編輯的方法對模板進(jìn)行修改，并重新存盤即可。

2.1.4 修飾工作表

一個(gè)專業(yè)的電子表格不僅需要有翔實(shí)的數(shù)據(jù)內(nèi)容和公式分析、統(tǒng)計(jì)功能，而且還應(yīng)配有外觀。

本節(jié)將通過對表格外觀參數(shù)（文字大小、字體、顏色、對齊方式、單元格的邊框線、底紋以及表格的行高和列寬等）的設(shè)置來美化工作表，從而更有效地顯示數(shù)據(jù)內(nèi)容。

1．設(shè)置單元格格式

可以對Excel中的單元格設(shè)置各種格式，包括設(shè)置單元格中數(shù)字的類型、文本的對齊方式、字體、單元格的邊框以及單元格保護(hù)等。不僅可以對單個(gè)單元格和單元格區(qū)域設(shè)置格式，還可以同時(shí)對一個(gè)或多個(gè)工作表設(shè)置格式。設(shè)置單元格的格式的操作步驟如下：

首先，選擇需要進(jìn)行格式設(shè)置的單元格或者單元格區(qū)域。

然后，選擇“格式”|“單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，如圖2-41所示。或者在選中的單元格上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，同樣打開“單元格格式”對話框。

在“單元格格式”對話框中設(shè)置單元格的格式后，單擊“確定”按鈕即可。

（1）設(shè)置數(shù)據(jù)的對齊方式

為了排版整齊，單元格中的數(shù)據(jù)一般需要對齊。默認(rèn)情況下，單元格中的文字是左對齊，數(shù)字是右對齊。

如果需要改變數(shù)據(jù)的對齊方式，將“單元格格式”對話框切換到“對齊”選項(xiàng)卡，如圖2-42所示，在“對齊”選項(xiàng)卡中進(jìn)行文本對齊方式的設(shè)置。

[1] 設(shè)置水平對齊方式

“水平對齊”下拉列表框中包含常規(guī)、左（縮進(jìn)）、居中、靠右、填充、兩端對齊、跨列居中和分散對齊等選項(xiàng)，默認(rèn)選項(xiàng)為常規(guī)，即文本左對齊，數(shù)字右對齊，邏輯值和錯(cuò)誤值則居中對齊。

[2] 設(shè)置垂直對齊方式

“垂直對齊”下拉列表框中包含常規(guī)靠上、靠下、居中、兩端對齊和分散對齊等選項(xiàng)，默認(rèn)選項(xiàng)為常規(guī)選項(xiàng)，即文本靠下垂直對齊。

“縮進(jìn)”列表框是將單元格內(nèi)容從左向右縮進(jìn)，縮進(jìn)的單位是一個(gè)字符。

[3] 設(shè)置文本控制選項(xiàng)

“文本控制”包括“自動(dòng)換行”、“縮小字體填充”和“合并單元格”3個(gè)復(fù)選框。

● “自動(dòng)換行”復(fù)選框：選中該復(fù)選框，單元格中的文本自動(dòng)換行，行數(shù)的多少與文本的長度和單元格的寬度有關(guān)。

● “縮小字體填充”復(fù)選框：選中該復(fù)選框，Excel會(huì)根據(jù)列寬自動(dòng)縮小單元格中字符的大小，使之一致。

● “合并單元格”復(fù)選框：選中該復(fù)選框，所選單元格將被合并成一個(gè)單元格，如果所選的單元格都有數(shù)據(jù)，則單擊“確定”按鈕后，Excel會(huì)彈出一個(gè)消息框，提示只保留左上方單元格內(nèi)容，單擊消息框的“確定”按鈕即可。

[4] 設(shè)置文本的旋轉(zhuǎn)方向

“方向”用來改變單元格中文本旋轉(zhuǎn)的角度，例如，要將文本從右上往左下轉(zhuǎn)，使用負(fù)數(shù)，反之使用正數(shù)。

“格式”工具欄中提供了常用的文本對齊方式的快捷鍵，如圖2-43所示。利用這些按鈕可以大大提高工作效率。

（2）設(shè)置單元格字體

要設(shè)置單元格字體，將“單元格格式”對話框切換到“字體”選項(xiàng)卡，如圖2-44所示，然后在“字體”選項(xiàng)卡中對字體、字形、字號(hào)、下劃線、顏色和特殊效果進(jìn)行設(shè)置。

[1] 設(shè)置字體、字形、字號(hào)

Excel提供的字體包括宋體、仿宋體和楷體等各種字體，可以在“字體”列表框中選擇任意一種字體。

Excel提供的字形包括常規(guī)、傾斜、加粗和加粗傾斜，可以在“字形”列表框中選擇任意一種字形。

字體的大小由字號(hào)決定，可用字號(hào)取決于打印機(jī)和文本所用的字體，在“字號(hào)”列表框中選擇一種字號(hào)以設(shè)置文本或者數(shù)字的大小。

[2] 設(shè)置下劃線、顏色

打開“下劃線”或者“顏色”下拉列表框，根據(jù)需要選擇不同的下劃線類型或者顏色。

[3] 設(shè)定普通字體

選中“普通字體”復(fù)選框，“字體”選項(xiàng)卡中的各個(gè)選項(xiàng)將重置為默認(rèn)值。

[4] 設(shè)置特殊效果

特殊效果包括“刪除線”、“上標(biāo)”和“下標(biāo)”3個(gè)選項(xiàng)。

“刪除線”復(fù)選框：選中該復(fù)選框可以產(chǎn)生一條貫穿字符中間的直線。

“上標(biāo)”和“下標(biāo)”復(fù)選框：選中這兩個(gè)復(fù)選框可以將選中的文本或數(shù)字設(shè)置為上標(biāo)或者下標(biāo)。

“格式”工具欄提供了常用的單元格字體格式設(shè)置的工具按鈕，如圖2-45所示。利用這些按鈕可以使工作變得方便。

（3）設(shè)置單元格邊框

在工作表中給單元格添加邊框可以突出顯示工作表數(shù)據(jù)，使工作表更加清晰明了。要設(shè)置單元格邊框，將“單元格格式”對話框切換到“邊框”選項(xiàng)卡，如圖2-46所示，然后在該選項(xiàng)卡中進(jìn)行設(shè)置即可。

技巧：

可以利用邊框產(chǎn)生三維效果，方法是將淺色作為背景色，以白色作為邊框頂部和左部的顏色，黑色作為邊框底部和右部的顏色，這樣就會(huì)產(chǎn)生凸的效果，反之則產(chǎn)生凹的效果。

（4）設(shè)置單元格圖案

如果想改善工作表的視覺效果，可以為單元格添加圖案，Excel提供了設(shè)置單元格圖案的方法。要設(shè)置單元格圖案，將“單元格格式”對話框切換到“圖案”選項(xiàng)卡，如圖2-47所示，然后在“圖案”選項(xiàng)卡中進(jìn)行圖案的設(shè)置。

在“圖案”選項(xiàng)卡中可以對單元格的底色、單元格底紋的類型和顏色進(jìn)行設(shè)置。在“示例”預(yù)覽框中可以預(yù)覽設(shè)置的效果。

（5）單元格保護(hù)

可以為單元格設(shè)置保護(hù)，防止未禁允許的修改。在此之前必須設(shè)置工作表保護(hù)。當(dāng)設(shè)置工作表保護(hù)后，只需將“單元格格式”對話框切換到“保護(hù)”選項(xiàng)卡，如圖2-48所示，即可對單元格進(jìn)行保護(hù)設(shè)置。

技巧：

當(dāng)定義一個(gè)單元格格式后，又要把這個(gè)單元格格式用于另外的單元格時(shí)，使用格式刷能夠快速地實(shí)現(xiàn)此功能。選中已經(jīng)定義了格式的單元格或范圍，單擊“常用”工具欄中的“格式刷”按鈕，然后單擊需要復(fù)制單元格格式的單元格或單元格區(qū)域。

2．格式化行和列

為了使工作表更加美觀，需要適當(dāng)?shù)卣{(diào)整工作表的列寬和行高。適當(dāng)?shù)恼{(diào)整會(huì)有助于在一頁中顯示更多的數(shù)據(jù)，甚至在一行或者一列中隱藏保密的數(shù)據(jù)。

（1）調(diào)整行高和列寬

在Excel中，工作表默認(rèn)行高為14.25，列寬為8.38。想要改變行高和列寬，可以使用鼠標(biāo)直接在工作表中進(jìn)行修改，也可以利用菜單進(jìn)行修改。

[1] 使用鼠標(biāo)

將鼠標(biāo)移到行號(hào)區(qū)數(shù)字上、下邊框或列號(hào)區(qū)字母的左、右邊框上，按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)調(diào)整行高或列寬至所需位置后釋放鼠標(biāo)即可。

[2] 使用菜單

方法一：選擇“格式”|“列”|“列寬”命令，打開“列寬”對話框，如圖2-49所示。在“列寬”文本框中輸入列寬值，然后單擊“確定”按鈕即可。

方法二：選擇“格式”|“列”|“最適合的列寬”命令，Excel將自動(dòng)調(diào)整列寬，使之適合列中最長的單元格的寬度。

方法三：選擇“格式”|“列”|“標(biāo)準(zhǔn)列寬”命令，在打開的“標(biāo)準(zhǔn)列寬”對話框中輸入新的默認(rèn)列寬，然后單擊“確定”按鈕，則所有的默認(rèn)列寬將變?yōu)榇藰?biāo)準(zhǔn)列寬。

調(diào)整行高和調(diào)整列寬相似，只是應(yīng)選擇“格式”|“行”命令，彈出的子菜單中的內(nèi)容與“列”子菜單是對應(yīng)的，只是少了與“標(biāo)準(zhǔn)列寬”相對應(yīng)的選項(xiàng)。

（2）隱藏與取消隱藏

要將某些行和列隱藏起來，首先選中需要隱藏的行的行號(hào)區(qū)數(shù)字或列的列號(hào)區(qū)字母，然后選擇“格式”|“行”或“列”命令，接著在彈出的子菜單中選擇“隱藏”命令即可。

要將隱藏的行和列顯示出來，先選擇包含隱藏行或列的上下行行號(hào)區(qū)數(shù)字或上下列的列號(hào)區(qū)字母，然后選擇“格式”|“行”或“列”命令，在彈出的子菜單中選擇“取消隱藏”命令即可。

3．自動(dòng)套用格式

Excel為用戶提供了多種工作表格式，用戶可以使用“自動(dòng)套用格式功能”為自己的工作表穿上一件Excel自帶的“修飾外套”，這樣既可以美化工作表，還能節(jié)省大量的時(shí)間。

通過“格式”菜單打開“自動(dòng)套用格式”對話框，如圖2-50所示。由圖2-50所示可知，Excel的自動(dòng)套用格式是已定義好的一組格式，有數(shù)字格式、文字修飾信息、邊框線以及行高和列寬等，可在其中選擇相近的格式應(yīng)用到選中的工作表上。

借助“自動(dòng)套用格式”功能，即使第一次使用Excel的新手，也能在不使用任何復(fù)雜的格式化操作的情況下，創(chuàng)建出各種漂亮的表格。

（1）對一個(gè)表格套用已有的格式

具體操作步驟如下：

[1] 選擇要套用格式的單元格區(qū)域，如選中某工作表中的A1～D5。

[2] 選擇“格式”|“自動(dòng)套用格式”命令，打開“自動(dòng)套用格式”對話框，如圖2-50所示。

[3] 在“自動(dòng)套用格式”對話框中，選擇需要套用的格式，如古典3。

[4] 單擊“確定”按鈕返回工作表，套用“古典3”格式化后的效果如圖2-51所示。

（2）只使用套用格式的部分信息

在“自動(dòng)套用格式”對話框中，“選項(xiàng)”按鈕是用來顯示或隱藏“自動(dòng)套用格式”對話框下部的“要應(yīng)用的格式”選項(xiàng)組，在“要應(yīng)用的格式”選項(xiàng)組中包含6個(gè)復(fù)選框，可以根據(jù)需要來選擇其中的幾種格式類型。

如果看中了“會(huì)計(jì)3”格式的邊框線，同時(shí)又希望具有“三維效果2”格式的其他格式，即可借助自動(dòng)套用格式中的選項(xiàng)按鈕來組合。具體操作步驟如下：

[1] 選中需要套用格式的工作表區(qū)域，如某工作表中的A1～D5。

[2] 選擇“格式”|“自動(dòng)套用格式”命令，打開“自動(dòng)套用格式”對話框。

[3] 從中選擇“會(huì)計(jì)3”格式，然后單擊“選項(xiàng)”按鈕，對話框底部將增加一組“要應(yīng)用的格式”選項(xiàng)組，在“要應(yīng)用的格式”選項(xiàng)組中刪除不想要的格式，僅選中“邊框”復(fù)選框，如圖2-52所示。

單擊“確定”按鈕返回工作表，此時(shí)選中區(qū)域上僅套用了“會(huì)計(jì)3”格式的邊框修飾效果，如圖2-53所示。

[4] 再次選擇“格式”|“自動(dòng)套用格式”命令，打開“自動(dòng)套用格式”對話框，從中選擇“三維效果2”格式，然后在新增加的“要應(yīng)用格式”選項(xiàng)組中取消“邊框”復(fù)選框。

[5] 單擊“確定”按鈕返回工作表，此時(shí)選中區(qū)域在“會(huì)計(jì)3”格式的邊框修飾基礎(chǔ)上又套用了“三維效果2”的其他修飾信息，如圖2-54所示。

4．使用樣式

為了方便，Excel提供了將數(shù)字、對齊、字體、邊框、圖案和保護(hù)等格式設(shè)置成樣式的方法。可以根據(jù)需要將這幾種格式組合成樣式，并賦予名稱。當(dāng)需要設(shè)置工作表的格式時(shí)，只要使用樣式功能將所定義的樣式應(yīng)用于選中的單元格區(qū)域，而不必使用“單元格格式”功能逐項(xiàng)設(shè)置。要使用樣式功能，必須打開“樣式”對話框。

選擇“格式”|“樣式”命令，打開“樣式”對話框，如圖2-55所示。

（1）Excel內(nèi)部樣式

Excel的樣式包括內(nèi)部樣式和自定義樣式兩種。內(nèi)部樣式是由Excel提供的內(nèi)部預(yù)定義的樣式，包括數(shù)字的各種樣式，如貨幣、百分比和千位分隔等。單擊“樣式名”下拉列表框右邊的箭頭即可瀏覽Excel提供的樣式，如圖2-56所示。

在“樣式”對話框中的“樣式名”選項(xiàng)組內(nèi)將顯示所選樣式的數(shù)字、字體、對齊、邊框、圖案和保護(hù)格式選項(xiàng)，可以通過單擊該選項(xiàng)前的復(fù)選框來設(shè)置這些選項(xiàng)。

（2）使用樣式

樣式是格式的集合，如加粗文本或背景底紋等。對于樣式的操作有很多，如創(chuàng)建新樣式、修改或刪除樣式、指定樣式的格式和刪除選定單元格的樣式。

[1] 添加樣式

當(dāng)Excel提供的樣式不能滿足要求時(shí)，可以采用自定義樣式。添加自定義樣式的操作步驟如下：

首先，選擇要添加樣式的工作簿。

然后，選擇“格式”|“樣式”命令，打開“樣式”對話框。

最后，在“樣式名”文本框中輸入樣式名后，再單擊“添加”按鈕即可。

[2] 修改樣式

對于已建立的樣式，可以對其進(jìn)行修改，具體操作步驟如下：

第一步，選擇要修改樣式的工作簿。

第二步，選擇“格式”|“樣式”命令，打開“樣式”對話框。

第三步，在“樣式名”列表框中選擇需要更改格式的樣式。

第四步，在“樣式包括”選項(xiàng)組中選擇要設(shè)置的格式類型，然后單擊“更改”按鈕，打開“單元格格式”對話框。

第五步，設(shè)置“單元格格式”對話框中相應(yīng)的選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕返回“樣式”對話框。

第六步，單擊“樣式”對話框中的“確定”按鈕完成操作。

[3] 刪除樣式

當(dāng)不再需要某種樣式時(shí)，可以將其刪除，具體操作步驟如下：

首先，選擇要?jiǎng)h除樣式的工作簿。

其次，選擇“格式”|“樣式”命令，打開“樣式”對話框。

再次，在“樣式名”中選擇需要?jiǎng)h除格式的樣式。

最后，單擊“刪除”按鈕返回“樣式”對話框，再單擊“確定”按鈕完成操作。

注意：

樣式一旦刪除就不能恢復(fù)，只能重新創(chuàng)建，因此“常規(guī)”樣式是不能被刪除的。

[4] 合并樣式

如果要把在一個(gè)工作簿已經(jīng)設(shè)置的樣式應(yīng)用于另一個(gè)工作簿，可以使用合并樣式功能。合并樣式的操作步驟如下：

第一步，打開源工作簿（已經(jīng)設(shè)置好樣式的工作簿）和目標(biāo)工作簿（要并入樣式的工作簿），并激活目標(biāo)工作簿。

第二步，在目標(biāo)工作簿上選擇“格式”|“樣式”命令，打開“樣式”對話框。

第三步，單擊“合并”按鈕，將彈出“合并樣式”對話框，如圖2-57所示。

第四步，在“合并樣式”對話框中的“合并樣式來源”列表框中選擇源工作簿，然后單擊“確定”按鈕返回“樣式”對話框。

第五步，在“樣式”對話框中單擊“確定”按鈕即可。

（3）用樣式定義選中的單元格

[1] 選中要定義的單元格或單元格區(qū)域。

[2] 選擇“格式”|“樣式”命令，打開“樣式”對話框。

[3] 在“樣式”對話框中選擇一種樣式，然后單擊“確定”按鈕。

2.1.5 打印工作表

打印是電子表格軟件的一個(gè)重要內(nèi)容，這是使用電子表格的一個(gè)關(guān)鍵步驟。事實(shí)上，當(dāng)在屏幕上編制好工作表后，Excel就會(huì)按默認(rèn)設(shè)置安排好打印過程，只需要單擊“標(biāo)準(zhǔn)”工具欄中的“打印”按鈕即可開始打印。但是，不同行業(yè)的用戶需要的報(bào)告樣式是不同的，每個(gè)用戶都會(huì)有自己的特殊要求。為方便用戶，Excel通過頁面設(shè)置、打印預(yù)覽等命令提供了許多用來設(shè)置或調(diào)整打印效果的實(shí)用功能，本節(jié)將介紹怎樣利用這些功能，以便打印出完美的、具有專業(yè)化水平的工作表。

1．預(yù)覽打印結(jié)果

在準(zhǔn)備打印和輸出工作表之前，有一些工作要做。例如，可以使用“打印預(yù)覽”功能來快速查看打印面的效果，然后通過“頁面設(shè)置”相關(guān)功能高速預(yù)覽效果與最終期望的輸出結(jié)果之間的差距，以達(dá)到理想的打印結(jié)果。

打開“健康藥店五月份銷售情況”工作表，如圖2-58所示，這個(gè)工作表由表格和曲線圖兩部分組成。

如果要查看“健康藥店五月份銷售情況”工作表的打印預(yù)覽結(jié)果，需要進(jìn)行的具體操作步驟如下：

（1）選中“健康藥店五月份銷售情況”工作表。

（2）選擇“文件”|“打印預(yù)覽”命令，或直接單擊“常用”工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，進(jìn)入打印預(yù)覽狀態(tài)，如圖2-59所示。

（3）在打印預(yù)覽狀態(tài)下，鼠標(biāo)形狀將變成放大鏡形狀，此時(shí)，可將鼠標(biāo)移到要查看的區(qū)域然后單擊鼠標(biāo)，即可把工作表放大，同時(shí)鼠標(biāo)形狀又變回箭頭形狀，再次單擊，工作表將恢復(fù)原狀。

（4）預(yù)覽窗口底部狀態(tài)欄信息“打印預(yù)覽：第1頁 共2頁”，說明這個(gè)工作表內(nèi)容需要用兩頁紙打印出來，Excel對于超過一頁信息的內(nèi)容，根據(jù)打印紙張的大小自動(dòng)進(jìn)行分頁處理，單擊窗口頂部“下一頁”按鈕或直接按PageDown鍵，依次瀏覽余下幾頁的打印預(yù)覽效果，如圖2-60所示。

（5）單擊“關(guān)閉”按鈕即可關(guān)閉打印預(yù)覽窗口，并返回工作表的常規(guī)顯示狀態(tài)。

打印預(yù)覽窗口中各功能按鈕的作用如下。

“下一頁”：顯示當(dāng)前頁的下一頁內(nèi)容。

“上一頁”：顯示當(dāng)前頁的上一頁內(nèi)容。

“縮放”：使當(dāng)前的內(nèi)容在全頁視圖和放大視圖之間切換，但它并不影響實(shí)際打印的大小。

“頁邊距”：顯示或隱藏用來拖動(dòng)調(diào)整頁邊距、頁眉和頁腳邊距以及表格列寬的黑色小方塊。

“分頁預(yù)覽/普通視圖”：可以分頁預(yù)覽視圖或按常規(guī)方式查看工作表。

“關(guān)閉”：關(guān)閉打印預(yù)覽窗口，并返回工作表的常規(guī)顯示狀態(tài)。

“幫助”：打開Excel聯(lián)機(jī)幫助程序。

圖2-60所示的是“健康藥店五月份銷售情況”工作表的內(nèi)容在兩頁紙上的打印情況。

還可以選擇“視圖”|“分頁預(yù)覽”命令進(jìn)行打印前的預(yù)覽，其預(yù)覽效果如圖2-61所示。

2．打印設(shè)置

按上一節(jié)打印出的工作表顯然還不能滿足要求，能否通過一些操作使得打印結(jié)果更加符合要求呢？下面的內(nèi)容就是要解決這個(gè)任務(wù)。

（1）“頁面設(shè)置”對話框

首先，選擇“文件”|“頁面設(shè)置”命令。

然后，選擇“文件”|“打印預(yù)覽”命令或者直接單擊“常用”工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕。這時(shí)會(huì)切換到打印預(yù)覽環(huán)境下，單擊“設(shè)置”按鈕，打開的“頁面設(shè)置”對話框如圖2-62所示，可以看到，對話框中有4個(gè)選項(xiàng)卡：頁面、頁邊距、頁眉/頁腳和工作表，下面分別進(jìn)行介紹。

[1] 頁面

將“頁面設(shè)置”對話框切換到“頁面”選項(xiàng)卡，按照下面各項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置。

A．設(shè)置打印方向

可以按縱向和橫向兩個(gè)方向來設(shè)置文件的打印方向。縱向是以紙的短邊為水平位置打印；橫向是以紙的長邊為水平位置打印。

在“頁面”選項(xiàng)卡的上部有一個(gè)“方向”選項(xiàng)組，可以在上面選擇打印的方向。

B．設(shè)置縮放比例

在“頁面”選項(xiàng)卡的中部有一個(gè)“縮放”選項(xiàng)組，用戶可以通過單擊“縮放比例：100%正常尺寸”選項(xiàng)中間的向上或向下的箭頭，或者在選項(xiàng)中的小方框內(nèi)輸入數(shù)字來設(shè)置放大或縮小打印的工作表比例。Excel允許用戶將工作表縮小到正常大小的10%，放大到400%。

“縮放”選項(xiàng)組中的“調(diào)整為：1頁寬1頁高”選項(xiàng)一個(gè)很有用的選項(xiàng)。可以通過該選項(xiàng)讓Excel根據(jù)定義的紙張大小來自動(dòng)計(jì)算工作表的縮放比例。例如，假設(shè)有一個(gè)需要A3大小的紙才能打印完的工作表，但是打印機(jī)最大只能打印A4幅面。這時(shí)有以下兩種處理方法。

方法一：將工作表打印到兩張A4大小的紙上，然后再拼接。在“頁寬”文本框中輸入2；在“頁高”小方框中輸入1。

方法二：將工作表縮小打印到一張A4大小的紙上。在“頁寬”文本框中輸入1；在“頁高”文本框中輸入1。

C．設(shè)置紙張大小

“紙張大小”設(shè)置選項(xiàng)在“頁面”選項(xiàng)卡的下半部，單擊“紙張大小”列表框右邊向下的箭頭，在下拉列表中，有適合當(dāng)前打印機(jī)的紙張類型，用戶可以在該列表中選擇需要的紙張大小。

D．設(shè)置打印質(zhì)量

單擊“打印質(zhì)量”列表框右邊向下的箭頭，可以打開適合當(dāng)前打印機(jī)的打印質(zhì)量或分辨率的列表，用戶可以在列表中選擇一種分辨率。

E．設(shè)置起始頁碼

用戶可以在“起始頁碼”文本框內(nèi)輸入需要打印的工作表起始頁號(hào)。Excel默認(rèn)的“自動(dòng)”設(shè)置的意思是從當(dāng)前頁開始打印。

[2] 頁邊距

“頁邊距”選項(xiàng)卡如圖2-63所示，可以通過它為需要打印的工作表設(shè)置上、下、左、右頁邊的距離，可以設(shè)置頁眉/頁腳距頁邊的距離，具體操作步驟如下。

單擊文本框右邊向上或向下的箭頭，就可以調(diào)整頁邊距。也可以在相應(yīng)的文本框中直接輸入頁邊距數(shù)值。設(shè)置頁眉、頁腳距頁邊的距離的方法同上。只是頁眉和頁腳距頁邊的距離應(yīng)小于工作表上端和下端頁邊距。

在“居中方式”選項(xiàng)組中，選中“水平”復(fù)選框，工作表在水平方向居中；選中“垂直”復(fù)選框，工作表在垂直方向居中。若兩個(gè)都選中，則工作表位于頁面中間。

[3] 頁眉頁腳

頁眉是打印在工作表頂部的眉批、文本或頁號(hào)。頁腳是打印在工作表底部的眉批、文本或頁號(hào)。打開“頁眉/頁腳”選項(xiàng)卡，如圖2-64所示，用戶可以選擇Excel提供的頁眉和頁腳（頁眉和頁腳列表框中有17種頁眉和頁腳設(shè)置和一種“無”設(shè)置方式）。

如果頁眉和頁腳列表框中沒有用戶需要的格式，還可以自己定義頁眉和頁腳。單擊“自定義頁眉”或“自定義頁腳”按鈕，系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)“頁眉”或“頁腳”對話框，如圖2-65所示。可以通過對話框中的“文字”、“頁號(hào)”、“總頁數(shù)”、“日期”、“時(shí)間”、“文件名”和“標(biāo)簽名”按鈕定義頁眉或頁腳。

[4] 工作表

“工作表”選項(xiàng)卡如圖2-66所示。

A．設(shè)置打印網(wǎng)格線

通常，網(wǎng)格線是用戶根據(jù)需要設(shè)計(jì)的。打印前，用戶可以選中“工作表”選項(xiàng)卡中的“網(wǎng)格線”復(fù)選框。

B．設(shè)置打印批注

在“工作表”選項(xiàng)卡中選擇“批注”選項(xiàng)后，Excel會(huì)將用戶建立的工作表單元格上的批注全部單獨(dú)打印出來。

C．設(shè)置打印草稿

為了更快地獲得打印結(jié)果，而不在乎打印質(zhì)量，用戶可以選中“工作表”選項(xiàng)卡中的“按草稿方式”復(fù)選框。

D．設(shè)置單色打印

如果用戶使用的是單色打印機(jī)，可以在打印前選中“工作表”選項(xiàng)卡中的“單色打印”復(fù)選框，忽略單元格或圖案的顏色。

E．打印行號(hào)和列號(hào)

如果用戶要打印出工作表的行號(hào)和列號(hào)，可以在“工作表”選項(xiàng)卡中選中“行號(hào)列標(biāo)”復(fù)選框。

F．指定打印區(qū)域

用戶若只需要打印工作表中的某一部分，可以單擊“打印區(qū)域”選項(xiàng)右邊的按鈕，然后在工作表中用鼠標(biāo)選擇需要打印的單元格區(qū)域，按Enter鍵；或者直接在“打印區(qū)域”選項(xiàng)右邊的方框內(nèi)輸入?yún)^(qū)域范圍或區(qū)域名稱。

G．長寬表的打印

如果有一個(gè)很長的列表或數(shù)據(jù)庫，標(biāo)題和表頭是相同的，用戶可以通過“工作表”選項(xiàng)卡中的“打印標(biāo)題”選項(xiàng)，設(shè)置重復(fù)打印的標(biāo)題和表頭的范圍。可以設(shè)置頂端標(biāo)題行和左端標(biāo)題列的單元格區(qū)域，設(shè)置的方法與指定打印區(qū)域相同。設(shè)置完成后，打印時(shí)Excel就會(huì)把所指定的行和列的表頭打印在每一頁上。

[5] 其他按鈕

“頁面設(shè)置”對話框中除了選項(xiàng)卡以外，還有3個(gè)特別的按鈕：“打印”按鈕、“打印預(yù)覽”按鈕和“選項(xiàng)”按鈕，其用法分別介紹如下。

“打印”按鈕：顯示“打印”對話框。

“打印預(yù)覽”按鈕：顯示“打印預(yù)覽”窗口。

“選項(xiàng)”按鈕：顯示設(shè)置“打印機(jī)屬性”對話框，此對話框中包含“頁面”、“高級(jí)”和“關(guān)于”3個(gè)選項(xiàng)卡。

（2）將指定內(nèi)容打印在一頁紙上

所謂“打印紙張”，實(shí)際上就是指所用的打印紙，由此它有具體的物理尺寸。例如，常用的A4紙張，其物理尺寸為寬210mm、高297mm。為了達(dá)到一個(gè)美觀的整體效果，Excel 2003將“打印紙張”劃分為幾個(gè)區(qū)域：內(nèi)容區(qū)、頁眉頁腳區(qū)和頁邊四周的空白區(qū)；通常打印準(zhǔn)備工作的重點(diǎn)是在調(diào)整“打印紙張”上的這些布局區(qū)域，以便獲得最滿意的打印結(jié)果。

對于超過一頁信息的內(nèi)容，可根據(jù)打印紙張的大小自動(dòng)進(jìn)行分頁處理。通常，工作表中的分頁符是不顯示出來的。要在工作表中顯示分頁符，應(yīng)選擇“工具”|“選項(xiàng)”命令，在打開的“選項(xiàng)”對話框中，切換到“視圖”選項(xiàng)卡，在其中選中“自動(dòng)分頁符”復(fù)選框，如圖2-67所示；單擊“確定”按鈕返回工作表窗口，分頁符以虛線的形式出現(xiàn)在工作表窗口中。

下面通過實(shí)際操作來實(shí)現(xiàn)將內(nèi)容打印在一頁紙上。

[1] 選中“健康藥店五月份銷售情況”工作表中的嵌入式圖表，選擇打印預(yù)覽，預(yù)覽結(jié)果顯示為兩頁。

[2] 關(guān)閉預(yù)覽狀態(tài)，將鼠標(biāo)移到圖表右側(cè)的黑色小方塊上，當(dāng)鼠標(biāo)形狀變成雙箭頭時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)，將圖表寬度調(diào)整到分頁符左側(cè)，將鼠標(biāo)移到圖表底部的黑色小方塊上，當(dāng)鼠標(biāo)形狀變成雙箭頭時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)，將圖表高度調(diào)整至分頁符上側(cè)，圖表尺寸調(diào)整完畢后，單擊工作表中任一單元格，撤銷圖表選中狀態(tài)。

[3] 選擇“文件”|“打印預(yù)覽”命令，打開打印預(yù)覽狀態(tài)窗口，此時(shí)圖表可能仍顯示為兩頁，狀態(tài)欄中也顯示為“打印預(yù)覽：第1頁 共2頁”，如圖2-68所示。

[4] 單擊“頁邊距”按鈕，頁面四周將出現(xiàn)一些黑色小方塊，將鼠標(biāo)移到頁面頂部最右側(cè)（或者最左側(cè)）的黑色小方塊上，按住鼠標(biāo)左鍵向右拖動(dòng)，以此調(diào)寬打印紙張的內(nèi)容區(qū)，當(dāng)內(nèi)容區(qū)能夠容納所有內(nèi)容時(shí)，狀態(tài)欄中的信息便會(huì)自動(dòng)變?yōu)椤按蛴☆A(yù)覽：第1頁共1頁”。

[5] 單擊“關(guān)閉”按鈕，返回工作表的常規(guī)顯示狀態(tài)窗口，完成操作，最后打印的圖形效果如圖2-69所示。

提示：

如果需要精確地調(diào)整頁邊距，可以單擊“設(shè)置”按鈕，打開“頁面設(shè)置”對話框，選中“頁邊距”選項(xiàng)卡，利用其中的文本框即可精確地設(shè)置頁邊距。

（3）打印工作表中的部分內(nèi)容

Excel默認(rèn)的打印區(qū)域是整個(gè)工作表，如果需要打印局部內(nèi)容，可利用“打印區(qū)域”命令。具體操作步驟如下：

[1] 選中“健康藥店五月份銷售情況”工作表。

[2] 選擇需要隱藏的行和列，然后選擇“格式”|“行”或“列”中的“隱藏”命令。

[3] 選擇整個(gè)數(shù)據(jù)表區(qū)域。

[4] 選擇“文件”|“打印區(qū)域”|“設(shè)置打印區(qū)域”命令，實(shí)現(xiàn)只打印選定的區(qū)域內(nèi)容。

[5] 選擇“文件”|“打印預(yù)覽”命令，檢查打印結(jié)果，看看是否實(shí)現(xiàn)了打印局部內(nèi)容的目的。

提示：

如果在工作表中定義了打印區(qū)域，Excel 2003將只打印該打印區(qū)域。如果在打印前選擇了要打印的單元格區(qū)域，并在“打印”對話框中選中了“選定區(qū)域”單選按鈕，Excel 2003將只打印選中區(qū)域而忽略工作表中任何已定義的打印區(qū)域。

（4）重復(fù)打印表格標(biāo)題

要在每一頁中都打印相同的行或列作為標(biāo)題，可以使用“文件”|“頁面設(shè)置”命令來實(shí)現(xiàn)，具體操作步驟如下：

[1] 選擇“健康藥店五月份銷售情況”工作表。

[2] 選擇“文件”|“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框，切換到“工作表”選項(xiàng)卡，如果需要設(shè)置某幾行內(nèi)容作為每一頁的水平標(biāo)題，選擇“頂端標(biāo)題行”。如果希望將某幾列內(nèi)容作為每一頁的垂直標(biāo)題，選擇“左端標(biāo)題列”，然后在工作表中要作為標(biāo)題的行或列中選擇一個(gè)單元格。

[3] 最后選擇“文件”|“打印預(yù)覽”命令，利用“下一頁”或“上一頁”按鈕檢查打印結(jié)果。

（5）設(shè)置每一頁的打印內(nèi)容

Excel 2003對于超過一頁信息的文件均自動(dòng)進(jìn)行分頁，如果需要將文件強(qiáng)制分頁，可使用“插入”|“分頁符”命令手動(dòng)插入一個(gè)人工分頁符。

人工分頁符包括垂直方向和水平方向兩種。插入人工分頁符分成兩個(gè)步驟：首先選擇需要開始新頁的單元格所在行或列，然后選擇“插入”|“分頁符”命令。下面舉例說明。

[1] 打開“健康藥店五月份銷售情況”工作表。

[2] 首先選擇第11行的數(shù)據(jù)，然后選擇“插入”|“分頁符”命令，在第11～12行之間插入人工分頁符，如插入前圖2-70（a）和插入后圖2-70（b）所示。

提示：

要?jiǎng)h除一個(gè)人工分頁符，可選中人工分頁符下面的第一行數(shù)據(jù)（對于垂直分頁符選擇分頁符右邊的第一列單元格），然后選擇“插入”|“刪除分頁符”命令，即可刪除等距的分頁符。

（6）設(shè)置頁眉和頁腳

頁眉和頁腳并不是實(shí)際工作表中的內(nèi)容，而是打印紙張中的一部分，并且由打印紙張單獨(dú)分配空間。頁眉是打印在每一頁頂端的內(nèi)容，一般用于標(biāo)明報(bào)表標(biāo)題等，頁腳則是打印在每一頁底部的內(nèi)容，通常用于標(biāo)注頁碼等信息。

3．打印

如果要打印工作表，可以用以下幾種方法。

方法一：在“打印預(yù)覽”視圖中單擊“打印”按鈕。

方法二：在“頁面設(shè)置”對話框中單擊“打印”按鈕。

方法三：選擇“文件”|“打印”選項(xiàng)。

方法四：按快捷鍵Ctrl+P。

通過4種方法均會(huì)出現(xiàn)如圖2-71所示的“打印內(nèi)容”對話框，單擊“確定”按鈕執(zhí)行打印命令。

如果用戶只想打印工作表中的內(nèi)嵌圖表而不打印其他內(nèi)容，在打印之前，雙擊需要打印的圖表，使選中的圖表周圍出現(xiàn)實(shí)心小方塊（表示選定此圖表），然后再選擇“文件”|“打印”命令。

下面介紹“打印內(nèi)容”對話框中的主要選項(xiàng)。

“選定區(qū)域”單選按鈕：選中此選項(xiàng)后，只打印工作表中的選定單元格區(qū)域。

“選定工作表”單選按鈕：選中此選項(xiàng)后，打印當(dāng)前工作表的所有區(qū)域，按選擇的頁號(hào)逐頁打印。如果沒有定義打印頁號(hào)區(qū)域，則打印整個(gè)工作表。

“整個(gè)工作簿”單選按鈕：選中此選項(xiàng)后，打印工作簿的整個(gè)打印區(qū)域。

“打印份數(shù)”列表框：可以選擇打印的份數(shù)；當(dāng)份數(shù)大于1時(shí)，可以選擇分頁打印。

“全部”單選按鈕：打印所選工作表的全部內(nèi)容。

“頁”單選按鈕：打印“由…到…”組合框中指定的頁。

“屬性”按鈕：單擊此按鈕將打開當(dāng)前打印機(jī)的“屬性”對話框。

“打印到文件”復(fù)選框：如果用戶要將選定的范圍保存到硬盤或軟盤上，保存為Excel的打印輸出格式，可以選擇此項(xiàng)。

“預(yù)覽”按鈕：顯示打印預(yù)覽窗口。

設(shè)置完成后，單擊對話框中的“確定”按鈕即可以開始打印。此外，單擊“標(biāo)準(zhǔn)”工具欄中的“打印”按鈕，可以不打開“打印”對話框而直接開始打印。

4．視圖管理器

視圖管理器是為工作表創(chuàng)建不同視圖，并管理這些視圖的一個(gè)Excel自帶的程序。通過命名創(chuàng)建的視圖，可以在這些命名的視圖之間進(jìn)行快速切換，不必將不同的視圖存為多張工作表就可以顯示、打印和儲(chǔ)存不同的視圖。

使用視圖管理器必須先為視圖命名，操作步驟如下：

（1）在工作表中選擇一視圖區(qū)域。

（2）選擇“視圖”|“視圖管理器”命令，打開“視圖管理器”對話框，如圖2-72所示。

（3）單擊“添加”按鈕，打開“添加視圖”對話框，如圖2-73所示。在“名稱”文本框中為視圖輸入一個(gè)名稱，并重新設(shè)置復(fù)選框，單擊“確定”按鈕即可保存該視圖。

視圖的命名將顯示在“視圖管理器”對話框的“視圖”列表框中。如果想切換到某個(gè)已經(jīng)定義的視圖，在“視圖管理器”對話框中單擊“顯示”按鈕，即可快速切換到對應(yīng)的視圖。