2.2 活動策劃時需準備什么

確定了活動的大致方案后就需要對活動策劃的具體工作進行落實，對于這些工作，下面將選取7個重點來進行講解。

2.2.1 提前宣傳

對于活動策劃來說，活動的宣傳方式是活動成功的“帶領先驅”，當宣傳效應非常好時，活動成功率會大大地提高，若宣傳效果不佳，那么活動效果必然受影響。

活動時間雖然有時候會延后結束，有時候又會提前開始，但其畢竟都有一個相對固定的時間段，想要在這個固定的時間段內實現活動效益的最大化就一定要在活動還沒開始之前就開始著手前期準備工作，就如演唱會要提前售票，電視節目要提前預告，活動策劃也是要提前宣傳的。下面就從三個方面來了解活動中的宣傳作用。

1．宣傳的主要作用

活動宣傳的主要作用在于吸引人流量，讓人們知曉企業活動的存在，只有這樣才能提高活動的成功率。在活動策劃書中也可以將活動宣傳的手段講述出來，以加深企業管理者對宣傳工作的認識。

下面就來了解活動宣傳的作用，如圖2-11所示。

2．宣傳的考慮因素

活動策劃者在選擇宣傳渠道時，需要考慮其渠道是否能為活動帶來最大效果，不然活動宣傳就會變成一種既“燒錢”又“無用”的活動。因此，活動策劃者在選擇宣傳渠道時，需要考慮3個問題，具體如下所示。

● 企業精準人氣是否在此渠道比較聚集。

● 此渠道能給活動帶來怎樣的宣傳效果。

● 活動是否適合此渠道的整體風格。

活動策劃者在選擇活動宣傳策略時，需要在宣傳策略中嵌入六大特色，才會具有吸引人們注意力的作用，如圖2-12所示。

3．宣傳的方式方法

活動宣傳方式多種多樣，活動策劃者若想在眾多的宣傳方式中選出一個最合適活動的方式，則需要從3個方面考慮，具體如下。

● 活動成本問題。

● 活動宣傳面對的受眾是否是活動需要的。

● 是否適合活動主題。

除此之外，活動策劃者還需要對活動宣傳方式有一定的了解，才能從客觀上進行選擇，下面就來了解活動宣傳的常見方式。以微信朋友圈、熱門互聯網載體和實體宣傳單為例，相關分析如圖2-13所示。

2.2.2 確定類型

一般來說，活動目的不同，活動類型也會隨之不同，下面就列舉幾個活動類型，來了解如何根據活動目的確定活動類型。

1．眾籌型

眾籌是如今比較火的一種營銷方式，它是在特定的時間內向消費者提供新產品的性能、特色、背景等方面的信息，發起籌款活動，若籌款成功則會給籌款人贈送各種禮物。

例如，在京東眾籌網上的一個眾籌項目，此籌款活動明確說明了自己籌款的目的，如圖2-14所示。

據此可分析出此眾籌活動背后所隱含的活動目的，如圖2-15所示。

那么就可以設定一些優惠措施來吸引受眾參與，如圖2-16所示。

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2．促銷型

促銷型活動，顧名思義，就是指以產品促銷為目的的活動類型。這類活動的策劃要求其實并不高，一般在活動策劃書中將以下4個方面的內容撰寫清楚，企業管理者批準的可能性較大。

● 促銷力度。

● 促銷背景。

● 促銷時間。

● 促銷目的。

當然促銷型活動的目的，并不只是為了促銷產品，還可有其他目的，具體如下。

● 增加產品知名度。

● 提高產品銷量。

● 提高品牌美譽度。

● 處理過季產品。

3．內部型

一般企業還會以公司員工為受眾，舉辦內部活動。內部活動一般分為兩種，且兩種類型的活動目的也不相同，如圖2-17所示。

2.2.3 計劃時間

對于活動策劃來說，時間的選擇是比較核心的一個環節，時間選擇是否合適能決定活動策劃的成功程度。下面就來進一步了解在活動策劃中時間的選擇。

1．作用

時間對于活動策劃來說，具有非常大的作用力，若時間沒有選擇恰當則會影響活動的舉辦效果，若時間選擇恰當，則會成為促進活動成功的利器。具體如圖2-18所示。

例如，活動時間安排在工作日的晚上，第二天出席者多要上早班，則會出現出席者逗留時間短的情況，時間太短很難在出席者心中產生深刻的印象，活動效果也會不佳。

2．階段

一般來說，活動時間分為3個階段，具體如下。

● 活動準備時間。

● 活動協調時間。

● 活動開始與結束時間。

這3個階段都需要根據兩個因素進行時間的選擇，如圖2-19所示為時間3階段之間的關系與選擇時間的兩個因素。

3．問題

活動策劃者在選擇活動時間的過程中，所需要考慮的問題如圖2-20所示。

活動策劃者在選擇活動時間的過程中，所需要考慮的因素，如表2-4所示。

2.2.4 安排地點

地點是否合適能決定活動策劃的影響效果，若在合適的地點進行活動，則活動效果會非常顯著；若在不合適的地點進行活動，則活動效果會大打折扣。因此，在活動策劃中地點也是成功的核心要素。

1．作用

在活動策劃中，地點是必不可少的一環，若沒有這一環，那么活動就會無從下手，屆時，再好的活動也不能給企業帶來一絲絲的利益。因此，活動地點的選擇是活動策劃者需要重點考慮的要素。下面就來了解地點在活動策劃中的作用，如圖2-21所示。

2．問題

活動策劃者在進行活動地點的選擇時，需要考慮的方面有很多，其中首要考慮的因素就是根據活動類型來選擇地點，如圖2-22所示。

活動策劃者在選擇活動地點時，還需要考慮成本問題。活動策劃者一般是根據企業接受范圍內的預算資金來選擇地點，需要考慮的問題如圖2-23所示。

此外，活動策劃者在選擇活動地點時，還需要考慮地址問題，應盡量選擇交通便利、不太偏僻的地方作為活動地點。

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活動策劃者若是選定了一個地點，不能松懈對地點的考量，還需要考慮其他方面的問題，如圖2-24所示。

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2.2.5 組織團隊

俗話說：“一個好漢三個幫，一個籬笆三個樁。”活動策劃也是如此，雖然活動策劃者也需要親臨活動現場進行活動工作，但是也不必凡事親力親為。活動策劃者是活動工作的決策者和指導者，更多地應當是進行指導和決策方面的工作，這樣活動工作才能更有效率地進行，也能避免錯誤集中性地發生。因此，活動策劃者在進行活動策劃工作之前，千萬不要自己一個人埋頭苦干，不然策劃出來的活動會出現不嚴謹的情況。

所以，活動策劃者在進行活動策劃時需要組織一個團隊，一起完成活動任務，團隊人數可根據活動大小來確定。

● 一般小型活動在10人以下即可。

● 大型活動要根據活動的具體要求確定人數。

活動總策劃者需要根據團隊人員的性格、愛好、技能來分配任務，只有這樣團隊人員在處理問題上才會有效率。

在團隊中，還需要多開會議，征求團隊成員對各方面工作的意見和看法以及考慮是否要求助外援，例如，活動策劃專業人士、公關方面的公司、活動運營導演等，通過他們專業的技能來給活動添彩。

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2.2.6 調查來賓

雖然活動的最終目的和利益指向活動主辦方，但活動的直接服務群體還是受眾群體，即參與活動的來賓。因此，活動策劃者在進行活動策劃之前，一定要明確受眾對象，并且圍繞活動受眾的需求和喜好兩方面進行活動策劃工作的開展，如圖2-25所示。

對于一些十分重要的受邀來賓，活動策劃者需要將邀請的客人列在表格中，然后再確認客人是否能如期到達，且活動座位有前后順序，一般應將比較重要的客人安排到最靠前的位置，然后按客人的主次安排座位。

在邀請客人之前，還可以擬出兩份客人名單，第一份名單是主要客人，第二份名單是次要客人，若主要客人有人不能如期到達，則可以立馬邀請次要客人補位。

2.2.7 互動節目

互動環節和節目環節是活動中的重要組成部分，它們雖然有時候并不是活動的主體環節，但活動策劃者在策劃活動時一定不可忽略這兩個環節。

在晚會活動中，節目表演是活動的主體內容，因為場景的布置或者后臺道具的準備等原因，兩個節目間通常會有一段間隙時間，這時候一般是由主持人在幕前支撐這段時間。但這種節目銜接方式就像電視節目插播廣告一般，過多就會使人厭煩，特別是在小節目多的活動中，間隙時間的問題就更加難以回避了，這時候就可以在間隙時間加入簡短的觀眾互動或者小節目來提高受眾人群的興趣。

當然，互動環節和節目環節的作用不只是過渡間隙時間這一點，相關作用分析如圖2-26所示。