2.1 管理信息系統知識

會計信息系統是企業管理信息系統的一個重要子系統，因此在學習會計信息系統前，有必要首先學習和理解管理信息系統。

管理信息系統是一門跨學科的綜合科學，它涉及管理學、信息學和系統論的綜合應用。本節在講授管理信息系統前，簡單介紹管理學、信息學和系統論的有關基礎知識。

2.1.1 管理學基礎知識

1．什么是管理

管理的內涵和定義有許多說法，筆者認為，管理是指為了達到某種既定的目標，按照某種管理思想、理念、理論和方法體系科學地計劃、組織、指揮、協調、約束并控制他人的行為，有效地調度各種資源，包括人、財、物、設備、技術和信息等，以求得用最小的投入獲得最大的產出。

2．著名管理學大師的主要論點

20世紀初，“科學管理之父”泰勒在總結了前人的管理思想和本人的一系列工業管理的實踐后，發表了《科學管理原則》一書。書中第一次把科學原則用于管理領域，并把管理帶進科學殿堂。泰勒把科學管理的基本原則歸納如下。

（1）以科學辦事來代替以經驗辦事。

（2）集體行動協調，避免不相合拍。

（3）彼此合作，而不是個人主義的混亂。

（4）追求產值最大，而不讓它受到約束。

（5）盡最大可能培養工人，使他們和公司都取得更大的成就。

以上思想構成了現代管理學的基本思想。

法約爾是現代經營管理理論的創始人，他在1916年出版了《一般工業管理》一書。書中提出了對企業主管人員的體質、智力、精神、教育、技術方面的品質要求和培訓，并且提出了如下14條管理原則。

（1）勞動分工。

（2）職權、職責及權貴相關。

（3）紀律、尊重協議、服從、盡力并重視聲譽。

（4）命令統一、一個上級。

（5）計劃、指導統一。

（6）個別利益服從整體利益。

（7）報酬公平。

（8）集中程度。

（9）等級清晰。

（10）程序，各有其位、各就其位。

（11）公道、公正。

（12）使用期穩定。

（13）首創精神。

（14）團結精神。

邁約也是行為科學派的代表人物。行為科學認為人是社會的人，企業應當為社會做貢獻，應關心職工，并認為職工有權在產出中獲取生活資料。

哈默是企業過程再造（Business Process Reengineering, BPR）思想的主要創始人之一。BPR以企業過程為對象，從顧客的需求出發對企業過程進行根本性的改造，并以信息技術和人員組織為源動力，以求達到企業關鍵性能指標和業績的巨大提高或改善，從而保證企業戰略目標的實現。

3．管理的組織

（1）組織。

組織指由一定人員和資源組成的群體，以實現特定的目標。管理組織是保證管理目標實現的重要手段，是管理的重要問題。由于它和信息技術相互影響又相互支持，所以它與管理信息系統有密切關系。在現實生活中，組織的種類很多，規模大小不一，經營活動的內容各異。一般而言，根據運營目的不同，組織可劃分為企業、非營利組織和政府機構等。

（2）企業的組織結構。

組織結構指不同作業層次管理者和員工的職責權限、領導和服從關系，以及隸屬報告機制等，是企業主管人員指揮和協調各項經營活動的重要手段。從古代的作坊到現代企業，多數采用如圖2-1所示的直線式組織結構。直線式組織結構的主要特點是：企業的運營作業以縱向管理層次劃分，分別賦予明確的領導與隸屬職責關系，低層管理者或員工必須服從上級管理者的指揮，且對其所屬的上司直接負責和報告。直線式結構明確反映各級管理者所管轄的下屬作業單元及其數量，有利于規定各級管理者的職責范圍。

類似的組織結構形式還有職能式和矩陣式等。直線式、職能式和矩陣式組織結構較為嚴謹，清楚地反映了寶塔式的領導和服務關系，但不易于因環境條件變動而及時調整。

如今信息技術飛速發展，企業所面臨的經營環境處于不斷變化之中，需要企業的組織機構具有較大的彈性和高度的應變能力。為達此目的，許多企業著手設計新型的組織機構，其中網絡式結構已逐漸流行。這種結構是指一種互為連接，但并不是從屬關系的彈性組織結構。它通常由若干個持續作業或項目單元所組成，分別包括一組作業人員和一位主管。在網絡式組織結構中，某些員工可能同時被分配到多于一個以上的作業項目，借以達到資源共享和及時決策的效果。

4．管理循環

管理活動是一個復雜的系統工程，一般來說，各種組織的管理活動包含4項基本功能，即計劃、執行、控制和決策。它們構成一個完整的管理循環，其關系如圖2-2所示。

2.1.2 信息基礎知識

1．數據和信息

數據和信息是管理信息系統的重要組成部分，是管理信息系統的要素之一。信息對組織及其管理者有著十分重要的價值，因為管理循環中的各個步驟都需要應用相關且可信的信息。

數據和信息等詞匯由來已久，在過去的很長一段時間里，人們并不明確區分數據和信息的概念。隨著社會的發展，對其認識逐步深入。特別是在進入信息社會后，人們開始重新認識數據和信息的本質。

（1）數據

數據是記錄客觀事物的性質、狀態和數量特征的抽象符號，如文字、數字、圖表、聲音及動畫等。數據表示的是客觀事實，是一種真實存在。其本身無具體含義，它必須和客觀實體及屬性聯系在一起才對接收者有意義。例如，“42%”、“王五”或“￥”等都是一項數據，但這一數據除了符號的意義外，并不表示任何內容。

（2）信息

在中國歷史中，“信息”一詞最早出現在唐代詩人李中《暮春懷故人》的“夢斷美人沈信息，目穿長路倚樓臺”的詩句中。在英語中，信息的拼寫為“information”，已無從考證最早的出處，它可以解釋為消息、情報、通知和知識等。目前，人們對信息這個概念可說是耳熟能詳。其實，信息這個詞只是在20世紀50年代才開始隨著系統論、控制論和信息論等學科的形成和發展，才漸漸流行起來的。

信息是管理信息系統中最重要的成分。管理信息系統能起多大的作用，取決于是否有足夠的和高質量的信息。

當今社會信息無處不在，然而由于研究目的和角度不同，對信息的理解和解釋不盡相同：《辭?！穼π畔⒌慕忉屖?，信息是收信者事先不知道的報道；控制論的創始人維納認為，信息是人們在適應外部世界并且將這種適應反作用于世界的過程中，同外部世界進行交換的內容的名稱。接收信息和使用信息的過程，就是我們適應外部偶然性的過程；信息論的創始人香農說，信息是用于消除不確定性的東西；決策學的代表人物西蒙則提出信息是影響人改變對于決策方案的期待或評價的外界刺激。

在信息技術應用領域，一般認為信息是經過加工、具有一定含義并對管理控制和決策有價值的數據。由此可看出，信息的表達是以數據為基礎的。

【案例】

“12%”是一項數據，但這一數據除了數字上的意義外，并不表示任何內容。而“A企業本年的利潤增長率為12%”對接收者是有意義的，接收者知道“12%”是表示客觀實體A企業本年的利潤增長率這一屬性值。因此，“A企業本年的利潤增長率為12%”不僅僅有數據，更重要的是給數據以解釋，從而使接收者得到了客觀實體A企業本年的利潤增長率為12%的信息。若再加一條信息“年增長率大于10%即可視為先進企業”，則綜合以上兩條信息之后，得出一條抽象程度更高的信息，即“A企業被評為先進企業”。

分析：由此案例可見，數據和信息是密不可分的，而信息之間的聯系又可以得到抽象層次更高的信息。從中可以看出，如果將數據看做原料，那么信息就是通過信息系統加工數據得到的產品。而且在信息系統的幫助下，還可利用信息技術對信息進行進一步加工處理，得到不同抽象層次的信息來輔助完成不同層次的決策。同時，在信息系統中以數據形式描述信息的各個屬性，通過一些標準化的編碼方式大大方便了信息的交流。在現代社會中，信息充斥著社會經濟生活的各個方面，大至國家和社會，小至家庭和個人。人們隨時隨地、不可避免地接收、使用，并且提供各種各樣的信息。信息可以說是無處不在，無時沒有?，F代科學研究揭示，信息、物質與能量是自然界三個基本的組成部分，為人類在自然界從事各種各樣的活動和發明創造提供了必要的條件。

（3）信息的特征

信息是企業管理活動的基本要素和依據，有管理和決策價值的信息應具有如下特征。

● 信息的客觀性

信息是事物變化和狀態的客觀反映，其表示的內容具有客觀性。因為事物變化和狀態都是客觀存在的，所以對它的反映也應是客觀的。但信息的客觀性特征是由信息源的客觀性決定的，那些不符合客觀事實的信息不僅毫無使用價值，而且還有可能依此做出錯誤的決策而危害四方。

● 信息的無形性

信息的無形性主要表現在信息與物質、能量不同，信息沒有具體的形態。它看不見、摸不到，必須借助物質和能量方可得到存儲和傳播。

● 信息的可存儲性

信息是可以存儲的，信息可借助于各種載體（如紙、磁盤和光盤等）在一定條件下存儲起來，也可依據需要壓縮存儲。

● 信息的可傳遞性

信息是可以傳遞的。信息是物質存在方式的直接或間接顯示，它依附于一定的媒體（聲、光、磁、語言、表情、文字符號、數據和圖像等）進行呈現、傳遞和擴散。信息是內容，信息的媒體是形式。而信息技術極大地擴展了信息的擴散范圍，提高了信息的傳遞速度。使得信息可以很容易地跨越地理界限，擺脫廠房及機器等有形要素，在全球網絡上以數字化形式迅速傳播。

● 信息的可加工性

信息可通過一定的手段進行加工，如壓縮、分類、排序、統計和綜合等。加工是有目的性的，它往往為了某種需要對信息進行加工，加工后的信息反映了信息源和接收者之間的相互聯系，并且反映出信息源和接收者之間相互作用后更為重要和更加規律化的因素。

● 信息的共享性

信息具有共享性，信息的交流者不會因為信息的交流而失去信息，反而會獲得新的信息內容。信息可通過傳遞和擴散方式達到共享。由于信息的傳播具有無限性，呈擴散狀，所以這種共享性無疑會對人類社會的發展起到積極的推動作用。

● 信息的效益性

信息的效益性指信息是具有價值和成本的資源，其價值表現在一方面信息的利用會給使用者帶來價值；另一方面，信息的使用將會增加其他資源的價值。但是信息的使用價值的發揮含有一定的主觀成分，它與利用次數、時間和使用者的能力有關。

● 信息的時效性

信息的時效性指信息是有壽命的，一般來說，其使用價值與其提供的時間成反比。即信息生成后，它提供的時間越短，使用價值越大；反之，使用價值就越小。同時信息還具有一定的滯后性，因為信息作為客觀事物的反映，總是先有事實，再生成信息。因此只有加快傳遞，才能減少信息的滯后性。

● 信息的可增值性

信息的可增值性主要指信息不但對其他資源有增值作用，而且信息本身也可增值。當大量零散、片面且互不關聯的信息經過信息系統過濾處理成為相關信息的有序集合時，信息本身就會發生增值，這也是信息咨詢業得以蓬勃發展的原因之一。此外，一種信息在生產和傳播的過程中，有不斷豐富的可能性，因而可以不斷增值。

● 信息的可集成性

信息的可集成性主要指不同的信息之間可以進行廣泛的聯系和系統的綜合，并由此得出全新信息關系和內容。具體表現在同樣一條信息與不同的信息聯系在一起時，可以得到不同的解釋，而這條信息本身并沒有發生變化。一種信息可以建立與多種信息的聯系，從而產生多種用途。信息的綜合并不是對信息的簡單堆砌，而是通過人與信息系統協同工作，使得不同實體的各方面信息有機地結合在一起，創造出新的信息。

2．信息與管理

信息對組織及其各層管理者有十分重要的價值，特別是管理循環中的各個步驟都要應用相關的信息。在企業內部，各級管理者處于相應的責任崗位，負責執行生產、營銷、財會管理及人力資源管理等組織職能。為了確定各項運營決策，并制訂相關的計劃和預算，管理者需要大量的相關信息。例如，企業需要定期向主管部門呈報財務報表，為客戶寄出銷貨賬單等；營銷部經理需要得到企業銷售產品及售后服務的信息，包括產品的制造成本、銷售價格、提供賒銷的條件、廣告促銷的效用，以及產品的市場分析等；企業的財務總監需要獲取企業關于資金的使用情況、不同融資方式的效益和資本成本等信息，以制定長、短期資金籌措決策；總會計師需要獲取有關客戶的信用情況、往來賬戶的支付歷史、現金流量預測和產品成本等信息，以制定產品銷售價格和賒銷信用政策等。管理循環中的計劃步驟，無論是制定長期戰略發展計劃，還是制定短期的運營計劃，需要參考大量的生產成本、銷售價格、銷售收入、銷售毛利、營業及管理費用和經營利潤等信息。管理循環中的執行計劃步驟為完成各項既定的運營計劃，管理者需要應用各作業的預算和標準成本等信息。例如，通過現金預算協調各個職能部門的現金收支進度，管理者需要分析計劃、預算執行情況、產生偏差的原因與影響的信息，以采取適當的措施及時修訂計劃和預算，或控制費用的發生?？傊?，企業的有效經營離不開管理，而管理需要信息，信息的產生需要信息化和管理信息系統的支持。

2.1.3 系統科學與系統

為了闡述管理信息系統的基本概念，我們首先應理解系統科學和系統等有關基礎知識。

1．系統科學

20世紀30年代，馮·貝塔朗菲（Von Beitalanfy）提出了系統科學的理論，以后由諾伯特·維納（Norbert Weiner）等人加以發展。系統科學的研究領域包括系統工程、系統哲學和抽象系統科學等。作為管理信息系統的理論基礎之一，系統科學的基本思想十分重要。其中包括系統的概念、子系統的劃分和系統結構的表現、優化和結合等，這些都是在開發及應用管理信息系統中不可忽視的基本知識。

2．系統

系統是一個具有廣泛意義的概念，它可以理解為體系、體制、制度和方式等。對管理信息系統而言，系統是由相互聯系和相互制約的一些部件（元素）組成，并為達到某種目的具有特定功能的有機整體。系統具有如下特點：

● 由一些部件組成；

● 具有一定結構；

● 是有目的的，具有一定功能。

任何系統一般都包括目標、環境、制約條件、控制、輸入/輸出處理流程和子系統等要素。其中，目標指系統的既定目的和動因；環境指界定系統的周邊事件或相關要素；制約條件指系統能力的內外部約束因素；控制含監控和管理，指確保系統有效運行的機制；輸入/輸出處理流程指系統對輸入要素進行處理而得出需要的輸出結果的過程；子系統指一個完整的系統按一定的原則劃分的相互依存又相互獨立的下屬系統。

例如，教學系統由專業、教師、學生、課程、課本、教室和設備等因素組成，所有成分間的相互影響和作用構成了教學目標。

每個系統總是存在于一定的環境之下，并有一定的自身活動范圍，區分系統內外部的部分稱為“系統邊界”。

3．企業的系統觀

從系統論的角度看，企業可以被視為一種復雜的系統。企業由產品、設備、人力和資產等因素組成，所有成分間的相互影響和作用構成了企業的長期發展戰略、近期戰術和技術目標。企業系統的長期戰略目標是滿足各方的利益，保持可持續穩定地發展和提高核心競爭力；企業系統的戰術和技術目標是通過為客戶提供高質量的產品和服務，達到銷售和利潤的極大化；企業系統的環境要素包括供應商、分銷商、客戶、競爭對手、主管部門、金融機構、政府部門及產品市場等；企業系統的制約條件包括體制的制約、產品市場的限制、獲取和利用生產資源的限制等；企業系統的控制包括的內容很多，如控制實際成本和預算或標準成本間的偏差等。