第一章　采購計劃與預算管理

第一節　采購計劃管理

一、采購計劃的作用

采購員制訂采購計劃就是要確定如何進行采購物料和服務，以最好的采購服務滿足生產需求的過程。它需要重點考慮的問題包括：是否采購、采購什么、采購多少、怎樣采購及何時采購。

采購員制訂采購計劃有5個作用，具體如圖1-1所示。

二、影響采購計劃與預算的因素

影響采購計劃與預算準確性的因素，采購員應詳加注意。具體來說有下列7項。

1. 年度營銷計劃

除非該企業的產品在市面上出現供不應求的狀況，否則企業年度的經營計劃則是以營銷計劃為起點，而營銷計劃的擬訂，又受到銷售預測的影響。銷售預測的決定因素，包括外界的不可控制因素，如國內的經濟發展情況（如國內生產總值、失業率、物價、利率等）、科技發展水平、競爭者狀況等，以及內部的可控制因素，如財務狀況、技術水平、廠房設備、原材料供應情況、人力資源及企業聲譽等。

2. 年度生產計劃

一般而言，企業的生產計劃是依據營銷計劃來制訂的，若營銷計劃過于樂觀，將使產量變成存貨，給企業造成財務負擔；反之，過度保守的營銷計劃，將使產品在市面上供不應求，喪失了創造利潤的機會。因此，常因營銷人員對市場的需求量估算失當，造成生產計劃變化多端，也使得采購計劃與預算必須經常調整、修正，物料供需長久處于失衡狀態。

3. 用料清單

若產品工藝變更層出不窮，會導致用料清單難以隨之調整，以此計算出來的所需物料需求數量與實際使用的物料數量或規格不相符合，造成采購數量過多或不及，物料規格過時或不易及時購得。因而，采購計劃的準確性，必須依賴于最新、最準確的用料清單。

4. 存量管制卡

由于應購數量必須扣除庫存數量，因而，存量管制卡記載的是否正確也會影響采購計劃的準確性，這包括料賬是否一致，以及物料存量是否全為良品。若賬上數量與倉庫架臺上的數量不符，或存量中某些物料的規格不符合要求，將使存量中實際可取用物料的數量降低，所以，準確的存量管制卡是采購計劃準確性的重要保證。

5. 物料標準成本的設定

采購員在編訂采購預算時，對將來擬購物料的價格不能預測，故多以標準成本替代。如果該標準成本的設定缺乏過去的采購資料為依據，也無工程人員嚴密精確地計算其原材料、人工及制造費用等生產的總成本，則其正確性會降低。因而，標準成本與實際購入價格的差額，即是采購預算準確性的評估指標。

6. 生產效率

生產效率的高低，將使預計的物料需求量與實際的耗用量產生誤差。產品的生產效率降低，會導致原料的單位耗用量提高，使得采購計劃中的數量無法滿足生產所需。當生產效率有降低趨勢時，采購計劃必須將此額外的耗用率計算進去以保證它的準確性；反之，當生產效率提高時，也需要考慮它所降低的耗用量，以免產生浪費。所以，生產效率也會影響采購計劃的準確性。

7. 價格預期

采購員在編訂采購金額預算時，常對物料價格漲跌幅度、市場景氣情況等進行預測，甚至將其列為調整預算的因素，由于個人主觀的判定與事實的演變常有差距，有可能會造成采購預算的偏差。

三、采購預算的編制

采購預算是指采購部門在一定計劃期間（年度、季度或月度）編制的材料采購的用款計劃。

1. 采購預算的目的

采購部門可以憑采購預算進行采購和控制采購用款支出，并使財務部門據此籌措和安排所需資金，這樣可以協調采購與財務部門之間的關系。

國內、外采購，有的以延期付款的方式進行，如采用承兌交單、遠期信用證及遠期本票或支票，這些延期付款方式不但到期日相當確定，而且金額很大[如D/A（Document against Acceptance）和P/N（Promissory Note）在到期日必須支付100%的貨款，遠期信用證支付90%的貨款]，因此，若采購預算（即用款計劃）分為到期與新購兩部分，由于到期部分可以相當準確地估算，因而采購預算有助于資金需求計劃的準確性。

2. 采購預算編制的內容

列入采購預算的各種材料的采購數量和金額，以企業進行生產和經營維修所需的原材料、零部件、備件等為主。設備更新和基本建設所需的機器設備和工程材料，則應另編單項采購預算，不包括在計劃期間的采購預算內。

3. 采購預算編制的依據

采購預算編制的依據，具體內容見表1-1。

四、采購數量計劃的編制

1. 采購數量計劃的目的

采購數量計劃是在某一特定的期間內，應在何時購入何種材料及數量多少的估計工作。采購數量計劃應達到以下目的：

（1）預估材料需用數量與時間，防止供應中斷，影響產銷活動；

（2）避免材料儲存過多，積壓資金，占用倉儲空間；

（3）配合企業生產計劃與資金調度；

（4）使采購員事先準備，選擇有利時機購入材料；

（5）確立材料耗用標準，以便控制用料成本。

2. 采購數量決定流程

采購數量決定流程，具體如圖1-2所示。

3. 采購數量計劃編制步驟

通常，企業采購數量的多少與營業量、銷售量息息相關。也就是說，生產及營業預算編制完后才可著手編制物料的采購數量預算。采購數量編制主要包括兩個步驟，具體內容見表1-2。

4. 采購數量計算

綜前所述，生產計劃、用料清單或材料需求計劃，以及存量管制卡是決定采購數量的主要依據，因而，可依以下公式計算采購數量：

本期應購數量＝本期生產需用材料數＋本期期末預定庫存量－前期預估庫存量－前期已購未入庫數量

5. 填寫采購數量計劃表

用料計劃表只表示某一物料某月份應予訂購的總量，至于某一物料應在何時訂購、訂購多少及何時到貨，則必須填寫采購數量計劃表。

五、采購經理人指數

采購經理人指數（Purchase Managers’ Index，PMI），是衡量一個國家制造業的“體檢表”,是衡量制造業在生產、新訂單、商品價格、存貨、雇員、訂單交貨、新出口訂單和進口等八個方面狀況的指數，是經濟先行指標中一項非常重要的附屬指標，是美國供應管理協會ISM商業報告中關于制造業的一個主要參數。

中國制造業采購經理指數體系共包括11個指數：新訂單、生產、就業、供應商配送、存貨、新出口訂單、采購、產成品庫存、購進價格、進口、積壓訂單。

1. 單個指數的計算

單個指數的計算涉及生產量、產品訂貨、出口訂貨、現有訂貨、產成品庫存、采購量、進口、購進價格、主要原材料庫存、生產經營人員、供應商配送時間等11個問題，而原材料訂貨提前天數單獨處理，開放性問題不參加計算。

（1）匯總方法：分為加權和不加權兩種方法。

——采用加權計算百分比：以國家統計局《企業基本情況調查表》（N131表）的上年營業收入作為權重，計算“增加”“基本持平”“減少”選項所占百分比。

——采用不加權計算百分比：直接通過企業個數計數，計算“增加”“基本持平”“減少”選項所占百分比。

計算各選項（“增加”“基本持平”“減少”）百分比時，要剔除無關項（如“不好估計”“沒有出口”“沒有進口”等），即“增加”“基本持平”“減少”三項的百分比之和為100%。

（2）指數計算：采用擴散指數法，即正向回答的百分數加上回答不變的百分數的一半。計算公式如下：

DI=“增加”選項的百分比×1+“持平”選項的百分比×0.5

其中：供應商配送時間是逆指標。

擴散指數具有先行指數的特性，可以很方便地顯示變化的趨勢及變化范圍。

（3）對于“原材料訂貨提前天數”，先分別按照加權方法和不加權方法計算選擇“隨用隨買”“30天”“60天”“90天”“6個月”“1年”企業所占的百分比，最后計算提前采購天數。提前采購天數的計算公式為：

提前采購天數=5ד隨用隨買”選項百分比+30ד30天”選項百分比+60ד60天”選項百分比+90ד90天”選項百分比+180ד6個月”選項百分比+360ד1年”選項百分比

2. 綜合指數（PMI）的計算

PMI是一個綜合指數，由5個擴散指數加權而成，即產品訂貨（簡稱訂單）、生產量（簡稱生產）、生產經營人員（簡稱雇員）、供應商配送時間（簡稱配送）、主要原材料庫存（簡稱存貨）。這5個指數是依據其對經濟的先行影響程度而定，各指數的權重分別是：訂單30%、生產25%、雇員20%、配送15%、存貨10%。

計算公式如下：

PMI=訂單×30%+生產×25%+雇員×20%+配送×15%+存貨×10%

如此計算的PMI指數，如果在50%以上，反映制造業擴張；反之，如果低于50%，通常反映其在衰退。

六、MRP采購計劃

物料需求計劃（MRP）是利用生產日程總表、零件結構表、庫存報表、已訂購未交貨訂購單等各種相關資料，經正確計算而得出各種物料零件的變量需求，以此提出各種新訂購計劃或修正各種已開出訂購的物料管理的方法。

1. 生產日程計劃表

生產日程計劃表（Mater Production Schedule），一般是根據客戶合同、生產能力、物料狀況和市場預測等來排定的。它通常是以周為單位，把經營計劃或生產大綱中的產品系列具體化，使之成為實施物料需求計劃的主要依據，起到從綜合計劃向具體計劃過渡的承上啟下的作用。

2. 物料邏輯檔

物料邏輯檔是儲存一切有關成品、半成品與物料的各種必要資料，如物料名稱、ABC物料分類表、產品結構階層表、采購前置時間、物料基準存量表等。

3. 零件構成表

零件構成表（BOM清單）表示最終產品零件的構成內容明細及需要數量的資料，它將產品、組合品、零件、原料等物品都體現在上面，能夠讓人了解以產品為首的各零件的構成，并以此計算出產品所需的組合品、零件及物料。

4. 庫存量

庫存信息是保存企業所有產品、零部件、在制品、物料等存在狀態的數據庫。在MRP系統中，將產品、零部件、在制品、物料甚至工裝工具等統稱為“物料”或“項目”。

庫存信息需確認的數據如圖1-3所示。

根據以上的各個數值，可以計算出某項物料的凈需求量。

凈需求量=毛需求量+已分配量-計劃收到量-現有庫存量

5. MRP的構建流程

在認識了MRP運作所需的資料要求后，就要了解其構建流程以開展進一步的工作。

MRP的構建流程如圖1-4所示。

6. MRP的計算

MRP的計算通常分兩步：先根據主生產計劃導出物料的需求量與需求時間，然后根據物料的提前期確定投產與訂貨時間。

第一步，計算物料的毛需求量。

這一步驟是根據主生產計劃算出一級物料的毛需求量，然后根據一級物料的BOM表算出二級物料的毛需求量，再根據二級物料的BOM表算出三級物料的毛需求量，后面的四級、五級以此類推，直到最低層級物料毛坯或采購件為止。

毛需求=計劃生產量×物料清單（BOM）＋雜項需求

第二步，凈需求量計算。

根據毛需求量、可用庫存量、已分配量等計算出每種物料的凈需求量。

凈需求量=毛需求量+已分配量-可用庫存量-在途量

第三步，批量計算。

相關計劃人員對物料生產作出批量策略決定。不管采用何種批量規則或不采用批量規則，凈需求量計算后都應該表明是否有批量要求。

第四步，安全庫存量、廢品率和損耗率等的計算。

物料計劃人員需要用廢品率和損耗率來確定凈需求量，同時確保安全庫存。

庫存量=現有庫存-生產線已開單未領量

第五步，下達計劃訂單。

通過MRP計算過后，已經知道了需要的物料數量，但MRP所生成的計劃訂單，要通過能力資源平衡確認后，才能開始正式下達計劃訂單。

第六步，再一次計算。

MRP的再次生成大致有兩種方式，如圖1-5所示。

七、ERP采購

1. ERP系統介紹

ERP系統是企業資源計劃（Enterprise Resource Planning）的簡稱，是指建立在信息技術基礎上，集信息技術與先進管理思想于一身，以系統化的管理思想，為企業員工及決策層提供決策手段的管理平臺。它是從MRP（物料需求計劃）發展而來的新一代集成化管理信息系統，它擴展了MRP的功能，其核心思想是供應鏈管理。

2. ERP系統采購流程

采購業務在ERP系統中的實現加以描述,其工作流程如下。

（1）建立供應商資源。建立供應商檔案，同時對首選、次選等供應商加以分類，并建立供應商的供應物品明細，資料最終必須進行確認才有效。

（2）生成采購計劃。根據MRP的物料需求計劃及庫存子系統生成的物料需求來生成采購計劃，并綜合考慮物料的訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式以及計劃外的物料申請，進行系統自動物料合并，也可以人工干預和修改。

（3）詢價及洽談。該過程是落實采購訂單的采購供應商。

（4）生成用款計劃。生成采購計劃后，系統自動生成用款計劃，并根據詢價結果進行維護。

（5）下達訂單。根據訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式、用款計劃以及計劃外的物料申請進行物料合并，生成采購訂單，并經過確認后即可進行訂單輸出，最后下達給供應商，也可以網上發布訂單。

（6）采購訂單跟蹤。采購業務人員對下達的采購訂單按計劃進行跟蹤，系統可以設置跟蹤的時間周期，形成訂單跟催計劃。

（7）來料驗收。由采購業務員對來料按訂單與發票進行驗收，并錄入收貨單與發票。也可以根據系統集成的特點與企業的實際流程，直接由來料檢驗人員（或物料管理員）對來料按訂單驗收，并對不按計劃交貨的供應商進行管理控制（拖期、提前）。

（8）結賬與費用核算。結賬付款工作由采購部門配合財務部門來完成，并根據物料的采購結算單據和對采購各種費用的分攤，計算出采購成本。

（9）采購訂單結算和清理。在采購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核后，要及時結清采購訂單。

（10）系統基礎數據維護。采購子系統的基本數據有采購員資料、供應商資料、采購提前期以及業務流程設置，對這些數據應及時加以維護。