2.1.2 業務描述及流程圖的繪制方法

會計師事務所在審計一家企業的時候，首先要針對各個環節進行業務流程的了解，通常會和負責這些業務流程的人員進行訪談，訪談的內容會以業務描述的形式保留下來，對相關的關鍵節點，還會進行流程圖的繪制。

1.業務描述

在做業務描述的過程中，需要交代清楚背景。在描述過程中，一定要寫清楚什么部門的什么崗位人員在什么樣的情況下做這件事情，如何去做。即交代清楚Who、What、When、How。另外，還需要對過程進行全面了解并描述，使用MECE法則[1]，做到完整。

以一家公司支付月結貨款為例做一個業務描述，供讀者參考。

案例2-1

A公司規定每月月底進行當月到期的貨款支付，財務部應付會計在每月30日（2月為最后一天），從系統中導出應付賬款到期報表，對該報表進行檢查，包括：與上月和本年平均付款相比是否有較大的波動；是否有特殊情況需要對供應商進行止付，這些指令是否已經體現在了該報表當中。

對以上兩點核對無誤后應付會計進行付款安排，有些供應商接受一定比例的銀行承兌匯票，應付會計根據公司持有承兌匯票的情況進行匹配，保證在接受比例內最大限度地將銀行承兌匯票支付給供應商。

應付會計核對無誤后，將相關安排打印出來簽字確認，并將其提交給財務經理進行審核，財務經理根據賬期、銀行承兌匯票的支付比例進行核實，無誤后在付款安排上簽字。

財務經理將簽字后的應付賬款支付安排傳遞給出納，出納根據相應的安排在網銀中進行應付賬款的支付申請、銀行承兌匯票的背書申請，完成后請網銀復核人財務主管和財務經理進行審批，審批通過后，付款流程完畢。

以上例子將誰做什么事情、在什么時間點完成、工作的重點是什么都描述清楚了。每個企業各自的流程不同，對業務的描述需要結合企業的實際情況，將完整的流程展現在相關人員面前，做到完整不疏漏。

2.流程圖的繪制方法

在了解流程后就可以根據企業的具體業務流程繪制流程圖，圖2-1列舉了幾種常用的流程圖符號。

以案例2-1為例，將相關的描述用流程圖的形式畫出來，如圖2-2所示。

流程圖能比較直觀和清晰地將各個階段的各個步驟表達清楚，能夠讓人厘清思路，將每個節點和環節上所需要做的事情，所需要控制的點都清晰地表達出來。通過流程圖，每個人也清楚自己在什么節點應做什么事情，便于理解和執行。