第2章
工作環境的大原則

大原則
再現外資戰略顧問的工作環境

快速、高質量地制作PPT，我在“原則012”中已經進行了講解。在這里，為了“快速制作”PPT，我們先從整理工作環境開始。在開始制作PPT之前，把工作環境整理好，以后的各個步驟就會順暢得多。

整理工作環境，大體上說可以分為兩大方面。第一是PowerPoint的準備，具體講就是設置快速訪問工具欄。第二是使用PowerPoint的人的準備。現在我就教您快速上手PowerPoint的一些基本技能。

什么“快速訪問工具欄”啊，“快捷鍵”啊，一聽到這些詞，很多朋友就會嫌麻煩、感覺頭疼。但實際上，使用PowerPoint的過程，就是使用鼠標選擇各種指令的過程。如果能提高每一項操作的效率，總體上就可以節約出大量的時間來。另外，在對制作好的初稿進行精細修改的時候，也需要用到很多指令。如果能預先把這些常用指令設置在工具欄比較顯眼的位置，就能提高工作效率，還能通過修改提高PPT的質量。

原則013 通過設置快速訪問工具欄，提高工作效率

快速訪問工具欄的設置

PowerPoint中為我們準備了各種各樣的指令，不過有些指令隱藏在幾級菜單之下，每次使用這個指令，都需要用鼠標點擊好幾次。有的指令甚至需要點擊鼠標4次以上，才能找到。這是由于PowerPoint的界面采用了Ribbon風格，指令數量增加了，功能變強了，從而產生的一個小小的負面效果。

點好幾次鼠標才能使用一個指令，無疑要花不少的時間。為了節省時間，我們可以好好地利用快速訪問工具欄。所謂快速訪問工具欄，就是在使用PowerPoint時可以快速選擇指令的一個工具欄。把快速訪問工具欄“玩兒得轉”了，您會發現自己制作PPT的速度能得到飛躍性的提升。

下面我們就來學習一下快速訪問工具欄的設置方法。在PowerPoint的初始狀態下，快速訪問工具欄在窗口的左上方。

因為快速訪問工具欄在頁面左上方，離屏幕中央較遠，操作的時候移動光標的距離長一些，所以花的時間也就多一些。所以，我建議把快速訪問工具欄移到“功能區下方”，縮短操作時光標移動的距離。

接下來，我們“折疊功能區”，讓幻燈片編輯界面更寬闊。但是，功能區折疊之后就隱藏起來了，各種指令就沒法用光標點擊了，可能有些朋友會覺得不知所措。不過不用擔心，后面我會介紹PowerPoint中所有常用的快捷鍵組合，當您熟練掌握了快捷鍵的運用，就不用依賴光標了，用快捷鍵操作更快速。

為快速訪問工具欄添加指令

接下來，我在快速訪問工具欄中添加常用的指令。添加方法有兩種。

第一種方法：用鼠標右鍵點擊想要添加的指令，然后在出現的下拉菜單中選擇“添加到快速訪問工具欄”即可。

第二種方法：在“自定義快速訪問工具欄”中添加指令。

輸入快速訪問工具欄的設置

最后為您介紹的是將現有快速訪問工具欄的設置輸入PowerPoint的方法（該功能只適用于PowerPoint 2010之后的版本，之前的版本只能一個一個地添加指令）。輸入完成后，快速訪問工具欄就是已經添加了各種所需指令的狀態。

原則014 將“常用指令”放在快速訪問工具欄的右側

我推薦的快速訪問工具欄的設置

關于快速訪問工具欄中各項指令的順序，我建議大家從左向右排列。也就是說，使用頻率相對較低的指令放在左側，使用頻率相對較高的指令放在右側。這是因為快速訪問工具欄的右側距離下面的幻燈片顯示區域更近，操作過程中光標的移動距離更短。

（1）顯示 設置畫面顯示的指令。

（1）添加 添加文本、形狀、表格、圖表（幻燈片四要素）的指令。

（2）文本格式 設置文本格式的指令。

（2）形狀格式 設置形狀格式的指令。

（3）位置 調整形狀和文本位置關系的指令。

（3）表格格式 設定表格格式的指令。

（3）圖表格式 設定圖表格式的指令。

我認為最方便的指令，助您提高工作效率

前面，我們在快速訪問工具欄中添加了我認為方便的指令，其中最方便的有以下幾個。熟練掌握這些指令的應用，不但能幫我們提高工作速度，還能提高制作PPT的質量。

·電子郵件：發送制作中的PPT，保存當前文件。通過電子郵件指令，可以將該文件直接通過電子郵件發送（僅限Outlook）。

·取色器：使用取色器指令，可以從現有的形狀、圖片中選取顏色，用于其他形狀的涂色。要從客戶提供的企業logo中選取相同顏色，用這個指令就非常方便。

·置于頂層/置于底層：通過這兩個指令，可以調整指定形狀、圖片的位置，將其放在最上面，也可以放在最下面。當多個形狀在同一頁面中時，使用這兩個指令可以調整它們之間的層次關系，非常方便。

·對齊與分布：使用對齊與分布指令，可以對多個形狀進行調整。比如，使用左對齊或頂端對齊，可以將多個形狀瞬間左對齊或者頂部對齊。另外，使用橫向分布指令，可以在保持最左側和最右側形狀位置不變的同時，將中間多個形狀左右均勻地分布。

·分布列/分布行：想使表格的行高度或列寬度平均時，這兩個指令非常方便。而且還可以選擇局部的行或列，將其進行平均分布。

原則015 用“四種方法”熟記27組 快捷鍵

記憶27組快捷鍵的竅門

如果您能熟練記憶、使用PowerPoint的27個快捷鍵組合，您會發現自己制作PPT的速度將得到飛躍式的提升。我估計不少朋友以前也曾挑戰過熟記這些快捷鍵，但大多以失敗告終，最多能記住幾組最常用的。為什么會失敗呢？我認為是記憶方法不得要領所致。也就是說，沒有找到記憶的竅門。實際上，記憶這些快捷鍵有四種方法。在我舉辦的講座中，學習了這四種方法的朋友，有八成以上成功記住了超過20組快捷鍵。這神奇的四種方法分別是：

（1）首字母

根據快捷鍵的英語首字母進行記憶

復制→Copy→Ctrl+C

（2）位置關系

根據快捷鍵在鍵盤上的位置進行記憶

粘貼→Ctrl+“復制命令C鍵旁邊的V鍵”

（3）聯想記憶

與有關聯的快捷鍵組合聯系起來一起記憶

復制格式→Ctrl+Shift+C

（4）編故事記憶

如果不習慣前面三種記憶方法，那就自己編故事幫助記憶

替換→H（“換”字取第一個拼音h）

原則016 用好Ctrl、Shift、Alt，工作速度飛起來

特別方便的快捷鍵組合

在各種快捷鍵組合中，我認為最方便、使用頻率最高的應該是以下幾種：

·復制/粘貼格式（Ctrl+Shift+C/Ctrl+Shift+V）：也叫“格式刷”功能。形狀的顏色、線的顏色、粗細、字體、字號等所有格式，都可以通過這兩個指令復制、粘貼。

·組合/取消組合（Ctrl+G/Ctrl+Shift+G）：對多個形狀進行組合、取消組合的指令。不用快捷鍵的情況下，我們會用鼠標先選中形狀，然后再點鼠標右鍵選擇指令。但使用快捷鍵的話，可以減少操作步驟，節省操作時間。另外，在對多個形狀進行放大或縮小時，也常會用到這個指令組合。

·字號放大/縮小（Ctrl+]/Ctrl+[）：選中多個文本框或形狀時，使用這對指令，可以對被選中的所有文字進行放大或縮小。還有一點非常人性化，就是當我們選中的文字本來就存在大小不同的情況時，使用這對指令縮放文字，文字大小會保持原有的比例。

·文字居中/左對齊/右對齊（Ctrl+E/Ctrl+L/Ctrl+R）：這組指令可以設置文本框、形狀中的文字位置。在快捷鍵組合中，居中是E（cEnter。沒選用首字母C，是因為復制指令已經用了C），左對齊是L（Left），右對齊是R（Right）。這些快捷鍵組合在Word軟件中通用，也是非常方便的。

熟練掌握ctrl、Shift、Alt三鍵的使用方法

也許，以前您操作電腦的時候很少使用Ctrl、Shift、Alt這三個鍵，現在我就為您介紹這三個鍵和其他按鍵組合起來發揮的巨大威力。

在上述組合鍵指令中，我覺得“ctrl+Shift+鼠標選擇、移動”特別便利。如果您想讓多個同樣的形狀平行或垂直排列在一起的話，那么只要有一個形狀，然后用這個組合鍵指令一邊移動一邊復制就可以了。

要想對形狀的位置進行微調，只需在選中形狀的狀態下，用“Ctrl+箭頭鍵”就可以對形狀進行小幅度移動。

我們再來看看對圖表的操作。用“ctrl+鼠標左鍵”選中圖表之后，再通過ctrl+箭頭鍵，就可以對圖表的位置進行微調。